Hur man fakturerar för tid med QuickBooks 2011

Om du använder QuickBooks 2011 med ett serviceföretag, kan du sälja fler tidsenheter än vad du gör materiella föremål. En advokat kan till exempel sälja timmar eller delar av timmar av juridisk rådgivning. QuickBooks tillhandahåller två metoder för att spåra tiden som kommer att faktureras på en faktura som en artikel. Du kan använda den veckovisa tidrapporten, eller så kan du ta tid eller registrera enskilda aktiviteter när du fakturerar med QuickBooks.

Använder en veckovis tidrapport

För att använda veckotidrapportmetoden, välj Kunder→Ange tid→Använd veckotidrapport. För att använda fönstret Veckotidrapport, välj den anställde eller leverantören eller annan person som utför tjänsten från rutan Namn.

Om du inte kan välja en persons namn från rutan Namn, skriv in personens namn i rutan och tala sedan om för QuickBooks i vilken lista (anställd, leverantör eller andra namn) den ska läggas till. När du har lagt till namnet på personen som utför arbetet, använd kolumnerna i fönstret Veckotidrapport för att beskriva kunden eller jobbet för vilken arbetet har utförts.

Tajming av enstaka aktiviteter

Om du vill registrera serviceaktiviteter när de inträffar väljer du Kunder→ Ange tid→ Tid/Ange enstaka aktivitet. QuickBooks visar fönstret Time/Enter Single Activity. Fyll i eller välj den information som behövs:

• För att tajma eller spela in en enskild aktivitet, registrera aktivitetsdatumet i rutan Datum.

• Använd rutan Namn för att identifiera personen som utför tjänsten.

• I rutan Kund:Jobb identifierar du kunden eller jobbet som tjänsten utförs för.

• Välj lämplig serviceartikel från rullgardinsmenyn Serviceartikel.

• Välj lämplig lönepost från rullgardinslistan Lönepost.

• Om du spårar klasser använder du rullgardinsmenyn Klass för att klassificera aktiviteten.

Kontrollera att kryssrutan Fakturerbar är markerad. Kryssrutan Fakturerbar visas i det övre högra hörnet av fönstret Tid/Ange enstaka aktivitet. Genom att markera rutan Fakturerbar talar du om för QuickBooks att den ska spara denna journal över en fakturerbar aktivitet för senare inkludering på en faktura.

Efter att ha beskrivit eller tillhandahållit denna allmänna information om tjänsten har du två sätt att registrera tiden som spenderats på tjänsten:

• Spela in tid manuellt: Du kan manuellt registrera tiden för en aktivitet genom att använda rutan Varaktighet för att ange tiden.

• Låt QuickBooks registrera tiden: Du kan också låta QuickBooks registrera tiden du spenderade på aktiviteten. Klicka bara på Start-knappen i rutan Varaktighet när du startar aktiviteten och klicka på Stopp-knappen när du stoppar aktiviteten.

När du har beskrivit aktiviteten du utför i fönstret Tid/Ange enstaka aktivitet klickar du på knappen Spara & Ny eller Spara & Stäng för att spara aktivitetsinformationen.

Inklusive fakturerbar tid på en faktura

För att lägga till fakturerbar tid och kostnad på en faktura, skapa fakturan på vanligt sätt. När du har identifierat kunden, och om du har spårat tid eller kostnader för kunden, kommer QuickBooks att fråga om du vill fakturera för någon av tiden eller kostnaderna. Om du anger "ja" visar QuickBooks dialogrutan Välj fakturerbar tid och kostnader. Fliken Tid i dialogrutan Välj fakturerbar tid och kostnader visar var och en av de tider som du har registrerat för en kund.