Du arbetar i en kunds QuickBooks Online (QBO) företag på ungefär samma sätt som din kund gör. I den här artikeln fokuserar vi på hur du enkelt kan navigera i en kunds företag, söka efter och granska transaktioner och kommunicera med kunder.
För det mesta är navigering med en mus självklart med ett klick här och ett klick där. Men du kan använda några inte så uppenbara knep för att enkelt navigera, inklusive några kortkommandon. Vissa vanliga navigeringstekniker är specifika för Chrome.
Använda kortkommandon
Gömda i QBO-företag finns kortkommandon som du kanske vill använda. Vi visar dem här i figuren, och du kan också hitta dem på detta fuskblad .
För att se dessa genvägar inom QBO, tillsammans med den aktuella klientens QBO företags-ID, tryck och håll ned Ctrl+Alt och tryck sedan på snedstreckstangenten (/). Mac-användare, använd Ctrl+Alternativ här och i nästa stycke. Om du trycker på Ctrl+Alt+/ utan att öppna ett kund-QBO-företag, är det företags-ID du ser ditt eget.
Kortkommandon som du kan använda när du arbetar i ett QBO-företag
För att använda någon av dessa genvägar, tryck och håll ned Ctrl+Alt och tryck sedan på lämplig tangent för att utföra dess associerade åtgärd. Till exempel, för att öppna fakturafönstret, tryck på Ctrl+Alt+I.
Öppnar flera fönster
Många gånger vill revisorer arbeta med flera fönster, och du kan göra det i QBO. Inom samma QBO-företag kan du duplicera en webbläsarflik med kommandot Nytt fönster på Accountant Tools-menyn på QuickBooks Online Accountant (QBOA) verktygsfält (se följande bild).
Använd kommandot Nytt fönster när du arbetar i ett QBO-företag för att duplicera fönstret du tittar på.
Om du använder Chrome kan du också duplicera en webbläsarflik genom att högerklicka på fliken och välja Duplicera eller, om du är en tangentbordsperson, tryck på Alt+D följt av Alt+Enter (det skulle vara samma sak som att hålla nere ned Alt-tangenten och tryck på D följt av att trycka på Enter). I Firefox kan du duplicera en webbläsarflik genom att klicka i adressfältet och trycka på Alt+Enter.
När du klickar på kommandot Nytt fönster öppnar QBO en ny webbläsarflik och visar samma information som visas på den ursprungliga webbläsarfliken. Men från den punkten kan du visa olika information för samma företag på varje webbläsarflik. Och om du arbetar i Chrome på flera skärmar kan du dela upp flikarna på olika skärmar. Dra fliken du vill placera på en annan bildskärm i riktning nedåt och den delar sig från webbläsaren. Du kan omedelbart dra den till en annan bildskärm, eller så kan du släppa musknappen, i vilket fall en andra instans av Chrome visas. Du kan sedan dra endera instansen till en annan bildskärm.
Samma teknik fungerar i Firefox; dra en Firefox-flik nedåt och släpp musknappen. Fliken delas bort och visas i en andra instans av Firefox. Du kan sedan dra endera instansen till en annan bildskärm.
Om du är ett fan av "delad skärm" kan du använda en Windows-genväg för att visa två flikar sida vid sida. Följ dessa steg i antingen Chrome eller Firefox:
Det finns inget kort, enkelt sätt att visa två fönster vertikalt ovanpå varandra. Du måste manuellt ändra storlek på fönstren och placera dem där du vill ha dem.
Duplicera en webbläsarflik med någon teknik som redan beskrivits.
Dra den aktuella fliken nedåt. Webbläsaren visar fliken du drog i sitt eget webbläsarfönster.
Tryck och håll nere Windows-tangenten (den som visas mellan vänster Ctrl- och vänster Alt-tangenter på tangentbordet) och tryck på en piltangent:
Klicka på det andra tillgängliga fönstret för att göra det till det aktiva fönstret och upprepa steg 3.
I följande figur visade vi balansräkningen (till vänster) och skapade sedan ett andra webbläsarfönster där vi gick ner för att visa transaktionerna på checkkontot. Sedan fäste vi de två fönstren sida vid sida på skärmen.
Två fönster fästa sida vid sida
Du kan klicka på menyknappen i endera eller båda fönstren för att dölja navigeringsfältet (som ger mer skärmtillgång till data, som vi gjorde i figuren).
När du är klar med att arbeta i två fönster, stäng helt enkelt det ena och maximera det andra.
Jobbar i två företag samtidigt
Anta att du är klar med att arbeta med en klient och vill öppna en annan klient. Du kan klicka på knappen Gå till QuickBooks i QBOA-verktygsfältet och välja en ny klient. Eller så kan du klicka på Accountant-knappen i det övre vänstra hörnet av QBOA-gränssnittet för att visa klientsidan igen och sedan klicka på QuickBooks-ikonen till vänster om företagsnamnet du nu vill öppna. Hur som helst, QBOA visar informationen för den nyligen valda klienten.
Det väcker frågan, "Hur arbetar jag i två olika företag samtidigt?" Tja, du kan öppna en annan webbläsare, logga in på QBOA och öppna ett andra QBO-klientföretag. Om du till exempel arbetar i Chrome kan du öppna Windows Edge, Firefox, Safari eller en annan webbläsare med samma QBOA-inloggningsinformation. Du kan sedan öppna två olika företag, som vi gjorde med Chrome och Microsoft Edge i den här figuren.
För att arbeta i två företag samtidigt kan du använda två webbläsare.
Om du arbetar i Chrome kan du också dra fördel av Chrome-användare och öppna Chrome som en annan användare. Du skulle ha två instanser av Chrome som körs samtidigt.
Du kan se tillgängliga transaktioner genom att öppna ett kundföretag i QBO och sedan klicka på menyn Ny. Den här bilden visar menyn Ny öppen.
Transaktionerna du kan skapa när du arbetar i ett QBO-företag
Tillgängliga transaktioner är organiserade på menyn efter den typ av personer som de avser. Och Skapa-menyn innehåller en "Övrigt"-kategori för transaktioner som inte hänför sig till vissa typer av människor - som bankinsättningar.
Om du bara vill se några få vanliga transaktioner klickar du på länken Visa mindre längst ned på menyn Ny. Länken ändras till länken Visa mer så att du kan visa alla typer av transaktioner igen.
Oftare än inte kommer du att söka efter transaktioner i ett QBO-företag hos kunden snarare än att skapa dem. Du kan söka efter transaktioner med hjälp av sökrutan i QBOA-verktygsfältet överst i klientens QBO-företagsfönster (se följande bild). När du klickar i sökrutan visar QBO en lista över de senaste transaktionerna och eventuellt en Hoppa till-lista med uppgifter, kontakter, rapporter och konton.
Sökrutan låter dig söka QBO uppifrån och ned, vilket innebär att en sökterm kan göra det möjligt för dig att skapa transaktioner, komma åt kontaktuppgifter, visa rapporter och få åtkomst till konton.
Skriv valfri fras som du vill använda som sökfilter eller klicka på Avancerad sökning längst ned i söklistan.
Om du ser vad du vill, klicka för att öppna lämpligt fönster. Om du inte ser det du vill ha klickar du på Avancerad sökning i det nedre högra hörnet av menyn, så visar QBO söksidan.
Ange kriterier för en mer specifikt definierad sökning.
Du kan begränsa sökningen till en viss transaktionstyp, välja att söka efter någon av flera typer av data och ange om sökningen ska innehålla, inte innehålla, vara lika med eller inte vara lika med sökkriterierna.
Från vilket transaktionsfönster som helst kan du se senaste transaktioner av den typen genom att klicka på knappen som visas i transaktionens namnlist, omedelbart till vänster om transaktionstypens namn. Knappbilden ser lite ut som en klocka.
Du och dina teammedlemmar kan använda Notes-funktionen i QBOA för att dokumentera all slags information om någon av dina kunder. För varje anteckning tilldelar QBOA automatiskt tiden då anteckningen skapades och teammedlemmen som skapade anteckningen. Teammedlemmar som har åtkomst till klienten kan visa och redigera klientens anteckningar. Och du kan "fästa" anteckningar för att göra dem lätta att hitta. Du kan tänka på QBOAs Notes-funktion som ett sätt att skapa elektroniska klisterlappar.
För att skapa en anteckning, visa din QBOA-hemsida (du kan klicka på QB Accountant-symbolen i det övre vänstra hörnet av QBOA-gränssnittet) och klicka sedan på Klienter i navigeringsfältet. I din klientlista klickar du på namnet på klienten som du vill skapa en anteckning för (inte QB-symbolen, utan klientens namn). QBOA visar sidan som visas här.
Sidan där du skapar en kundanteckning.
Skriv din anteckning och klicka på Spara. När du har sparat en anteckning kan du fästa den. flytta muspekaren över noten (pekaren visas som en hand) och alternativ för noten visas i det nedre högra hörnet:
Kommunikation är avgörande i alla samhällsskikt, inklusive mellan en kund och en revisor. Du kan använda verktyg i QBO och QBOA för att kommunicera med dina kunder som har QBO-abonnemang.
Om du föredrar det kan du hoppa över att använda QBO och QBOA för att kommunicera och bara använda e-post.
Du kan till exempel använda Client Requests för att till exempel begära att din kund skickar ett kontoutdrag till dig. Sådana meddelanden som du skickar från QBOA visas på My Accountant-sidan hos kundens QBO-företag. Följ dessa steg:
Från QBOA klickar du på Arbeta i navigeringsfönstret.
Klicka på Skapa klientförfrågan. QBOA visar panelen Client Request på höger sida av skärmen.
Skriv ett namn för begäran. Se detta som ämnesraden i ett e-postmeddelande.
Välj en klient. Endast kunder med QBO-prenumerationer visas i listan.
Ange förfallodatum för begäran.
Om du vill kan du fylla i resten av fälten på förfrågningsformuläret, inklusive att lägga till eventuella dokument du vill skicka till din klient.
Du kan valfritt markera kryssrutan Meddela klient för att skicka ett QBOA-genererat e-postmeddelande till klienten och meddela honom om begäran.
Klicka på Publicera till kundens snabbböcker.
Använd den här panelen för att kommunicera med en QBO-klient på ett allmänt sätt.
Om du valde Notify Client i steg 7 visar QBOA en förhandsgranskning av meddelandet du kommer att skicka till din klient. När du har granskat den klickar du på Publicera och skicka e-post.
En förhandsvisning av ett meddelande om klientförfrågan
När din kund öppnar sitt QBO-företag kan han klicka på Min revisor i navigeringsfönstret för att se meddelandet och svara på det.
En kundförfrågan i en kunds QBO-företag
För att svara på meddelandet med QBO klickar klienten på meddelandet på sidan Min revisor för att visa en panel som den som visas, där klienten kan skriva ett meddelande och bifoga alla nödvändiga dokument.
Panelen som din klient använder för att svara på en klientförfrågan som du genererade
Dokument får inte vara större än 30 MB.
När du får ett dokument från en klient kan du hämta det i QBOA. Klicka på Klienter i navigeringsfönstret och klicka på klientens namn i klientlistan. QBOA öppnar kundens informationssida, där du klickar på fliken Delade dokument som visas.
Sidan Delade dokument i ett kund-QBO-företag efter att en revisor har tagit emot en kunds dokument
Därifrån kan du ladda ner dokumentet eller klicka på länken i kolumnen Begäran för att se/uppdatera den ursprungliga begäran. Alla ändringar du gör visas på fliken Arbete.
Zoom har blivit det populära valet det senaste året, med så många nya människor som jobbar hemifrån för första gången. Det är särskilt bra om du måste använda
Chattapplikationer som används för produktivitet behöver ett sätt att förhindra att viktiga meddelanden går förlorade i större, längre konversationer. Kanaler är en
Microsoft Teams är avsett att användas inom en organisation. Generellt sett ställs användare in över en aktiv katalog och normalt från samma nätverk eller
Så här söker du efter Trusted Platform Module TPM-chip på Windows 10
Microsoft Teams är en av många appar som har sett en stadig ökning av antalet användare sedan arbetet har flyttat online för många människor. Appen är ett ganska robust verktyg för
Microsoft Office har för länge sedan gått över till en prenumerationsbaserad modell, men äldre versioner av Office, dvs. Office 2017 (eller äldre) fungerar fortfarande och de
Hur man installerar Zoom-videokonferensappen på Linux
Microsoft Teams är en app som har sett en drastisk ökning av antalet användare sedan så många människor började arbeta hemifrån. Det är ett ganska bra verktyg för
Videokonferensverktyg är mer komplexa appar och som sådan kommer du att förvänta dig ett användargränssnitt som kräver lite inlärning och att vänja sig vid. UI för komplexa appar har
Microsoft Teams är mer än en chattapplikation; det är ett samarbetsverktyg som drar fördel av Microsoft Office 365-appar såväl som olika andra
