Hur man arbetar med QuickBooks rapportfönsterknappar

Rapportfönstret i QuickBooks innehåller vanligtvis tio knappar: Anpassa rapport, Kommentera rapport, Dela mall, Memorera, Skriv ut, E-post, Excel, Dölj sidhuvud, Kommentera och Uppdatera.

• Knappen Anpassa rapport

  Knappen Anpassa rapport visar dialogrutan Ändra rapport.

• Kommentar på knappen Rapportera

  

  Genom att klicka på knappen Kommentar på rapport visas fönstret Kommentar på rapport. För att använda dialogrutan Kommentar på rapport klickar du på ett rapportvärde som du vill kommentera med en kommentar. QuickBooks öppnar sedan en kommentarsruta längst ner i fönstret, du skriver in din kommentar och klickar sedan på knappen Spara.

  När du är klar med att kommentera rapporten måste du spara den kommenterade rapporten. Gör det genom att klicka på en OK-knapp när QuickBooks frågar om du vill spara den kommenterade rapporten. Senare, när du skriver ut rapporten, kan du inkludera dina kommentarer. Du skriver ut en sparad kommenterad rapport genom att välja rapporten från menyn Rapporter→Kommenterade rapporter.

• Dela mall-knapp

  Knappen Dela mall, som QuickBooks aktiverar efter att du har anpassat en rapport på något sätt, låter dig dela dina anpassade rapportinställningar (inte data) med andra QuickBooks-användare. När du klickar på den här knappen visar QuickBooks dialogrutan Dela mall.

  Använd dialogrutan för att ge din rapportmall ett namn (helst ett smart namn, tack), beskriv din skräddarsydda rapport med några valbara ord, ange ditt namn och din e-postadress och använd alternativknapparna för att indikera om du vill vara kvar anonym. När du klickar på Dela laddar QuickBooks upp din rapportmall till en Intuit-webbplats där andra kan ta tag i mallen och återanvända den.

• Knappen Memorera

  Knappen Memorera visar dialogrutan Memorera rapport. Dialogrutan Memorize Report låter dig memorera, eller permanent spara, en viss uppsättning inställningar för att skapa rapport. När du har memorerat dessa inställningar kan du skapa exakt samma rapport genom att välja den memorerade rapporten från undermenyn Rapporter→Memorerade rapporter.

  

  Du kan spara en memorerad rapport i den memorerade rapportgruppen. För att göra detta, markera kryssrutan Spara i memorerad rapportgrupp. Använd sedan rullgardinsmenyn Spara i memorerad rapportgrupp för att välja rapportgruppen där den memorerade rapporten ska sparas.

• Utskriftsknapp

  Kommandoknappen Skriv ut visar en rullgardinslista med två alternativ: Rapportera och Spara som PDF. Om du klickar på Skriv ut visar QuickBooks (ibland efter lite irritation) dialogrutan Skriv ut rapporter, som låter dig välja hur rapporten ska skrivas ut och var den ska skrivas ut.

  På fliken Inställningar kan du till exempel välja skrivare, välja sidorientering (antingen stående eller liggande), ange om du bara vill skriva ut ett antal av rapportens sidor, styra sidbrytning och dimensionerna (bredd och höjd) på rapporten. Om du klickar på Spara som PDF visar QuickBooks dialogrutan Spara dokument som PDF, som låter dig skapa en PDF av rapportdokument.

  

  Fliken Marginaler i dialogrutan Skriv ut rapporter låter dig ange de marginaler som QuickBooks ska använda på de utskrivna rapportsidorna. Du anger topp-, höger-, botten- och vänstermarginaler i tum.

  

  Klicka på knappen Förhandsgranska, som finns i dialogrutan Skriv ut rapporter, för att visa förhandsgranskningsfönstret. Förhandsgranskningsfönstret visar hur dina utskrivna rapportsidor ser ut. Fönstret innehåller också knappar som låter dig bläddra till föregående och nästa sida i rapporten, zooma in och ut på rapporten och skriva ut rapporten.

  När du har använt fliken Inställningar och Marginaler för att ange hur QuickBooks ska skriva ut en rapport klickar du på Skriv ut. QuickBooks skickar rapporten till din skrivare.

• E-postknapp

  Kommandoknappen E-post låter dig skicka antingen en Excel-arbetsboksversion av en rapport eller en PDF-version av en rapport till någon annan som en e-postbilaga.

• Excel-knapp

  Om du klickar på Excel-knappen visar QuickBooks en undermeny från vilken du kan välja Skapa nytt arbetsblad eller Uppdatera befintligt arbetsblad. Välj Skapa nytt kalkylblad för att visa dialogrutan Skicka rapport till Excel.

  Dialogrutan Skicka rapport till Excel låter dig ta informationen i en rapport och kopiera den till en fil som ett kalkylprogram, som Microsoft Excel, enkelt kan öppna. Du kan skicka kopian till ett nytt Excel-kalkylblad, till ett befintligt Excel-kalkylblad eller till en .csv-fil (kommaseparerade värden) som kan öppnas av nästan alla kalkylblads- eller databasprogram.

  För att kopiera rapporten till en ny arbetsbok, välj alternativet Skapa nytt arbetsblad i listrutan och sedan radioalternativet I ny arbetsbok.

  För att kopiera rapporten till ett nytt kalkylblad i en befintlig arbetsbok, välj alternativet Skapa nytt arbetsblad i listrutan och sedan alternativknappen I befintlig arbetsbok och skriv sedan in sökvägen och namnet på arbetsboken i textrutan som QuickBooks öppnas efter du klickar på alternativknappen. (Om du inte känner till sökvägen och namnet på arbetsboken, klicka på knappen Bläddra och använd sedan dialogrutan som QuickBooks visar för att hitta arbetsboksfilen.)

  Om du vill kopiera rapporten till ett befintligt Excel-kalkylblad, välj alternativknappen Uppdatera ett befintligt kalkylblad. QuickBooks får Excel att uppdatera den tidigare exporterade arbetsboken.

  

  Om du vill ersätta ett befintligt Excel-kalkylblad med den nya rapporten du skickar till Excel klickar du på alternativknappen Ersätt ett befintligt kalkylblad. Sedan, när QuickBooks öppnar en textruta och lägger till knappen Bläddra, anger du antingen sökvägen och namnet på arbetsboken i textrutan eller klickar på knappen Bläddra, navigerar till arbetsboken och väljer den.

• Dölj rubrikknapp

  Knapparna Dölj sidhuvud och knappen Dölj ändrar hur rapporten visas i rapportfönstret och, om den skrivs ut, på sidan.

  Du klickar på knappen Dölj rubrik för att ta bort rubrikinformationen, till exempel företagsnamnet. Om du döljer rubriken kan du klicka på knappen Dölj sidhuvud igen för att ersätta rubriken.

• Dölj knapp

  Knappen Komprimera komprimerar detaljer i en rapport. QuickBooks visar inte underkonton på en komprimerad rapport - bara konton.

  För att komprimera en rapport som du tidigare komprimerat klickar du på knappen Expandera. QuickBooks ersätter knappen Komprimera med knappen Expandera när rapportfönstret visar en komprimerad rapport.

  Lägg inte ner någon tid på att försöka ta reda på vad knapparna Dölj sidhuvud och Dölj/Utöka gör. Om du har en fråga, visa bara en rapport i rapportfönstret och klicka på kommandoknappen som du har en fråga om. Ändringarna i rapportfönstret visar dig vad kommandoknappen gör.

• Uppdatera-knapp

  Uppdatera-knappen talar om för QuickBooks att uppdatera en rapports information för ändringar i QuickBooks-datafilen. Detta låter galet till en början, men du kan faktiskt lämna rapportfönster öppna. Det innebär att ett rapportfönster kan visa en resultaträkning för till exempel en vecka sedan. Om du har angett flera transaktioner under den senaste veckan kan det hända att rapportdata inte längre stämmer.

  När du klickar på Uppdatera-knappen vet QuickBooks att den bör uppdatera rapporten med de senaste ändringarna.

  QuickBooks uppmanar dig vanligtvis att uppdatera en rapport för ändringar i QuickBooks datafil. Om du inte följer QuickBooks förslag att uppdatera kan du senare klicka på Uppdatera för att uppdatera.