Hur man exporterar klientändringar till en bokförares kopia

Efter att du har använt en revisors kopia av en QuickBooks 2016-datafil för att korrigera transaktioner eller för att ange nya transaktioner, exporterar du ändringarna så att de senare kan importeras till kundens datafil.

För att göra detta, välj kommandot Arkiv→Skicka företagsfil→Kontobokens kopia→Visa/exportera ändringar för klient. QuickBooks visar först ett fönster som listar de ändringar du gjort i revisorns kopia (visas inte). Observera att du kan skriva ut den här listan eller skapa en .pdf-fil av den genom att klicka på knappen Skriv ut eller Spara som PDF.

Om du klickar på knappen Skapa ändringsfil för klient visar QuickBooks dialogrutan Spara revisorns export till (visas inte). Den här dialogrutan fungerar som en vanlig Windows-dialogruta för att spara en fil eller ett dokument. Du använder rullgardinsmenyn Spara i för att identifiera platsen för ändringsfilen. Använd sedan rutan Filnamn för att ge filen ett unikt namn. När du klickar på Spara sparar QuickBooks ändringarna som du har gjort i en fil. Du importerar senare den här filen, eller låter klienten importera den här filen, till QuickBooks datafil.

Om du klickar på knappen Skicka ändringar till klient visar QuickBooks dialogrutan Spara revisorns ändringar (visas inte heller). Denna dialogruta samlar in den information som behövs för att skicka ett e-postmeddelande till kunden med instruktioner om hur man importerar revisorsändringarna och en länk som kunden kan använda för att hämta den faktiska revisorns ändringar. En bra sak med det här alternativet är att QuickBooks berättar för revisorn när kunden tar tag i ändringarna.

Du behåller inte din revisors kopia av datafilen. Med andra ord är revisorns kopia bara en tillfällig kopia av datafilen som du använder för att identifiera och skapa en uppsättning ändringar som är nödvändiga för att uppdatera eller korrigera kundens register. När du har gjort ändringarna exporterar du ändringarna till en ändringsfil. Sedan importerar klienten dessa ändringar. Om du gör ändringar igen någon gång inom en snar framtid låter du kunden skapa en ny — en helt ny — revisors kopia.

För att identifiera när du arbetar med en revisor exemplar, Quickbooks visar parentes fras (revisor ' s Copy) längst upp i fönstret Quickbooks program. SPCS identifierar också regelbundna Quickbooks datafiler som revisor är kopior har skapats genom att addera parentes fras (revisor ' s Copy finns). Den här frasen visas endast på QuickBooks programfönsters namnlist från den punkt då klienten skapar revisorns kopia till den punkt då klienten importerar ändringar från revisorns kopia.