Att balansera ett bankkonto är anmärkningsvärt enkelt i QuickBooks. Jag ska faktiskt gå så långt som att säga att om du har några problem så härrör de från . . . Tja, slarvig journalföring som föregick din användning av QuickBooks .
Nog om det här tjafset. Jag börjar med att beskriva hur du stämmer av ett konto.
Vid en avstämning jämför du , som du säkert vet, dina register över ett bankkonto med bankens register för samma konto. Du bör kunna förklara eventuella skillnader mellan de två kontona - vanligtvis genom att peka på checkar du skrev som ännu inte har rensats. (Ibland faller insättningar i samma kategori; du registrerar en insättning och skickar den, men banken har ännu inte krediterat ditt konto.)
Det första steget är alltså att tillhandahålla bankens kontoinformation till QuickBooks. Denna information får du från ditt månadsutdrag. Ge QuickBooks de siffror den behöver, enligt följande:
1. Välj Banking→ Avstämning eller klicka på Avstämningsikonen på hemskärmen.
QuickBooks visar dialogrutan Börja avstämning, som visas.
Om du har flera bankkonton kan du behöva välja det konto du vill stämma av.
Dialogrutan Börja avstämning
2. Om bankkontot som visas inte är det du vill stämma av öppnar du rullgardinsmenyn Konto och väljer rätt konto.
3. Ange datum för kontoutdrag i textrutan Utdragsdatum.
Du kan justera ett datum en dag i taget genom att använda plus- (+) och minus-tangenterna (–). Du kan också klicka på knappen Kalender till höger i textrutan Utdragsdatum för att välja ett datum från kalendern.
Se Cheat Sheet online för en lista över andra hemliga datumredigeringsknep.
4. Verifiera kontoutdragets ingående saldo.
QuickBooks visar ett belopp i avsnittet Startsaldo på skärmen.
5. Ange slutsaldot från ditt kontoutdrag i textrutan Slutsaldo.
6. Ange bankens serviceavgift.
Om kontoutdraget visar en serviceavgift och du inte redan har angett den, flytta markören till textrutan Serviceavgift och skriv in beloppet. (Typ 10 för en serviceavgift på 10 USD, till exempel.)
7. Ange ett transaktionsdatum för serviceavgiftstransaktionen.
QuickBooks lägger till en månad till serviceavgiftsdatumet från senaste gången du avstämde. Om detta datum inte är korrekt, skriv in det korrekta.
8. Tilldela bankens serviceavgift till ett konto.
Ange utgiftskontot som du tilldelar bankavgifter i den första kontotextrutan — den bredvid textrutan Datum. Aktivera rullgardinsmenyn genom att klicka på nedåtpilen, markera kategorin med hjälp av piltangenterna och tryck sedan på Retur. Jag slår vad om att du registrerar dessa avgifter på kontot för banktjänstavgifter som QuickBooks ställer in som standard.
Om du sa till QuickBooks att du också vill spåra inkomst- och kostnadsbelopp genom att använda klasser, lägger QuickBooks till klasstextrutor i dialogrutan Börja avstämning så att du kan samla in denna information.
9. Ange kontots ränteintäkter.
Om kontot tjänade in ränta för månaden och du inte redan har angett denna siffra, skriv ett belopp i textrutan Intjänad ränta.
10. Ange ett transaktionsdatum för ränteintäktstransaktionen.
Du vet redan hur du anger datum. Jag ska inte tråka ut dig genom att förklara det igen (men se steg 3 om du har problem).
11. Tilldela räntan till ett konto.
I den andra kontotextrutan anger du det konto som detta kontos ränta ska tilldelas. Jag slår vad om att du registrerar detta under ränteinkomstkontot, som är nära botten av rullgardinsmenyn Konto. För att välja en kategori från kontomenyn, aktivera menyn genom att klicka på nedåtpilen, markera kategorin och tryck sedan på Retur.
12. Klicka på knappen Fortsätt.
QuickBooks visar Reconcile-fönstret, som visas.
Fönstret Avstämning
I Reconcile-fönstret berättar du för QuickBooks vilka insättningar och checkar som har rensats på banken. (Se ditt kontoutdrag för denna information.) Följ dessa steg:
1. Identifiera den första insättningen som har rensats.
Du vet hur man gör det här, det är jag säker på. Bläddra bara igenom kontoutdraget för att hitta den första insättningen som är listad.
2. Markera den första godkända insättningen som klar.
Bläddra igenom transaktionerna som listas i avsnittet Insättningar och andra krediter i Avstämningsfönstret, hitta insättningen och klicka sedan på den. Alternativt kan du markera insättningen genom att använda tabb- eller piltangenterna och sedan trycka på mellanslagstangenten. QuickBooks sätter en bock framför insättningen för att markera den som rensad och uppdaterar det rensade kontoutdraget.
Om du har ett stort antal insättningar att rensa och du kan identifiera dem snabbt, klicka på knappen Markera alla och avmarkera sedan de transaktioner som inte finns på kontoutdraget. För att avmarkera en transaktion, klicka på den. Bockmarkeringen försvinner.
3. Registrera alla rensade men saknade insättningar.
Om du inte kan hitta en insättning i Avstämningsfönstret har du inte skrivit in den i registret än. Jag kan bara gissa varför du inte har angett den. Kanske har du bara glömt. Stäng eller avaktivera avstämningsfönstret genom att klicka på knappen Lämna. Öppna nu registret och skriv in insättningen i registret på vanligt sätt. För att återgå till Avstämningsfönstret öppnar du det igen eller återaktiverar det. Eller, om du vill, välj Bank → Gör insättningar och öppna insättningsskärmen högst upp i fönstret Avstämning. Registrera insättningen och klicka sedan på knappen Spara och stäng. När du öppnar Avstämningsfönstret igen visas insättningen i området Insättningar och andra krediter.
4. Upprepa steg 1–3 för alla insättningar som anges på kontoutdraget.
Se till att datumen stämmer överens och att insättningsbeloppen är korrekta. Om de inte är det, gå tillbaka till transaktionerna för att korrigera dem. För att komma till en transaktion, klicka på knappen Gå till. Du ser fönstret Skriv checkar eller gör insättningar där transaktionen ursprungligen registrerades. Gör korrigeringarna där och klicka sedan på Spara och stäng. Du återgår till fönstret Avstämning.
5. Identifiera den första kontrollen som har nollställts.
Ingen svett, eller hur? Hitta bara den första checken eller uttaget på kontoutdraget.
QuickBooks gör det möjligt för dig att sortera transaktionerna som listas i Avstämningsfönstret genom att klicka på kolumnrubrikerna i avsnittet Checkar och betalningar och i avsnittet Insättningar och andra krediter. Du kanske vill experimentera lite med denna praktiska funktion. Sortering och omsortering av transaktioner – särskilt på bankkonton med stora transaktionsvolymer – underlättar ofta arbetet med att stämma av ett bankkonto.
6. Markera den första rensade kontrollen som rensad.
Bläddra igenom transaktionerna i sektionen Checkar och betalningar i fönstret Avstämning; hitta den första kontrollen; och klicka sedan på den. Du kan också markera den genom att trycka på Tabb och en piltangent. Tryck sedan på mellanslagstangenten. QuickBooks infogar en bock för att markera denna transaktion som rensad och uppdaterar det rensade kontoutdraget.
7. Registrera eventuella saknade men rensade checkar.
Om du inte kan hitta en check eller uttag i QuickBooks, gissa vad? Du har inte skrivit in det i registret än. Stäng eller avaktivera avstämningsfönstret genom att klicka på knappen Lämna eller genom att aktivera ett annat fönster. Visa sedan registret och ange checken eller uttaget. För att återgå till avstämningsfönstret, öppna eller återaktivera det. Eller så kan du välja Bank → Skriv checkar, skapa checken högst upp i Avstämningsfönstret och klicka sedan på Spara & Stäng för att återgå till Avstämningsskärmen och fortsätta där du slutade.
8. Upprepa steg 5–7 för alla uttag som anges på kontoutdraget.
Dessa steg tar inte särskilt lång tid. Att stämma av mitt konto varje månad tar mig ungefär två minuter. Jag skämtar inte eller överdriver. Med två minuter menar jag verkligen två minuter.
Om skillnaden är lika med noll
När du har markerat alla kvitterade checkar och insättningar bör skillnaden mellan det godkända saldot för kontot och kontoutdragets slutsaldo vara noll. Lägg märke till att jag sa borde – inte kommer.Bakgrundsfönstret i figuren ovan är ett Reconcile-fönster där allt är knasigt. Ser du att det inte är någon skillnad i det nedre högra hörnet av fönstret Avstämning i ovanstående figur? Det betyder att ditt bankkonto och QuickBooks-fil är synkroniserade. Om skillnaden är liten, leta efter små skillnader mellan beloppen på checkarna i registret och de faktiska avräknade checkarna på kontoutdraget. Om du hittar en avvikelse med en viss check, klicka på knappen Gå till för att gå till checken och ändra beloppet. Klicka på Spara och stäng för att gå direkt tillbaka till fönstret Avstämning.
Dialogrutan Välj avstämningsrapport
Om skillnaden är lika med noll är du klar. Klicka på knappen Jämför nu. QuickBooks visar en gratulationsmeddelanderuta (se figuren ovan) som talar om för dig att avstämningen är klar. Som en belöning för att vara en så bra pojke eller flicka frågar meddelanderutan om du vill skriva ut en gratis sammanfattnings- eller detaljavstämningsrapport med alla kostnader. Klicka på Sammanfattning eller Detalj och klicka sedan på OK om du vill skriva ut rapporten; annars klickar du bara på Stäng.
Kan du inte bestämma om du vill skriva ut avstämningsrapporten? Om du inte är en företagsbokhållare eller en revisor som stämmer av ett bankkonto för någon annan - din arbetsgivare eller en kund, till exempel - behöver du inte skriva ut avstämningsrapporten. Allt som utskrift gör är att bevisa att du har stämt av kontot. (I grund och botten är detta bevis anledningen till att du bör skriva ut rapporten om du är bokhållare eller revisor. Den person som du stämmer av kontot för vet att du gjorde ditt jobb och kommer att ha ett papper att hänvisa till. till senare med eventuella frågor.) Du kan också alltid komma tillbaka och skriva ut rapporten senare, om det behövs. För att komma åt avstämningsrapporterna som QuickBooks sparade, välj Rapporter→ Banking→ Tidigare avstämning.
Nu är varje insättning, uttag och check som du rensade markerad med en bock i ditt register. Om du inte tror mig, öppna registret och ta reda på det.
Om skillnaden inte är lika med noll
Om skillnaden inte är lika med noll har du ett problem. Om du klickar på knappen Avstämning nu visar QuickBooks dialogrutan Avstämningsjustering, som visas nedan. Den här dialogrutan berättar hur obalanserat ditt konto är och frågar om du vill justera ditt felaktiga konto.
Dialogrutan Avstämma justering
Klicka på knappen Återgå till avstämning om du vill gå tillbaka till avstämningsfönstret och starta sökningen efter den saknade eller felaktigt inmatade transaktionen.
Om du vill tvinga de två beloppen att överensstämma klickar du på OK. Att tvinga de två beloppen att komma överens är ingen bra idé. För att göra det lägger QuickBooks till en godkänd transaktion som motsvarar skillnaden.
Att skjuta upp en avstämning (genom att klicka på knappen Lämna avstämning) och inte välja att justera bankkontosaldot är vanligtvis det bästa tillvägagångssättet, eftersom du kan lokalisera och åtgärda problemet senare, när du har nya ögon. Sedan kan du starta om avstämningen och avsluta ditt arbete. (Du startar om en avstämning på samma sätt som du skapar en.)
Zoom har blivit det populära valet det senaste året, med så många nya människor som jobbar hemifrån för första gången. Det är särskilt bra om du måste använda
Chattapplikationer som används för produktivitet behöver ett sätt att förhindra att viktiga meddelanden går förlorade i större, längre konversationer. Kanaler är en
Microsoft Teams är avsett att användas inom en organisation. Generellt sett ställs användare in över en aktiv katalog och normalt från samma nätverk eller
Så här söker du efter Trusted Platform Module TPM-chip på Windows 10
Microsoft Teams är en av många appar som har sett en stadig ökning av antalet användare sedan arbetet har flyttat online för många människor. Appen är ett ganska robust verktyg för
Microsoft Office har för länge sedan gått över till en prenumerationsbaserad modell, men äldre versioner av Office, dvs. Office 2017 (eller äldre) fungerar fortfarande och de
Hur man installerar Zoom-videokonferensappen på Linux
Microsoft Teams är en app som har sett en drastisk ökning av antalet användare sedan så många människor började arbeta hemifrån. Det är ett ganska bra verktyg för
Videokonferensverktyg är mer komplexa appar och som sådan kommer du att förvänta dig ett användargränssnitt som kräver lite inlärning och att vänja sig vid. UI för komplexa appar har
Microsoft Teams är mer än en chattapplikation; det är ett samarbetsverktyg som drar fördel av Microsoft Office 365-appar såväl som olika andra
