Hur man förbereder en faktura i QuickBooks 2016

När du har slutfört allt förarbete är det enkelt att förbereda en faktura med QuickBooks 2016. Så här skapar du en faktura utan vidare:

Visa fönstret Skapa fakturor genom att välja Kunder → Skapa fakturor.

Fönstret Skapa fakturor visas.

Fönstret Skapa fakturor.

Välj mallen eller fakturaformuläret som du vill använda från rullgardinsmenyn Mall i det övre högra hörnet.

Vilken som visas som standard beror på vad du berättade för QuickBooks om ditt företag under QuickBooks-installationen. Du kan också skapa din egen.

Identifiera kunden och vid behov jobbet genom att använda rullgardinsmenyn Kund:Jobb.

Bläddra igenom rullgardinsmenyn Customer:Job tills du ser kund- eller jobbnamnet du behöver; klicka sedan på den.

(Valfritt) Tilldela en klass till fakturan.

Om du använder klasser för att spåra utgifter och intäkter, aktivera rullgardinsmenyn Klass och välj en lämplig klass för fakturan. För att aktivera eller inaktivera detta praktiska sätt att kategorisera transaktioner, välj Redigera → Inställningar, klicka på Redovisning till vänster, klicka på fliken Företagsinställningar och markera eller avmarkera sedan kryssrutan Använd klassspårning.

Ange fakturadatum.

Tryck på Tab flera gånger för att flytta markören till textrutan Datum. Ange sedan rätt datum i formatet MM/DD/ÅÅÅÅ. Du kan också använda följande hemliga koder för att ändra datumet:

• Tryck på + (plussymbolen) för att flytta fram datumet en dag.

• Tryck på – (minussymbolen) för att flytta tillbaka datumet en dag.

• Tryck på T för att ändra datumet till dagens datum.

• Tryck på M för att ändra datumet till den första dagen i månaden.

• Tryck på H för att ändra datumet till den sista dagen i månaden.

• Tryck på Y för att ändra datumet till årets första dag.

• Tryck på R för att ändra datumet till årets sista dag.

Du kan också klicka på knappen till höger om datumfältet för att visa en liten kalender. För att välja ett datum från kalendern klickar du bara på det datum du vill ha.

(Valfritt) Ange ett fakturanummer i textrutan Fakturanummer.

Fixa fakturan till adressen, om det behövs.

QuickBooks tar tag i faktureringsadressen från kundlistan.

Fixa leveransadressen vid behov.

QuickBooks tar också tag i leveransadressen från kundlistan.

(Valfritt … typ) Ange inköpsordernumret i textrutan PO-nummer.

Om kunden utfärdar inköpsorder (PO), ange numret på inköpsordern som godkänner detta köp.

Ange betalningsvillkoren genom att välja ett alternativ från rullgardinsmenyn Villkor.

(Valfritt) Namnge säljaren.

Om du vill spåra försäljning av säljare, använd rullgardinsmenyn Rep. För att snabbt lägga till en säljare, välj Lägg till ny och använd sedan de praktiska dialogrutorna som QuickBooks visar. För att arbeta med säljarlistan, välj Listor → Kund- och leverantörsprofillistor → Försäljningslista.

Ange leveransdatum om det är något annat än fakturadatum.

Ange fraktsätt.

Ange FOB-punkten genom att använda FOB-textrutan.

FOB står för free-on-board. FOB-punkten är viktigare än den först verkar eftersom FOB-punkten avgör när äganderätten övergår, vem som betalar frakten och vem som bär riskerna för skador på godset under frakten.

Om en försändelse är gratis ombord vid utsändningsstället, övergår äganderätten till de varor som säljs till köparen så snart varorna lämnar säljarens utskick. I detta fall betalar köparen frakten och bär risken för fraktskador.

Om en försändelse är gratis ombord vid destinationsplatsen, övergår äganderätten till varorna som säljs till köparen så snart varorna anländer till köparens skeppskaka. Säljaren betalar frakten och står för risken för fraktskador.

Ange varje vara som du säljer.

Flytta markören till den första raden i listrutan Kvantitet/Artikelkod/Beskrivning/Pris vardera/Belopp/Moms. När du har flyttat markören till en rad i listrutan förvandlar QuickBooks fältet Artikelkod till en rullgardinslista. Aktivera listrutan Artikelkod för den första tomma raden i listrutan och välj sedan objektet.

Om du behöver andra poster på fakturan, använd de återstående tomma raderna i listrutan för att ange var och en.

Ange eventuella specialartiklar som fakturan ska innehålla.

För att beskriva någon av specialartiklarna, aktivera rullgardinsmenyn Artikelkod på nästa tomma rad och välj sedan specialobjektet.

Om du vill inkludera en rabattvara och få den att gälla för flera artiklar, måste du klistra in en Subtotal-post på fakturan efter inventeringen eller andra artiklar som du vill rabattera. Stick sedan en rabattpost direkt efter subtotalposten. QuickBooks beräknar rabatten som en procentandel av delsumman.

(Valfritt) Lägg till ett kundmeddelande.

Klicka i rutan Kundmeddelande, aktivera rullgardinsmenyn och välj ett smart kundmeddelande. För att lägga till kundmeddelanden till kundmeddelandelistan, välj alternativet Lägg till nytt och fyll sedan i dialogrutan som QuickBooks visar.

Ange momsen.

Om det inte är korrekt flyttar du markören till listrutan Skatt, aktiverar rullgardinsmenyn och väljer rätt moms.

(Verkligen valfritt) Lägg till ett memo.

Du kan lägga till en memobeskrivning på fakturan om du vill. Detta memo skrivs inte ut på fakturor – endast på kundutdraget.

Ett färdigt fönster Skapa fakturor.

Om du vill fördröja utskriften av denna faktura, markera kryssrutan Skriv ut senare som visas med menyfliksområdet med knappar och rutor ovanför huvuddelen av fönstret Skapa fakturor.

Spara fakturan genom att klicka på knappen Spara & Ny eller Spara & Stäng längst ner i fönstret.

QuickBooks sparar fakturan som finns på skärmen.