När du har slutfört allt förarbete är det enkelt att förbereda en faktura med QuickBooks . Om det börjar bli gammalt för dig att klicka på knappar och fylla i textrutor, hoppa över följande play-by-play-kommentar och visa helt enkelt fönstret Skapa fakturor - antingen genom att välja Kunder→ Skapa fakturor eller klicka på ikonen Fakturor på startsidan. Fyll sedan i detta fönster och klicka på knappen Skriv ut. Om du vill ha mer hjälp än en enda mening ger, fortsätt läsa för steg-för-steg-instruktioner.
I följande steg beskriver jag hur man skapar den mest komplicerade och involverade fakturan som finns: en produktfaktura. Vissa fält i produktfakturan visas inte i tjänsten eller proffsfakturan, men oroa dig inte för om ditt företag är service eller professionellt. Att skapa en tjänst eller professionell faktura fungerar i princip på samma sätt som att skapa en produktfaktura; du fyller bara i färre fält. Och tänk på att du börjar med steg 1 och 2 oavsett vilken typ av faktura du skapar. Så här skapar du en faktura utan vidare:
1. Visa fönstret Skapa fakturor genom att välja Kunder→ Skapa fakturor.
Fönstret Skapa fakturor visas, som visas.
2. Välj mallen eller fakturaformuläret som du vill använda från rullgardinsmenyn Mall.
QuickBooks kommer med fördefinierade fakturaformulärtyper, inklusive produkt, professionell, tjänst och (beroende på hur du konfigurerar QuickBooks och vilken version av QuickBooks du använder) en handfull andra specialiserade fakturamallar. Vilken som visas som standard beror på vad du berättade för QuickBooks om ditt företag under QuickBooks-installationen. Du kan också skapa din egen anpassade fakturamall (eller ändra en befintlig).
3. Identifiera kunden och, om nödvändigt, jobbet genom att använda rullgardinsmenyn Kund: Jobb .
Bläddra igenom rullgardinsmenyn Kund: Jobb tills du ser kundens eller jobbnamnet som du behöver; klicka sedan på den.
4. (Valfritt) Tilldela en klass till fakturan.
Om du använder klasser för att spåra utgifter och intäkter, aktivera rullgardinsmenyn Klass och välj en lämplig klass för fakturan. För att aktivera eller inaktivera detta praktiska sätt att kategorisera transaktioner (vilket är överdrivet för vissa företag), välj Redigera → Inställningar, klicka på Bokföring på vänster sida, klicka på fliken Företagsinställningar och markera eller avmarkera sedan kryssrutan Använd klassspårning. (Bilden visar inte klassmenyn.)
Fönstret Skapa fakturor
5. Ange fakturadatum.
Tryck på Tab flera gånger för att flytta markören till textrutan Datum. Ange sedan rätt datum i formatet MM/DD/ÅÅÅÅ. Du kan också använda följande hemliga koder för att ändra datumet:
Du kan också klicka på knappen till höger i fältet Datum för att visa en liten kalender. För att välja ett datum från kalendern klickar du bara på det datum du vill ha. Klicka på pilarna i det övre vänstra och övre högra hörnet av kalendern för att visa föregående eller nästa månad.
6. (Valfritt) Ange ett fakturanummer i textrutan Fakturanummer.
QuickBooks föreslår ett fakturanummer genom att lägga till 1 till det senaste fakturanumret som du använde. Du kan acceptera detta tillägg eller, om du behöver ha det som du vill, gå till textrutan Faktura # och ändra numret till vad du vill.
7. Fixa faktureringsadressen, om det behövs.
QuickBooks tar tag i faktureringsadressen från kundlistan. Du kan ändra adressen för fakturan genom att ersätta en del av den vanliga faktureringsadressen. Du kan till exempel infoga en annan rad som säger Attention: William Bobbins , om det är namnet på den som fakturan ska gå till.
8. Fixa leveransadressen om det behövs.
Jag känner mig som ett brutet rekord, men här är affären: QuickBooks tar också leveransadressen från kundlistan. Så om leveransadressen har något ovanligt med sig för bara den här fakturan, kan du ändra adressen genom att ersätta eller lägga till information i fältet Skicka till adress. Observera att QuickBooks kommer att hålla reda på var och en av leveransadresserna du använder för en kund, så om du använt en leveransadress tidigare kan du kanske välja den från rullgardinsmenyn Skicka till.
9. (Valfritt . . typ av) Ange inköpsordernumret i textrutan PO-nummer.
Om kunden utfärdar inköpsorder (PO), ange numret på inköpsordern som godkänner detta köp. (Bara för ordens skull , PO uttalas kiss-oh, inte poh eller bajs . )
10. Ange betalningsvillkoren genom att välja ett alternativ från rullgardinsmenyn Villkor.
11. (Valfritt) Namnge säljaren.
Rep står inte för rykte, så lägg inte tre bokstäver redaktionella kommentarer här (även om jag skulle älska att se vad du kan göra med tre bokstäver). Om du vill spåra försäljning av säljare, använd rullgardinsmenyn Rep. Aktivera helt enkelt menyn genom att klicka på dess pil och välj sedan ett namn. Säljare kan inkludera anställda, men de kan också inkludera andra personer som du har skrivit in i dina andra listor. För att snabbt lägga till en säljare, välj Lägg till ny och använd sedan de praktiska dialogrutorna som QuickBooks visar. För att arbeta med säljarlistan, välj Listor→ Kund- och leverantörsprofillistor→ Försäljningslista.
12. Ange leveransdatum, om det är något annat än fakturadatum.
För att ange datum, flytta helt enkelt markören till textrutan Skicka och skriv sedan in datumet i formatet MM/DD/ÅÅÅÅ. Du kan flytta markören genom att trycka på Tabb eller genom att klicka på textrutan.
En annan snabb punkt: Kommer du ihåg alla de hemliga koder som jag pratade om i steg 5 för att ändra fakturadatum? De arbetar också för att ändra leveransdatum.
13. Ange fraktsätt.
Du kan säkert gissa hur du specificerar fraktsättet, men parallell struktur och en tvångsmässig personlighet tvingar mig att fortsätta. Så, för att ange fraktmetoden, flytta markören till rullgardinsmenyn Via och välj sedan en fraktmetod från den.
Förresten, du kan lägga till nya fraktsätt till menyn genom att välja Lägg till ny och sedan fylla i den söta lilla dialogrutan som QuickBooks visar. Att ställa in nya leveransmetoder är riktigt, riktigt enkelt.
14. Ange FOB-punkten genom att använda FOB-textrutan.
FOB står gratis ombord. FOB-punkten är viktigare än den först verkar — åtminstone i affärsmässig mening — eftersom FOB-punkten avgör när äganderätten övergår, vem som betalar frakten och vem som bär riskerna för skador på godset under frakten.
Om en försändelse är gratis ombord vid utsändningsstället, övergår äganderätten till de varor som säljs till köparen så snart varorna lämnar säljarens utskick. (Kom ihåg att du är säljaren.) I det här fallet betalar köparen frakten och bär risken för fraktskador. Du kan ange FOB-sändningsstället som FOB-sändningsställe eller som namnet på staden. Om leveransstället är Seattle, till exempel, är FOB Seattle samma sak som FOB Shipping Point. De flesta varor skickas som FOB Shipping Point, förresten.
Om en försändelse är gratis ombord vid destinationspunkten , övergår äganderätten till de varor som säljs till köparen så snart varorna anländer till köparens utskick. Säljaren betalar frakten och står för risken för fraktskador. Du kan ange FOB-destinationspunkten som FOB-destinationspunkt eller som namnet på staden. Om destinationspunkten är Omaha, till exempel, är FOB Omaha samma sak som FOB Destination Point.
15. Ange varje vara du säljer.
Flytta markören till den första raden i listrutan Kvantitet/Artikelkod/Beskrivning/Pris vardera/Belopp/Moms. (Okej, jag vet att det inte är ett särskilt bra namn för det, men du förstår vad jag menar, eller hur?) Du måste börja fylla i raderna som finns på fakturan. När du har flyttat markören till en rad i listrutan förvandlar QuickBooks fältet Artikelkod till en rullgardinsmeny. Aktivera rullgardinsmenyn Artikelkod i den första tomma raden i listrutan och välj sedan objektet.
När du väljer artikeln fyller QuickBooks i textrutorna beskrivning och pris varje med vilken försäljningsbeskrivning och försäljningspris du har angett i artikellistan. (Du kan redigera informationen för just den här fakturan om du behöver.) Ange antalet sålda varor i textrutan Kvantitet. (När du har angett det här numret, beräknar QuickBooks beloppet genom att multiplicera Kvantitet med Pris vardera.) Om du behöver andra artiklar på fakturan, använd de återstående tomma raderna i listrutan för att ange var och en. Om du markerade kryssrutan Skattepliktig när du la till artikeln i artikellistan, visas ordet Skatt i kolumnen Skatt för att indikera att artikeln kommer att beskattas. Om objektet är skattefritt (eller du känner för att vara en skattesmitare utan goda skäl), klicka på kolumnen Skatt och välj Ej.
Du kan lägga så många artiklar på en faktura som du vill. Om du inte har tillräckligt med utrymme på en enda sida lägger QuickBooks till så många sidor som behövs på fakturan. Information om fakturasumman kommer naturligtvis bara på sista sidan.
Klicka på knappen Lägg till tid/kostnader på menyfliksområdet högst upp i formuläret för att visa dialogrutan Välj fakturerbar tid och kostnader. Använd den här dialogrutan för att välja kostnader som du har tilldelat kunden eller jobbet. Använd fliken Artiklar för att välja artiklar som köpts för jobbet. Använd fliken Utgifter för att välja ersättningsbara utgifter och ange uppmärkningsinformation. Använd fliken Tid för att välja fakturerbar tid som registrerats av timerprogrammet, veckotidrapporten eller fönstret Tid/Ange enstaka aktivitet.
16. Ange eventuella specialartiklar som fakturan ska innehålla.
Om du inte har arbetat mycket med QuickBooks objektfil har du ingen aning om vad jag pratar om.
För att beskriva någon av specialartiklarna, aktivera rullgardinsmenyn Artikelkod på nästa tomma rad och välj sedan specialobjektet. När QuickBooks har fyllt i textrutorna beskrivning och pris varje, redigera denna information (om det behövs). Beskriv var och en av de andra specialartiklarna - delsummor, rabatter, frakt och så vidare - som du specificerar på fakturan genom att fylla i de tomma raderna i listrutan.
Om du vill inkludera en rabattvara och få den att gälla för flera artiklar, måste du klistra in en Subtotal-vara på fakturan efter inventeringen eller andra artiklar som du vill rabattera. Stick sedan en rabattpost direkt efter subtotalposten. QuickBooks beräknar rabatten som en procentandel av delsumman.
17. (Valfritt) Lägg till ett kundmeddelande.
Klicka på rutan Kundmeddelande, aktivera dess rullgardinsmeny och välj ett smart kundmeddelande. För att lägga till kundmeddelanden till Kundmeddelande-menyn, välj alternativet Lägg till nytt och fyll sedan i dialogrutan som QuickBooks visar. Klicka på OK när du är klar.
18. Ange momsen.
Om du angav en skattesats i kundlistan använder QuickBooks den som standard. Om det inte är korrekt, flytta markören till listrutan Skatt, aktivera rullgardinsmenyn och välj rätt moms.
19. (Verkligen valfritt) Lägg till ett memo.
Du kan lägga till en memobeskrivning på fakturan om du vill. Detta memo skrivs inte ut på fakturor – endast i kundutdraget. Memobeskrivningar ger dig ett sätt att lagra information relaterad till en faktura med den fakturan. Bilden visar ett färdigt fönster Skapa fakturor.
Ett färdigt fönster Skapa fakturor
20. Om du vill fördröja utskriften av denna faktura, markera kryssrutan Skriv ut senare som visas på menyfliksområdet med knappar och rutor ovanför huvuddelen av fönstret Skapa fakturor.
21. Spara fakturan genom att klicka på knappen Spara & Ny eller Spara & Stäng längst ner i fönstret.
QuickBooks sparar fakturan som finns på skärmen. Om du klickar på Spara & Ny visar QuickBooks ett tomt fönster Skapa fakturor så att du kan skapa en annan faktura.
Du kan bläddra fram och tillbaka genom fakturor som du skapat tidigare genom att klicka på knapparna Nästa och Föregående (som ser ut som vänster- och högerpilar).
Panelen Historik som visas längs den högra kanten av fönstret Skapa fakturor har två flikar som är användbara när du skapar fakturor. Fliken Kund (visas i föregående figur) ger sammanfattningsinformation på hög nivå om kunden. Fliken Transaktion (visas inte) ger mer detaljerad information om kundens aktivitet och knappar som du kan klicka på för att gå ner i detaljerna.
När du är klar med att skapa fakturor kan du klicka på fakturaformulärets Spara & Stäng-knapp eller trycka på Esc-tangenten.
Zoom har blivit det populära valet det senaste året, med så många nya människor som jobbar hemifrån för första gången. Det är särskilt bra om du måste använda
Chattapplikationer som används för produktivitet behöver ett sätt att förhindra att viktiga meddelanden går förlorade i större, längre konversationer. Kanaler är en
Microsoft Teams är avsett att användas inom en organisation. Generellt sett ställs användare in över en aktiv katalog och normalt från samma nätverk eller
Så här söker du efter Trusted Platform Module TPM-chip på Windows 10
Microsoft Teams är en av många appar som har sett en stadig ökning av antalet användare sedan arbetet har flyttat online för många människor. Appen är ett ganska robust verktyg för
Microsoft Office har för länge sedan gått över till en prenumerationsbaserad modell, men äldre versioner av Office, dvs. Office 2017 (eller äldre) fungerar fortfarande och de
Hur man installerar Zoom-videokonferensappen på Linux
Microsoft Teams är en app som har sett en drastisk ökning av antalet användare sedan så många människor började arbeta hemifrån. Det är ett ganska bra verktyg för
Videokonferensverktyg är mer komplexa appar och som sådan kommer du att förvänta dig ett användargränssnitt som kräver lite inlärning och att vänja sig vid. UI för komplexa appar har
Microsoft Teams är mer än en chattapplikation; det är ett samarbetsverktyg som drar fördel av Microsoft Office 365-appar såväl som olika andra
