För egenföretagare eller småföretagare erbjuder QuickBooks 2019 två gör-det-själv-alternativ för att betala anställda: Basic Payroll (vilket vanligtvis innebär att din revisor hjälper dig med löneskatteformulären) och Enhanced Payroll (vilket innebär att QuickBooks hjälper till dig med löneskatteformulären). Med alternativet Grundlön gör du det mesta själv, men du betalar inte särskilt mycket för din lönehantering.
Ett tredje lönealternativ skulle vara QuickBooks Assisted Payroll. Med det här alternativet hanterar du att betala dina anställda inom QuickBooks, och sedan hanterar Intuit skattebetalningarna och lämnar in nödvändiga löneskatteformulär.
För att sätta upp gör-det-själv-lönelistan går du igenom en webbaserad intervju. För att starta den här intervjun, välj Anställda → Lön → Aktivera Lön i QuickBooks. QuickBooks visar sidan som visas.
Den första webbsidan för löneinställningar.
Du kan behöva klicka på en knapp för att utöka fönstret Slå på lön i QuickBooks så att du ser både de grundläggande och förbättrade alternativen. I grund och botten, om du väljer alternativet Basic Payroll, kommer antingen du eller din revisor att behöva betala löneskatter och sedan förbereda och lämna in löneskattedeklarationer. Om du väljer alternativet Enhanced Payroll kommer QuickBooks att hjälpa dig att betala ut löneskatten och sedan förbereda (eller mestadels förbereda) löneskattedeklarationerna åt dig.
Du väljer det lönealternativ du vill ha genom att klicka på knappen Prova det gratis. QuickBooks visar ytterligare en sida med information som beskriver dina betalningsalternativ och eventuella specialrabatter. (Ibland får du bättre priser och en speciell rabatt genom att till exempel registrera dig för ett år.)
Intuits prissättning för sina lönetjänster förändras, men när jag skriver (sommaren 2018) kostar Basic Payroll-tjänsten cirka 250 USD per år och Enhanced Payroll-tjänsten kostar cirka 400 USD per år. Varje kostnad ökar beroende på antalet anställda du har och antalet utställda checkar.
För att välja alternativet Basic Payroll, klicka på Fortsätt-knappen när QuickBooks visar nästa skärm med ytterligare information om priser och funktioner för det alternativet. Sedan samlar QuickBooks in din kreditkortsinformation (så att den kan fakturera dig för tjänsten).
Anmäl dig till en lönetjänst
För att registrera dig för lönetjänsten efter att du har valt ett visst alternativ, fyller du i en rad webbformulär. Längs vägen anger du ditt företagsnamn och adress och ger ditt företags arbetsgivarnummer (EIN). För att gå igenom webbsidorna, klicka på Fortsätt och Tillbaka-knapparna. QuickBooks leder dig mycket effektivt genom registreringsprocessen. Följ bara instruktionerna på skärmen för att beskriva hur ditt företag hanterar löner.
Men låt mig utfärda en varning: När du ställer in din företagsinformation för löneadministration ber QuickBooks om en massa information. Du måste beskriva fullt ut hur du betalar dina anställda, till vilka du betalar avdrag och andra liknande saker. Läs noggrant instruktionerna som QuickBooks tillhandahåller, vilket tar lite tid. Om du hamnar i problem kanske du vill få hjälp av en extern revisor för att ställa in tjänsten Förbättrad löneadministration eller överväga alternativet Assisterad lön.
Ställ in anställda
När du har ställt in din företagsinformation för lönehantering är du redo att ställa in anställda för lönehantering. Som en del av den grundläggande löneinställningsprocessen visar QuickBooks en webbsida där du kan lägga till dina anställda. Du kan också lägga till anställda genom att visa Employees Center. (Välj Anställda → Employee Center och klicka på knappen Ny anställd.) När du klickar på knappen Ny anställd visar QuickBooks fliken Personligt i fönstret Ny anställd, som visas.
Fliken Personligt i fönstret Ny anställd.
För att beskriva en anställd fyller du i fälten som finns på fliken Personligt. Allt det här är självförklarande. Du anger personens namn i rutorna Legal Name. Den anställdes förnamn hamnar i den första rutan, den mellersta initialen går i MI-rutan och så vidare.
Du klickar på fliken Adress och kontakt (visas inte) för att samla in och lagra medarbetarens postadress och annan kontaktinformation, såsom hans eller hennes telefonnummer.
Om du vill samla in och lagra ytterligare information för en anställd (som hans bankkontonummer för direktinsättning) klickar du på fliken Ytterligare information (visas inte heller). Den här fliken tillhandahåller en Definiera fält-knapp som du kan använda för att samla in anpassade bitar av information om en anställd. För att använda alternativet Anpassat fält, klicka på knappen Definiera fält och använd sedan dialogrutan Definiera fält för att definiera de fält som du vill lägga till.
Lämna löne- och skatteinformation
Använd fliken Löneinformation för att beskriva hur en anställds lön eller lön beräknas, som visas i följande figur. Använd rullgardinsmenyn Löneschema för att skapa ett vanligt löneschema (som veckovis eller halvmånatligt) och för att tilldela den anställde löneschemat. Använd rullgardinsmenyn Betalningsfrekvens för att identifiera betalningsperioden. Alternativt, om du har aktiverat QuickBooks klassspårningsfunktion, använd rullgardinsmenyn Klass för att klassificera betalningar till den här anställde. Du anger löneposten i området Resultat. Om en anställd tjänar en årslön på t.ex. 30 000 USD, anger du löneposten i kolumnen Artikelnamn. Sedan anger du årslönen på 30 000 USD i kolumnen Tim/Årspris.
Fliken Löneinformation i fönstret Ny anställd.
För att beskriva vilka skatter en anställd betalar, klicka på knappen Skatter. QuickBooks visar dialogrutan Skatter. Använd den federala fliken för att identifiera den anställdes ansökningsstatus, antalet ersättningar som gjorts anspråk på och eventuell extra källskatt. Använd dessutom kryssrutorna Ämne till för att ange om den här anställde är föremål för Medicare, Social Security eller federal arbetslöshetsskatt, eller om den anställde är berättigad till en arbetsinkomstkredit. Observera att inte alla anställda är föremål för Medicare- och socialförsäkringsskatter. Kontakta din skatterådgivare för mer information.
Fliken Federal i fönstret Skatter.
Fliken State tillhandahåller rutor som du kan använda för att beskriva statliga skatter, så klart. Fliken Annat låter dig beskriva och lagra all lokal skatteinformation, till exempel en kommunal inkomstskatt. Återigen, vad du ser på fliken Annat beror på din ort.
Om du klickar på knappen Sjuk/Semester på fliken Löneinformation i dialogrutan Ny anställd ser du dialogrutan Sjuk och semester. Denna dialogruta låter dig specificera hur sjuk- eller semesterersättning och personlig semestertid intjänas löneperiod för löneperiod. Du kan ange antalet sjuk- eller semestertimmar i textrutan Tillgängliga timmar när du ställer in lönelistan. Du kan använda rullgardinsmenyn Intjänandeperiod för att ange hur ofta sjuk- eller semesterersättning ska intjänas. Om sjuk- eller semesterersättning har samlats in, använd rutan Intjänade timmar för att identifiera hur många timmars sjuk- eller semestertid en anställd tjänar varje lönecheck eller timme, eller i början av året. Om du har ställt in ett maximalt antal sjuktimmar eller semestertimmar som en anställd kan samla på sig, ange detta värde i rutan Maximalt antal timmar. Om du vill nollställa sjuktimmar och semestertimmar i början av varje år, välj Återställ timmar varje nyår? kryssruta.
Dialogrutan Sjuk och semester.
Semesterområdet i dialogrutan Sjuk och semester fungerar på samma sätt som området Sjuk. Ange antalet lediga lediga timmar i rutan Tillgängliga timmar. Använd rullgardinsmenyn Upparbetningsperiod för att ange hur ofta anställda tjänar semester. Använd kryssrutorna Tillverkade timmar och Maximalt antal timmar för att styra hur beräkningar av intjänad semester fungerar. Slutligen, välj Återställ timmar varje nytt år? kryssrutan för att nollställa semestertiden i början av varje nytt år.
Om du har valt att använda alternativet för direktinsättning, klicka på knappen Direktinsättning på fliken Löneinformation i dialogrutan Ny anställd. QuickBooks uppmanar dig att tillhandahålla den information som krävs för att direkt sätta in checkar för anställda.
Tillhandahåll annan anställningsrelaterad information
Om du väljer fliken Anställningsinformation i dialogrutan Ny anställd visar QuickBooks fliken du använder för att lagra anställningsdatum, anställningsdatum och liknande bitar av anställningsdata.
Ställ in belopp från år till datum
Om du sätter upp tjänsten Grundläggande löneadministration i början av verksamheten eller i början av året, behöver du inte ställa in några belopp från år till datum (eftersom alla år till datum belopp lika med noll). Om du byter till grund löneadministration gång i halvårsskiftet, men du behöver måste ställa in årets to-date belopp. Av denna anledning leder QuickBooks Basic Payroll Setup Wizard dig genom processen för att registrera belopp från år till datum.
Om en extern servicebyrå som ADP eller Paychex har utfört din lönehantering, ger den slutliga lönerapporten från denna externa servicebyrå förmodligen all information du behöver för att ställa in den grundläggande lönetjänsten. Om du har arbetat med en bokförare eller revisor för att få lönen gjord, bör du kunna få denna persons hjälp att beskriva lönebeloppen från år till datum.
Kontrollera dina löneinställningar
Som en del av den grundläggande löneinställningsprocessen kan QuickBooks (eller du) identifiera lönedata som inte verkar rätt. Kanske visar en anställd som du vet att du har betalat inga årslöner. I det här fallet korrigerar du de felaktiga uppgifterna genom att följa instruktionerna på skärmen. Observera dock att QuickBooks Basic Payroll-inställningsprocess också kan identifiera misstänkta lönedata som faktiskt är korrekta. I delstaten Washington, till exempel, är tjänstemän inte föremål för statlig arbetslöshetsförsäkring om de så väljer. QuickBooks vet dock inte detta, så det flaggar tjänstemän som inte är markerade som föremål för statlig arbetslöshetsförsäkring som möjliga fel.
Återigen, om du inte känner dig bekväm med att svara på några av dessa frågor om löneinställningar, skaffa en revisors hjälp. Uppriktigt sagt, när du har en extern servicebyrå som förbereder dina lönekontroller, betalar du verkligen för företagets expertis och kunskap om hur allt det här lönebearbetningsgrejen fungerar. Du betalar inte riktigt för datortiden och papperet som checkarna är skrivna på.
Den grundläggande löneinställningsprocessen leder dig också genom arbetet med att schemalägga dina lönekörningar. Med andra ord, om du ska köra din lön varje vecka, två gånger i månaden eller med vilket intervall som helst, ber installationsprocessen dig att beskriva schemat. Återigen, som med de andra uppgifterna som Basic Payroll-inställningsprocessen hjälper dig med, är allt du behöver göra att tillhandahålla några bitar och bitar av information.
När du har gått igenom stegen som krävs för att ställa in QuickBooks lönehanteringskapacitet är det ganska enkelt att betala anställda – tack och lov – ganska enkelt. Följ dessa steg för att betala anställda:
Välj Anställda → Betala anställda → Schemalagd lön.
QuickBooks visar fönstret Employee Center.
Starta den schemalagda lönelistan du vill köra.
För att starta den schemalagda lönekörningen du vill köra, välj den i listrutan högst upp i fönstret Employee Center.
Klicka på knappen Starta Schemalagd Lön.
Ange datum för lönekontroll och använd rutan Kontrollera datum för att ange det datum som du vill ska visas på lönekontroller.
Identifiera datumet då löneperioden slutar i rutan Löneperiod slutar.
Använd rullgardinsmenyn Bankkonto för att identifiera det bankkonto som du vill skriva checkar på.
Verifiera de anställda som du vill betala.
QuickBooks listar de aktiva anställda som ingår i den schemalagda lönelistan. Du vill vara säker på att listan över utvalda anställda är rätt. Du kan klicka på listade anställda för att välja och avmarkera dem.
Klicka på Fortsätt.
QuickBooks beräknar lönekontrollerna och löneavdragsbeloppen för var och en av de utvalda anställda.
För att acceptera en förhandsgranskad lönecheck som beskrivs eller visas i dialogrutan, klicka på knappen Skapa lönecheckar.
QuickBooks visar en dialogruta som låter dig skriva ut lönecheckar eller lönelappar för direkt insättning.
Klicka på knappen Skriv ut lönecheckar eller Skriv ut lönekort och följ instruktionerna på skärmen.
När du klickar på någon av knapparna visar QuickBooks dialogrutan Välj lönecheckar/lönekort att skriva ut. Du bör bekräfta det bankkonto som du vill skriva ut checkarna på. Om du skriver ut checkar bör du också använda rutan Första kontrollnummer för att ange det förtryckta blankettnumret som visas på den första lönechecken som du ska skriva ut. Du bör också bekräfta att de anställdas lönecheckar som anges i dialogrutan är de som du vill skriva ut.
När du har bekräftat att informationen om löneutskriften är korrekt klickar du på OK.
QuickBooks visar dialogrutan Skriv ut kontroller (samma som du använder för att skriva ut valfri check).
Skriv ut checkar på vanligt sätt.
Om du vill avmarkera en lönecheck för utskrift, klicka på krysskolumnen för att ta bort bocken och avmarkera därmed lönechecken.
Dela ut lönecheckarna eller lönelapparna.
Uppenbarligen, efter att du har skrivit ut checkarna, signerar du och distribuerar dem sedan. Jag lämnar dig åt dig själv här. Jag är säker på att du vet hur du hittar anställda som du behöver betala och dessutom hur du ger dem sina lönecheckar. Heck, de står förmodligen bredvid ditt skrivbord just nu och väntar på att du ska slutföra lönekontrollerna ändå.
Fönstret Medarbetarcenter: Lönecenter.
Var försiktig när du vill ändra information om lönekontroll. Lönekontroller är lite knepigare än vanliga kontroller eftersom informationen från lönekontrollerna påverkar ett gäng löneräknare. Lönekontroller höjer till exempel någons bruttolön för året och påverkar även avdragsbeloppen. Av denna anledning, när du vill göra en ändring eller ogiltigförklara en lönecheck som du tidigare skapat, väljer du kommandot Anställda → Redigera/Ogiltigförklara lönecheckar. När du gör detta visar QuickBooks fönstret Redigera/ogiltigförklara lönecheckar (visas inte). Det här fönstret visar lönecheckar som du tidigare har skapat och skrivit ut. För att ändra en av lönecheckarna i listan, dubbelklicka på lönechecken. När QuickBooks visar Paychecks-fönstret, klicka på Paycheck Detail-knappen. När QuickBooks visar fönstret Granska lönecheckar, använda den för att göra lämplig ändring av lönechecken. Observera att du kan ändra andra detaljer, såsom namn eller adress, genom att använda fönstret Lönecheck.
För att ogiltigförklara lönechecken som visas i Paycheck-fönstret, välj kommandot Redigera →Void Paycheck.
När du har redigerat eller ogiltigförklarat en check klickar du på Spara & Stäng eller Spara & Ny för att spara dina ändringar i lönechecken.
Belopp som du håller inne från anställdas lönecheckar blir skulder som du senare måste betala. Om du håller inne federala inkomstskatteavdrag måste du överföra dessa betalningar till Internal Revenue Service.
För att betala löneskatt, välj Anställda→ Löneskatter och skulder→ Betala schemalagda skulder. QuickBooks visar fönstret Employee Center, som låter dig välja de löneskulder du vill betala. Klicka på skulden du vill betala och klicka sedan på knappen Visa/betala. QuickBooks skriver en check för att betala den valda skulden. Du skriver ut denna check på vanligt sätt.
Hur snabbt du behöver betala ut eventuella löneskatter som utlösts av lönebelopp beror på en mängd olika faktorer, inklusive storleken på insättningen. Men en god praxis är att omedelbart betala tillbaka alla belopp du är skyldig. Vanligtvis låter den aktuella myndigheten dig enkelt och elektroniskt göra skatteinsättningar genom att använda en webbplats. US Treasurys webbplats, till exempel, låter dig enkelt göra federala skatteinsättningar på detta sätt. Faktum är att du måste använda det här systemet om du betalar mer än $2 500 i löneskatt en fjärdedel.
Zoom har blivit det populära valet det senaste året, med så många nya människor som jobbar hemifrån för första gången. Det är särskilt bra om du måste använda
Chattapplikationer som används för produktivitet behöver ett sätt att förhindra att viktiga meddelanden går förlorade i större, längre konversationer. Kanaler är en
Microsoft Teams är avsett att användas inom en organisation. Generellt sett ställs användare in över en aktiv katalog och normalt från samma nätverk eller
Så här söker du efter Trusted Platform Module TPM-chip på Windows 10
Microsoft Teams är en av många appar som har sett en stadig ökning av antalet användare sedan arbetet har flyttat online för många människor. Appen är ett ganska robust verktyg för
Microsoft Office har för länge sedan gått över till en prenumerationsbaserad modell, men äldre versioner av Office, dvs. Office 2017 (eller äldre) fungerar fortfarande och de
Hur man installerar Zoom-videokonferensappen på Linux
Microsoft Teams är en app som har sett en drastisk ökning av antalet användare sedan så många människor började arbeta hemifrån. Det är ett ganska bra verktyg för
Videokonferensverktyg är mer komplexa appar och som sådan kommer du att förvänta dig ett användargränssnitt som kräver lite inlärning och att vänja sig vid. UI för komplexa appar har
Microsoft Teams är mer än en chattapplikation; det är ett samarbetsverktyg som drar fördel av Microsoft Office 365-appar såväl som olika andra
