Hur man lägger till användare i QuickBooks Enterprise Solutions

Om mer än en person kommer att använda QuickBooks, vill du konfigurera ytterligare användare. För att lägga till användare i QuickBooks Enterprise Solutions, följ dessa steg:

Välj kommandot Företag→Användare→Konfigurera användare och roller.

QuickBooks visar dialogrutan Användare och roller. Dialogrutan Användare och roller identifierar alla användare för vilka QuickBooks-åtkomst har ställts in och vilka roller QuickBooks kan fylla när de använder QuickBooks. Användarlistan, som visas på fliken Användarlista i dialogrutan, identifierar också vem som för närvarande är inloggad på systemet.

Berätta för QuickBooks att du vill lägga till en användare genom att klicka på knappen Ny.

När du klickar på den här knappen visar QuickBooks dialogrutan Ny användare.

Identifiera användaren och ange ett lösenord.

Du måste ge varje användare som du skapar ett användarnamn för. Du gör detta genom att ange ett kort namn - kanske användarens förnamn - i rutan Användarnamn. När du har identifierat användaren anger du användarens lösenord i både textrutan Lösenord och textrutan Bekräfta lösenord.

Identifiera användarens roll(er).

Använd listrutan Tillgängliga roller för att välja de roller (eller uppgifterna) som användaren fyller. Lägg sedan till den valda rollen i användarens lista över tilldelade roller genom att klicka på knappen Lägg till. För att ta bort en roll från en användare, välj rollen i listrutan Tilldelade roller och klicka sedan på Ta bort.

Beskrivningsrutan längst ner i dialogrutan Ny användare beskriver rollen mer detaljerat, inklusive typen av QuickBooks-användare som vanligtvis kan tilldelas den valda rollen.

(Valfritt) Ändra roller vid behov.

Du kan finjustera rollerna som du (med QuickBooks hjälp) tilldelar. För att göra det, välj fliken Roller i dialogrutan Användare och roller, klicka på rollen du vill ändra och klicka sedan på knappen Redigera.

När QuickBooks visar dialogrutan Redigera roll, välj en redovisningsaktivitet eller ett område i listan Område och aktiviteter och använd sedan knapparna för områdesåtkomstnivå för att ange vad en användare med den valda rollen kan göra. Du kan ange att användaren inte ska ha åtkomst genom att välja alternativknappen Ingen.

Du kan ange att användaren ska ha full åtkomst genom att välja alternativknappen Fullständig. Om användaren ska ha partiell åtkomst väljer du knappen Delvis och sedan markerar eller avmarkerar (efter behov) rutorna Skapa, Ändra, Ta bort, Skriv ut och Visa saldo. Klicka på OK för att spara eventuella ändringar av rollerna och återgå till dialogrutan Användare och roller.

Du kan se vilken åtkomst en roll från början har genom att välja en av posterna i listan Område och aktiviteter. QuickBooks använder knapparna och rutor för områdesåtkomstnivå för att visa de aktuella inställningarna för rollen.

Som en allmän regel, när det kommer till redovisningskontroller, vill du ge en minimal mängd åtkomst. Om någon inte behöver tillgång till QuickBooks datafil för dagliga uppgifter, bör du välja knappen Ingen.

Om någon behöver lite tillgång - kanske för att förbereda jobbuppskattningar eller fakturor - ger du just den tillgången och inget mer.

Ju större möjlighet du ger anställda eller underleverantörer eller revisorer att nudla runt i ditt redovisningssystem, desto större är risken att någon antingen oavsiktligt eller avsiktligt kan införa fel i systemet. Ju större rättigheter och tillgång du ger, desto lättare gör du det för någon att stjäla från dig.

(Valfritt) Granska dina användarbehörigheter.

När du har skapat en användare bör du (bara för att vara försiktig) granska de behörigheter du har gett användaren. För att göra detta, klicka på fliken Användarlista i dialogrutan Användare och roller, välj användaren och klicka sedan på knappen Visa behörigheter.

När QuickBooks visar dialogrutan Visa behörigheter, välj användaren och klicka sedan på knappen Visa för att se fönstret Visa behörigheter, som visar en mycket detaljerad lista över vad användaren kan och inte kan göra.

(Valfritt) Granska dina rolländringar.

Om du gör ändringar i en rolls behörigheter vill du förmodligen också granska dessa ändringar. För att göra det, klicka på fliken Rolllista i dialogrutan Användare och roller, välj rollen och klicka sedan på knappen Visa behörigheter. QuickBooks visar en annan version av dialogrutan View Permissions som listar de roller du och QuickBooks har ställt in.

Välj den roll du vill granska och klicka sedan på knappen Visa behörigheter. QuickBooks visar en annan version av fönstret View Permissions, med en detaljerad lista över vad någon med rollen kan och inte kan göra.

När du är klar med att granska användar- och rollbehörigheter klickar du på Stäng för att stänga alla öppna fönster och klicka sedan på knappen Avbryt eller Stäng för att stänga alla öppna dialogrutor.

Från och med nu kan den nya användaren använda QuickBooks; hans eller hennes rättigheter är dock begränsade till vad du angett.

Revisorer vill ofta se vilka rättigheter som vissa användare har. Detta gäller särskilt om du granskas av din CPA som en del av årsbokslut. (Du kan bli reviderad om banken till exempel vill ha reviderade bokslut.)

QuickBooks View Permissions-fönster är ett smidigt sätt att se dessa data online, och om du vill skriva ut en kopia av behörighetsinformationen är allt du behöver göra att klicka på fönstrets Print-knapp.