QuickBooks 2014 gör det enklare för revisorer att arbeta med klientdatafiler. Tänk på det här scenariot: Du har en kund som behöver hjälp med att avsluta årets räkenskapsperiod.
Du har två val. Först kan du köra över till hans butik, förmodligen fastna i trafiken längs vägen, och fundera på om du kan fakturera kunden 150 $ för din restid. För det andra kan du låta kunden använda funktionen Accountant's Copy i QuickBooks för att skicka en kopia av QuickBooks datafil.
Du kan granska denna revisors kopia av datafilen, göra de korrigeringar eller ändringar som är lämpliga och sedan skicka de ändringar som ska göras tillbaka till kunden. Klienten kan enkelt importera dessa ändringar till sin befintliga QuickBooks-fil och gå iväg på sin glada väg. Ganska snyggt, eller hur?
Din klient skapar revisorns kopia av QuickBooks-datafilen genom att använda sin version av QuickBooks och den riktiga datafilen och skapar sedan antingen en fil som han eller hon skickar till dig (t.ex. via post eller e-post) eller som Intuit, tillverkaren av QuickBooks, skickar till dig. Lyckligtvis är processen väldigt enkel i båda riktningarna.
Här är vad din klient behöver göra om klienten ska ta hand om att skicka filen till dig:
Välj kommandot Arkiv→ Bokföringskopiera→ Klientaktiviteter→ Spara fil.
QuickBooks visar ett meddelande som frågar kunden om han vill
En revisors kopia av filen
En bärbar eller säkerhetskopia av filen
Du kan också skapa en revisors kopia genom att välja Arkiv→ Skapa kopia och sedan klicka på knappen Bokföringskopiera.
En bärbar fil är en riktig, levande kopia av QuickBooks-datafilen som har blivit något förminskad i storlek så att den är lättare att flytta runt (som genom att e-posta filen som en bilaga). En säkerhetskopia är en andra kopia av QuickBooks-filen du skapar (vanligtvis) så att du har en kopia av filen ifall något dåligt händer med den ursprungliga QuickBooks-datafilen.
Välj Accountant's Copy och klicka sedan på Nästa för att fortsätta.
Ange ett delningsdatum.
När en kund klickar på knappen Nästa för att fortsätta med skapandet av en revisors kopia, frågar QuickBooks honom om delningsdatumet. Transaktioner som faller före detta datum kan endast redigeras i revisorns kopia. Transaktioner som faller efter detta datum kan redigeras i både revisorns kopia och kundens kopia.
Klicka på Nästa för att fortsätta.
Ett annat meddelande visas som talar om för kunden att QuickBooks måste stänga alla fönster för att skapa en revisors kopia. QuickBooks kan också säga åt klienten att sätta in en skiva.
Klicka på OK och sätt i skivan (om det behövs).
QuickBooks visar en uppdaterad dialogruta för Spara revisors kopia.
Namnge revisorns kopia.
Använd rutan Filnamn i dialogrutan Spara revisors kopia för att namnge revisorns kopia av QuickBooks datafil. Vid behov kan klienten även använda rullgardinsmenyn Spara i för att ange var revisorns kopia av QuickBooks datafil ska sparas.
Kunden måste komma ihåg var revisorns kopia av filen sparas. Denna fil ges till revisorn - via e-post eller snigelpost, eller på en skiva - så att han kan använda den.
Skapa filen.
Efter att klienten namnger revisorns kopia av datafilen och vid behov anger var revisorns kopia ska sparas, klickar klienten på Spara. QuickBooks sparar en revisors kopia av QuickBooks datafil.
Därefter överförs denna datafil till revisorn av kunden. Med andra ord, klienten behöver snigel-posta eller e-posta filen.
Din e-postleverantör kan begränsa storleken på bilagor (inklusive QuickBooks-filer) som du kan skicka via e-post. Om storleken gör dig smutsig kan du ladda upp QuickBooks-filen till Intuit-webbplatsen genom att välja Arkiv → Bokföringskopiering → Klientaktiviteter → Skicka till revisor. Intuit skickar ett meddelande till revisorn med en klickbar länk som hon kan använda för att hämta filen.
Revisorkopior använder tre filtyper. Accountant Transfer File (med filtillägget .qbx) är vad en klient skapar och ger till revisorn. Den faktiska Accountant's Copy (med filtillägget .qba) är vad revisorn arbetar med efter att han eller hon öppnat Accountant Transfer File. Slutligen finns det Accountant Export File (med filtillägget .qby), som innehåller ändringarna som går tillbaka till klienten.
Uppenbarligen kanske det faktiskt inte är din klient som tar dessa steg; du kanske måste göra det smutsiga arbetet. I båda fallen är det dock så processen fungerar. Observera dock att realtidsbesparingarna för revisorn och kostnadsbesparingarna för kunden uppstår när du kan få kunden att välja kommandot och arbeta med dialogrutan.
Då kan du debitera fakturerbar tid för att faktiskt arbeta med QuickBooks-data snarare än för att fiffla med filen.
Zoom har blivit det populära valet det senaste året, med så många nya människor som jobbar hemifrån för första gången. Det är särskilt bra om du måste använda
Chattapplikationer som används för produktivitet behöver ett sätt att förhindra att viktiga meddelanden går förlorade i större, längre konversationer. Kanaler är en
Microsoft Teams är avsett att användas inom en organisation. Generellt sett ställs användare in över en aktiv katalog och normalt från samma nätverk eller
Så här söker du efter Trusted Platform Module TPM-chip på Windows 10
Microsoft Teams är en av många appar som har sett en stadig ökning av antalet användare sedan arbetet har flyttat online för många människor. Appen är ett ganska robust verktyg för
Microsoft Office har för länge sedan gått över till en prenumerationsbaserad modell, men äldre versioner av Office, dvs. Office 2017 (eller äldre) fungerar fortfarande och de
Hur man installerar Zoom-videokonferensappen på Linux
Microsoft Teams är en app som har sett en drastisk ökning av antalet användare sedan så många människor började arbeta hemifrån. Det är ett ganska bra verktyg för
Videokonferensverktyg är mer komplexa appar och som sådan kommer du att förvänta dig ett användargränssnitt som kräver lite inlärning och att vänja sig vid. UI för komplexa appar har
Microsoft Teams är mer än en chattapplikation; det är ett samarbetsverktyg som drar fördel av Microsoft Office 365-appar såväl som olika andra
