Hur man lägger till användare i QuickBooks Pro och Premier

Du är inte begränsad till att bara använda ett lösenord för att kontrollera åtkomsten till din QuickBooks-datafil. QuickBooks låter dig ställa in flera lösenord för QuickBooks datafil. För att konfigurera ytterligare användare i QuickBooks Pro och QuickBooks Premier, följ dessa steg:

Välj kommandot Företag→ Konfigurera användare och lösenord→ Konfigurera användare.

QuickBooks visar dialogrutan Användarlista (visas inte), som identifierar alla användare för vilka QuickBooks-åtkomst har ställts in och som för närvarande är inloggade på systemet.

Berätta för QuickBooks att du vill lägga till en användare genom att klicka på knappen Lägg till användare.

QuickBooks visar den första dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst.

Identifiera användaren och ange ett lösenord.

Ge varje användare som du ställer in ett lösenord för ett användarnamn genom att ange ett kort namn - kanske användarens förnamn - i rutan Användarnamn. När du har identifierat användaren anger du användarens lösenord i både textrutan Lösenord och textrutan Bekräfta lösenord.

Klicka på Nästa för att fortsätta och ange sedan om du vill begränsa åtkomsten för den nya användaren.

När QuickBooks visar den andra dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst, ange om du vill begränsa åtkomst och rättigheter för användaren. Om du vill begränsa åtkomst och rättigheter ( rättigheter är helt enkelt de saker som användaren kan göra), välj alternativknappen Selected Areas of QuickBooks. Om du vill att användaren ska kunna göra vad som helst, välj alternativknappen Alla områden i QuickBooks. Om du anger att den nya användaren ska ha tillgång till alla delar av QuickBooks är du klar med att konfigurera användarlösenordet. Du kan hoppa över de återstående stegen.

Klicka på Nästa för att fortsätta och beskriv sedan åtkomsten till försäljnings- och kundreskontrainformation och uppgifter.

När du har slutfört steg 4 visar QuickBooks den tredje dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst. Det här är den första i en serie dialogrutor som leder dig genom en intervju och ställer detaljerade frågor om vilken typ av åtkomst varje användare ska ha till ett visst område.

Till exempel, när det gäller försäljningsaktivitet, frågar QuickBooks om tillgång till transaktioner (såsom fakturor, kreditnotor och kundreskontrainformation). Du kan ange att användaren inte ska ha åtkomst genom att välja alternativknappen Ingen åtkomst. Du kan ange att användaren ska ha full åtkomst genom att välja alternativknappen Full åtkomst. Om användaren ska ha partiell åtkomst väljer du alternativknappen Selektiv åtkomst och väljer sedan en av dotterbolagsknapparna för Selektiv åtkomst: Skapa endast transaktioner, Skapa och skriv ut transaktioner eller Skapa transaktioner och skapa rapporter.

Klicka på Nästa och beskriv sedan rättigheterna för köp och leverantörsskulder.

När du har slutfört steg 5 genom att klicka på Nästa, visar QuickBooks den fjärde dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst, som låter dig ange vilken åtkomst den här nya användaren har i områdena för inköp och leverantörsskulder. Du kan välja alternativknappen Ingen åtkomst. Du kan välja alternativknappen Full åtkomst. Eller så kan du välja mellanväg genom att välja alternativknappen Selektiv åtkomst och en av underordnadsknapparna för Selektiv åtkomst. Samma regler för inställningsrätt och tillträde som gäller för köp- och leverantörsreskontraområdet gäller för försäljnings- och kundreskontraområdet.

Klicka på Nästa och beskriv sedan de återstående användarrättigheterna och åtkomsten.

När du klickar på knappen Nästa som visas längst ner i varje version av dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst, visar QuickBooks flera andra versioner av dialogrutan som den använder för att fråga dig om användarrättigheter och åtkomst. Till exempel, efter att du har beskrivit vilka rättigheter som är lämpliga för användaren i området för inköp och leverantörsskulder, frågar QuickBooks om kontroll- och kreditkortsområdet. Sedan frågas det om inventeringsområdet. Därefter frågar den om löneräkning. Sedan frågas det om allmän, känslig redovisningsverksamhet. Slutligen frågar QuickBooks om tillgång till finansiella rapporteringsmöjligheter.

Du begränsar rättigheterna i vart och ett av dessa andra områden på samma sätt som du gör för försäljnings- och kundreskontra samt för inköp och leverantörsskulder. Var bara omtänksam när du går igenom skärmarna och begränsa användarens förmåga. Du vill att användare ska ha de rättigheter som krävs för att utföra sitt jobb, men du vill inte ge dem fler rättigheter än de behöver.

Ange om användaren kan ändra eller ta bort transaktioner.

Efter att du har gått igenom ungefär ett halvdussin versioner av dialogrutorna Konfigurera användarlösenord och åtkomst som frågar om specifika områden av redovisning, visar QuickBooks sidan Ändra eller ta bort transaktioner i dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst. På sidan Ändra eller ta bort transaktioner kan du ange att en användare kan eller inte kan ändra transaktioner som registrerats före slutdatumet. I allmänhet vill du begränsa en användares möjligheter att ändra eller ta bort transaktioner.

Klicka på Nästa och granska sedan dina rättighetsbeslut.

När du klickar på Nästa visar QuickBooks den slutliga versionen av dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst, som identifierar användarrättigheterna som du tilldelat eller tillåtit. Du kan använda den här dialogrutan för att granska vilka rättigheter någon har. Om du inser att du felaktigt har tilldelat rättigheter, klicka på knappen Tillbaka för att gå tillbaka genom dialogrutorna till den där du gjorde ett misstag. Ändra tilldelningen av rättigheter och klicka på Nästa för att återgå till det sista fönstret i dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst.

När du är klar med granskningen av användarrättigheter och åtkomst klickar du på Slutför.

Från och med nu kommer den nya användaren att kunna använda QuickBooks; hans eller hennes rättigheter är dock begränsade till vad du angett.

Revisorer vill ofta se vilka rättigheter som vissa användare har. Detta gäller särskilt om du granskas av din CPA som en del av årsbokslut. (Du kan till exempel bli granskad om banken vill ha reviderade bokslut.) QuickBooks ger dig inget sätt att skriva ut informationen som visas i dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst. Men Windows låter dig använda Print Screen-tangenten för att ta en skärmdump av QuickBooks programfönster och dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst.

Tryck på Alt+Print Scrn för att ta en skärmdump av dialogrutan. Detta kopierar en bild av din skärm till Windows Urklipp. Öppna sedan Paint genom att välja Start→ Program→ Tillbehör→ Paint. Klistra in bilden i Paint genom att trycka på Ctrl+V. Du kan se ett felmeddelande som säger att bilden i Urklipp är större än bitmappen. Vill du ha bitmappen förstorad? Klicka på Ja. Spara skärmdumpen genom att välja Arkiv→ Spara som. Du kanske vill ta en skärmdump på detta sätt för att registrera användarnas åtkomst och rättigheter för anställda.