Hur man arbetar med transaktioner i ett QuickBooks Online Register

Du öppnar ett register från kontoplanssidan i QuickBooks Online (QBO). För att öppna sidan Kontoplan, klicka på kugghjulsikonen bredvid ditt företags namn och, från menyn som visas, klicka på Kontoplan i kolumnen Inställningar.

Från kontoplanssidan kan du dubbelklicka på vilket konto som helst som visar ett dollarbelopp (inklusive 0) i kolumnen QuickBooks Saldo; alla dessa konton är balansräkningskonton och har register.

Du kan klicka på ett konto för att välja det. Om knappen Registrera ovanför listan med konton blir tillgänglig vet du att du har valt ett balansräkningskonto. Du kan klicka på knappen Registrera för att öppna kontots register.

Ange en transaktion

När du har klickat på knappen Registrera eller dubbelklickat på ett balanskonto kan du registrera en transaktion i ett register; Följ dessa steg:

Klicka var som helst på en tom rad.

QBO fyller i dagens datum och visar en liten listruta ovanför datumet.

Klicka på listrutan och välj den typ av transaktion du vill ange i listan som visas.

Innan du öppnar listrutan visas en titel för en transaktionstyp. När du har öppnat listrutan visar QBO listan över tillgängliga transaktionstyper och, under processen, täcker transaktionsdatumet; det är därför du inte kan se transaktionsdatumet för transaktionen här.

När du öppnar listan över transaktionstyper visar QBO endast de typer av transaktioner som är tillgängliga i kontoregistret du öppnade. Du kan till exempel registrera en kundbetalning i ett bankkontoregister, men du kan inte ange en kundfaktura. På samma sätt kan du registrera en check eller en fakturabetalning i ett bankkontoregister, men du kan inte ange en leverantörsräkning.

Tryck på Tab och ändra vid behov transaktionsdatum.

Tryck på Tab och ange eventuellt ett referensnummer för transaktionen.

Om du till exempel spelar in en check, ange checknumret.

Tryck på Tab och ange ett namn.

Om du till exempel spelar in en betalning som du fått från en kund, välj kundens namn. Om du skriver en check, ange betalningsmottagarens namn.

Ange transaktionsbeloppet i lämplig kolumn.

I ett bankkontoregister registrerar du en betalning du gör i kolumnen första dollarbelopp och ett belopp som du sätter in i kolumnen andra dollarbelopp.

Tryck på Tab.

QBO:s placering av insättningspunkten beror på vilken typ av transaktion du anger. Om du till exempel anger en mottagen betalning, en fakturabetalning eller en återbetalningstransaktion, placerar QBO insättningspunkten i kolumnen Memo, där du kan skriva ett memo för transaktionen.

Om du däremot anger en check, en insättning, ett försäljningskvitto, ett kontantköp, en kostnad, en överföring eller en journalinmatning, placerar QBO insättningspunkten i kontokolumnen. Välj det andra kontot (utöver det konto vars register du har öppnat) som påverkas av transaktionen. Om du till exempel skriver in en check, välj ett utgiftskonto. Om du anger ett konto och trycker på Tab kan du ange ett memo för transaktionen.

Tryck på Tab och klicka sedan på knappen Spara som visas precis under transaktionen.

Redigera en transaktion

Du kan redigera en transaktion från ett register genom att klicka på transaktionen och sedan klicka på knappen Redigera som visas under transaktionen. Du redigerar dock inte transaktionen i registret. Istället öppnar QBO automatiskt transaktionsfönstret för den typ av transaktion du valt. Om du till exempel väljer att redigera en utgiftstransaktion i ett kontoregister visar QBO transaktionen på sidan Kostnadstransaktioner.

Hitta transaktioner

Efter ett tag kan antalet transaktioner i ett register bli väldigt långt, speciellt i ett bankkontoregister. Så att leta efter en transaktion genom att skumma igenom registret – eller öga – kan bli ett icke-produktivt sätt att hitta en transaktion. Istället kan du använda ett par genvägar för att hjälpa dig hitta en viss transaktion.

Först kan du anpassa utseendet på transaktioner i registret; klicka på knappen Anpassa som visas under registernamnet. QBO visar ett fönster som gör att du kan

• Sortera transaktionerna efter datum, referensnummer, belopp (stigande eller fallande), avstämningsstatus eller skapandedatum.

• Filtrera transaktionerna som visas efter avstämningsstatus.

• Visa varje transaktion på endast en registerrad istället för två rader.

Denna figur fokuserar på höger sida av registersidan. Lägg märke till rutan Gå till datum; du kan skriva ett transaktionsdatum och klicka på knappen Gå till höger om rutan Gå till datum för att snabbt se transaktioner som börjar med det datumet.

Dessutom kan du klicka på knappen Hitta i register som visas i det övre högra hörnet på registreringssidan. När du klickar på Hitta i register visar QBO dialogrutan Hitta register.

Från den här dialogrutan kan du söka efter betalningsmottagare, konto, belopp, referensnummer, datum, memo eller transaktionstyp. När du har valt ett av dessa alternativ i listrutan Sök gör du ett val eller skriver vad du vill hitta i sökrutan.

Använd sedan listrutan Matcha om för att ange om transaktionerna som QBO hittar exakt ska matcha, innehålla, vara större än eller vara mindre än informationen du angav i sökrutan. Klicka slutligen på knappen Sök och QBO visar en lista över transaktioner som matchar dina sökkriterier.

I bakgrunden, bakom fönstret Hitta register, öppnar QBO den första transaktionen i listan i transaktionsfönstret där den skapades. Till exempel, om den första transaktionen i listan är en fakturabetalning, öppnar QBO fönstret Faktureringsbetalningstransaktion och visar detaljerna för den första transaktionen som hittades som ett resultat av din sökning.