Okej, här är en cool affär: Inom QuickBooks kan du ställa in användarbehörigheter som gör att du kan ange vem som har tillgång till vilka delar av dina QuickBooks-filer. Faktum är att du också kan arbeta med din QuickBooks-fil i ett nätverk och i en miljö med flera användare genom att använda en kraftfull funktion som kallas rekordlåsning.
Om du arbetar på ett nätverk och behöver använda eller bara vill veta mer om QuickBooks nätverksfunktioner, läs den här artikeln. Om du är den enda som använder QuickBooks kan du hoppa över den här artikeln.
Två viktiga funktioner driver QuickBooks fleranvändarnätverkskapacitet: användarbehörigheter och registerlåsning. Den användarbehörighet funktionen ger flera användare i en Quickbooks fil unika behörigheter inställningar till tillgång till olika delar av SPCS. Record locking, den andra funktionen, gör det möjligt för mer än en person att samtidigt logga in på och arbeta med en QuickBooks-fil.
Användarbehörigheter
QuickBooks låter dig ställa in användarbehörigheter så att du kan ge olika QuickBooks-användare olika privilegier. Jane Owner kanske kan göra vad hon vill eftersom hon, metaforiskt sett, är Da Man. Joe Clerk kan dock bara ange räkningar. Joe, en låg kontorist med kanske tvivelaktigt omdöme och diskretion, kanske inte har förmågan att se företagets resultaträkning, skriva ut checkar eller registrera kundbetalningar. Den här idén är vettig på en praktisk nivå, eller hur? I en situation där ett gäng människor kommer åt QuickBooks-filen, vill du se till att konfidentiell information förblir konfidentiell.
Du vill också försäkra dig om att människor inte avsiktligt eller oavsiktligt kan korrumpera dina finansiella register. Du vill inte att någon ska ange felaktiga uppgifter (kanske för att han snubblar in i någon del av QuickBooks-programmet där han inte har någon verksamhet). Och du vill inte att någon bedrägligt registrerar transaktioner - som falska checkar - att hon kan gå kontant.
Jag tror att om du reflekterar över det här med användarbehörigheter kommer du att inse att "Hej, ja, det är vettigt!" Så jag tänker inte prata ett gäng mer om det. Låt mig avsluta med att kasta ut ett par allmänna observationer om hur du bestämmer vilka användarbehörigheter som är lämpliga:
Om det är möjligt, använd ett kompissystem där människor gör saker tillsammans så att folk alltid dubbelkollar andras arbete - även om det bara är indirekt. Joe kanske spelar in en räkning, men Jane klipper alltid checken för att betala räkningen. Kanske registrerar Raul kundfakturor, men Chang skickar ut dem. Kanske registrerar Saul kontantkvitton, men Beth sätter in dem. Du ser mönstret, eller hur? Om två personer hanterar en viss ekonomisk händelse – återigen, särskilt en som involverar kontanter – är det en riktigt bra idé för Joe och Jane, Raul och Chang, och Saul och Beth att se varandra över axlarna.
Rekordlåsning
Det enklaste sättet att förstå postlåsning är att jämföra det med den andra varianten av låsning: fillåsning. De flesta andra program använder fillåsning. Fillåsningbetyder att om en person i nätverket har, säg, ett ordbehandlingsdokument öppet, kan ingen annan i nätverket öppna och sedan redigera det dokumentet. Andra kanske kan öppna en kopia av dokumentet som de kan spara på sina datorer, men de kan inte redigera originaldokumentet. Operativsystemet låser originaldokumentet (filen) så att endast en person kan busa med filen åt gången. Denna låsning säkerställer integriteten hos datan och de ändringar som människor gör i datan. (Om det här med att säkerställa integritet verkar konstigt, tänk på svårigheten att se till att båda personernas ändringar hamnar i ett ordbehandlingsdokument som båda personerna redigerar samtidigt.)
Rekordlåsning fungerar annorlunda. Med postlåsning kan mer än en person i nätverket öppna och redigera samma fil samtidigt, men bara en person kan arbeta med en specifik post.
En post är en del av en fil. I en fil med räkningar som du är skyldig till leverantörer, till exempel, är filen hela samlingen av räkningar. De enskilda räkningarna är poster i filen, och mer än en person kan öppna räkningen. Individuella räkningar, dock - de enskilda poster som utgör filen - låses när en person tar tag i en post.
Denna information kan låta som alltför mycket förvirring, men att skilja mellan filer och poster inom en fil är det som gör att dela filer möjligt. I QuickBooks, till exempel, om Jane skriver in en räkning för Alpha Company i en fil, kan Joe redigera en räkning för Beta Corporation eftersom de två räkningarna är olika poster. På grund av rekordlåsning kan Jane dock inte busa med Beta Corporation-räkningen som Joe redigerar. Och Joe – återigen, på grund av skivlåsning – kan inte pilla med Alpha Company-räkningen som Jane skriver in.
Mer generellt kan inte två personer redigera samma post i en fil samtidigt. Registerlåsning gör det möjligt för anställda att använda en fil i en miljö med flera användare eftersom det låter mer än en person arbeta med en fil.
För att installera QuickBooks för nätverksanvändning måste du först installera QuickBooks på alla datorer i nätverket som behöver komma åt och arbeta med QuickBooks-filen. Den här uppgiften är inte knepig. Du behöver inte installera QuickBooks på något fint sätt för att kunna dela QuickBooks-filer.
Du måste köpa en kopia av QuickBooks för varje dator som ska köra programmet. Om du har tre datorer som du vill använda QuickBooks på måste du köpa tre exemplar av QuickBooks. Eller så kan du köpa en speciell licensversion med flera säten av QuickBooks. Om du försöker installera en enda kopia av QuickBooks (med en enda nyckelkod) på flera datorer, tillåter inte QuickBooks att två datorer som använder samma nyckelkod delar en fil i fleranvändarläge.
När du skapar filen som du vill dela måste du se till att du lagrar filen på en plats där de andra QuickBooks-användarna kan komma åt den. Det vill säga, du kan behöva lagra filen på en server. Du kan också lagra filen på en klientdator så länge du anger delningsbehörigheter för antingen mappen eller enheten där du sparar QuickBooks-filen.
En annan viktig sak: Den som skapar QuickBooks-filen blir automatiskt filadministratör. Den filadministratören har tillgång till alla delar av filen och sätter upp den andra filen användarna, så att du inte vill bara någon inrättandet Quickbooks fil. Antingen företagaren eller redovisningschefen är väl lämpade för detta jobb. I vilket fall som helst bör personen som skapar filen vara en pålitlig stamgäst på kontoret som är lätt att nå för alla frågor eller problem som uppstår. Dessutom bör denna person förmodligen ha en stark bakgrund inom redovisning. Se följande avsnitt för mer information.
Du kan berätta för QuickBooks vilka andra som kommer att använda filen och ställa in behörigheter för dessa andra personer under QuickBooks installation eller senare.
Användarbehörigheter i Enterprise Solutions
Följ dessa steg för att ställa in behörigheter i Enterprise Solutions:
1. Berätta för QuickBooks att du vill ange användarbehörigheter.
Välj kommandot Företag→Användare→Konfigurera användare och roller. QuickBooks visar dialogrutan Användare och roller (visas inte).
2. Ange att du vill skapa en ny användare.
Klicka på knappen Ny så att QuickBooks visar dialogrutan Ny användare (visas inte) som listar en mängd olika redovisningsroller som en QuickBook-användare kan fylla. Dessa roller ger en användare möjlighet att utföra lämpliga redovisningsuppgifter med QuickBooks-programmet. Beskrivningsrutan längst ner i dialogrutan sammanfattar de uppgifter som någon i en given roll kan förväntas utföra.
3. Välj den roll som bäst matchar användaren du beskriver och klicka sedan på Lägg till.
Ägare bör förresten ha rollen Full Access så att de kan göra vad de vill. Observera att du kan ge en användare mer än en roll.
Om du vill ändra en befintlig användares behörigheter, välj användaren på fliken Användarlista och klicka sedan på knappen Redigera. QuickBooks visar dialogrutan Redigera användare (ej på bilden), som liknar dialogrutan Ny användare och låter dig ändra en användares roll eller roller.
4. Klicka på OK för att återgå till dialogrutan Användare och roller.
Du kan granska behörigheterna (i princip listan över funktioner som QuickBooks tillåter) för en viss person eller en fördefinierad roll. För att se de behörigheter som en användare har, välj fliken Användarlista i dialogrutan Användare och roller, klicka på knappen Visa behörigheter, välj användaren i listrutan och klicka sedan på knappen Visa. QuickBooks visar en stor dialogruta som specifikt identifierar vad användaren kan göra. För att se de behörigheter som en viss roll har, välj fliken Rolllista i dialogrutan Användare och roller, klicka på knappen Visa behörigheter, välj rollen och klicka sedan på knappen Visa.
Användarbehörigheter i QuickBooks Pro och Premier
För att ställa in behörigheter i QuickBooks Pro eller QuickBooks Premier, följ dessa steg:
1. Välj kommandot Företag→ Konfigurera användare och lösenord→ Konfigurera användare.
QuickBooks visar dialogrutan Användarlista (se bilden).
Dialogrutan Användarlista
2. Klicka på knappen Lägg till användare.
QuickBooks visar dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst, som du använder för att lägga till nya användare och ange lösenord.
Dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst
3. Skriv ett användarnamn och lösenord för den ytterligare person som du vill ska kunna använda QuickBooks-filen; skriv sedan lösenordet igen i textrutan Bekräfta lösenord.
Om du anger lösenordet igen bekräftar du att du skrev in lösenordet korrekt första gången.
Från denna punkt, när någon öppnar QuickBooks-filen, ber QuickBooks om ett användarnamn och lösenord. Så för att en annan person ska få tillgång till QuickBooks-filen måste hon ange användarnamnet och lösenordet som du ställt in.
4. Ange användarens åtkomst.
QuickBooks visar en dialogruta som frågar om du vill att personen ska ha tillgång till alla delar av QuickBooks-filen eller bara vissa områden.
Om du anger att du bara vill ge åtkomst till vissa områden - det vanliga fallet förmodligen - visar QuickBooks en serie dialogrutor som gör att du kan ställa in behörigheter för varje område. Du väljer alternativknappen Ingen åtkomst för att göra ett visst område (som banksaker) utanför gränserna för användaren, välj alternativknappen Alla områden av QuickBooks för att ge användaren behörighet att skapa och skriva ut transaktioner och rapporter i området, eller välj alternativknappen Selected Areas of QuickBooks för att ge användaren delvis åtkomst till området. Om du väljer alternativet Valda områden måste du ange den begränsade åtkomsten genom att gå igenom guidens sidor och noggrant beskriva den åtkomst du vill att användaren ska ha. Du kan också ange om andra applikationer (som TurboTax) ska få tillgång till QuickBooks-data.
Ange vilka områden en användare kan komma åt
5. Granska användarens åtkomst.
När du har gått igenom dialogrutorna Konfigurera användarlösenord och åtkomst visar QuickBooks en sammanfattning av behörigheterna för en användare. Klicka på knappen Tillbaka om du behöver gå tillbaka och ändra behörigheter för ett område, eller klicka på Slutför för att indikera att du är klar med att ange vad den specifika användaren kan göra. QuickBooks visar dialogrutan Användarlista igen, med den nya användaren tillagd. Klicka på Lägg till användare för att lägga till en ny användare, klicka på Redigera användare för att redigera den valda användaren, eller klicka på Stäng för att stänga dialogrutan.
En användare kan logga in och öppna en QuickBooks-fil från vilken dator som helst i nätverket så länge datorn har QuickBooks installerad och har nätverksåtkomst till QuickBooks-filen. Om en person försöker öppna ett begränsat område eller utföra en obehörig åtgärd, visar QuickBooks dock en meddelanderuta som indikerar att personen saknar de behörigheter som krävs för att utföra åtgärden.
För att mer än en person ska kunna arbeta med en QuickBooks-fil samtidigt måste användare arbeta med QuickBooks-filen i fleranvändarläge. Den första personen som öppnar filen måste ange fleranvändarläge för att andra ska kunna öppna filen. För att ange fleranvändarläge, välj Arkiv–>Byt till fleranvändarläge. Du kan se att du arbetar i fleranvändarläge eftersom QuickBooks titelfält indikerar det. När andra personer öppnar QuickBooks-filen öppnas den automatiskt i fleranvändarläge. För att en annan användare ska kunna arbeta i enanvändarläge måste de andra användarna stänga QuickBooks-filen, och användaren som vill arbeta i enanvändarläge måste välja Arkiv–>Byt till enanvändarläge.
Att dela en QuickBooks-fil över ett nätverk innebär ett par knep. Först måste du se till att ingen som är i enanvändarläge använder filen som du vill öppna. Om någon använder filen och du försöker öppna den, visar QuickBooks ett meddelande som indikerar att någon använder företagsfilen i enanvändarläge. Be personen att byta till fleranvändarläge och klicka sedan på knappen Försök igen.
Så snart du börjar skapa eller redigera en transaktion låser QuickBooks transaktionen. På så sätt kan ingen annan redigera transaktionen medan du arbetar med den. Du kan se om du har en transaktion öppen i redigeringsläge genom vad QuickBooks visar i namnlisten överst i formuläret: Redigera transaktion. Andra användare kan öppna transaktionen medan du redigerar den i redigeringsläge, men de kan inte göra ändringar i den förrän du är klar.
Om du försöker redigera en transaktion som din kollega Harriet redan har öppet i redigeringsläge, till exempel, visar QuickBooks ett meddelande som lyder (och här parafraserar jag) Ursäkta mig, Bubba. Harriet arbetar med den transaktionen. Du måste komma tillbaka senare.
Zoom har blivit det populära valet det senaste året, med så många nya människor som jobbar hemifrån för första gången. Det är särskilt bra om du måste använda
Chattapplikationer som används för produktivitet behöver ett sätt att förhindra att viktiga meddelanden går förlorade i större, längre konversationer. Kanaler är en
Microsoft Teams är avsett att användas inom en organisation. Generellt sett ställs användare in över en aktiv katalog och normalt från samma nätverk eller
Så här söker du efter Trusted Platform Module TPM-chip på Windows 10
Microsoft Teams är en av många appar som har sett en stadig ökning av antalet användare sedan arbetet har flyttat online för många människor. Appen är ett ganska robust verktyg för
Microsoft Office har för länge sedan gått över till en prenumerationsbaserad modell, men äldre versioner av Office, dvs. Office 2017 (eller äldre) fungerar fortfarande och de
Hur man installerar Zoom-videokonferensappen på Linux
Microsoft Teams är en app som har sett en drastisk ökning av antalet användare sedan så många människor började arbeta hemifrån. Det är ett ganska bra verktyg för
Videokonferensverktyg är mer komplexa appar och som sådan kommer du att förvänta dig ett användargränssnitt som kräver lite inlärning och att vänja sig vid. UI för komplexa appar har
Microsoft Teams är mer än en chattapplikation; det är ett samarbetsverktyg som drar fördel av Microsoft Office 365-appar såväl som olika andra
