Hur man hanterar överbetalningar i QuickBooks Online

Även om det inte händer ofta, kan en kund betala dig för mycket. Hur du hanterar överbetalningen i QuickBooks Online beror på om du tänker ge kunden en kredit eller om du tänker behålla pengarna — som om det vore ett tips.

Oavsett din avsikt, se till att ditt QBO-företag är inställt på att automatiskt tillämpa krediter. Välj Gear → Konto och inställningar och klicka sedan på Avancerat till vänster i dialogrutan Konto och inställningar. Se till att Applicera krediter automatiskt är aktiverat i avsnittet Automation. Den här inställningen tvingar QBO att skapa krediter om dina kunder betalar för mycket till dig. Sedan kan du välja hur du använder dessa krediter.

Oavsett hur du tänker behandla överbetalningen, leta reda på fakturan i listan Försäljningstransaktioner och klicka på Ta emot betalning. Fyll i hela beloppet du fått från kunden, inklusive överbetalningsbeloppet, i fältet Mottaget belopp. Gör sedan något av följande:

• För att tillämpa överbetalningen på en befintlig faktura, i avsnittet Utestående transaktioner i fönstret Ta emot betalning, välj de fakturor som du vill tillämpa betalningen på. Normalt kommer betalningen att betala minst en faktura helt och delvis betala en annan faktura. QBO minskar automatiskt det förfallna beloppet på den delvis betalda fakturan.
• För att tillämpa överbetalningen på en ny faktura (en du inte har skapat ännu), välj endast den överbetalda fakturan i avsnittet Utestående transaktioner i fönstret Ta emot betalning. Längst ner i fönstret Ta emot betalning kan du se beloppet som QBO kommer att skapa en kredit för när du klickar på Spara och stäng. När du i efterhand skapar en ny faktura för kunden kommer QBO automatiskt att applicera kreditbeloppet på den nya fakturan.
• Om du tänker behålla överbetalningen som intäkt, skapa ett Dricksinkomstkonto och en Drickstjänstpost som tilldelas Dricksinkomstkontot. Skapa sedan en ny faktura för kunden med hjälp av tipsposten och överbetalningsbeloppet. QBO markerar automatiskt fakturan som betald eftersom den använder överbetalningskrediten som den skapade från den överbetalda fakturan.