Om du måste beställa grejer till ditt företag, överväg att använda PO:s. Skapa QuickBooks POs även om du beställer varor per telefon eller per telegraf eller till och med via World Wide Web - det vill säga när du inte begär varor skriftligen. Genom att fylla i POs kan du avgöra vilka varor du har på beställning och när varorna kommer fram. Allt du behöver göra är att fråga QuickBooks "Vad finns på beställning, och när kommer det, ändå?" Aldrig mer kommer du behöva tappa din hjärna för att komma ihåg om du har beställt de där thingamajigs och doohickeys.
Och när räkningen kommer har du redan den specificerad på PO-formuläret. Gissa vad? Efter att ha skrivit alla artiklar på din inköpsorder behöver du inte fylla i en artiklar på din check när du betalar räkningen. Eller, om du betalar räkningar med leverantörsreskontrametoden, behöver du inte fylla i fliken Artiklar i fönstret Ange räkningar. När föremålen anländer är allt du behöver göra att meddela QuickBooks; föremålen läggs omedelbart till i din inventeringslista.
Använd POs för varor som du beställer – det vill säga för varor som du kommer att ta emot och betala för i framtiden. Om du köper varor över disk eller tar emot varor som du inte beställt behöver du uppenbarligen ingen beställning. Vad du behöver göra är att betala räkningen och inventera föremålen som du just köpt.
QuickBooks låter dig anpassa ditt PO-formulär, arbeta från början för att skapa ett nytt PO-formulär eller arbeta från en befintlig PO-mall.
För att skapa ett "från grunden" PO-formulär, välj Leverantörer → Skapa inköpsorder och klicka på knappen Anpassa design på fliken Formatering i den resulterande dialogrutan. QuickBooks visar en Intuit-webbsida som leder dig genom stegen för att skapa ditt eget mycket anpassade formulär.
För att anpassa ett befintligt inköpsformulär, välj Leverantörer → Skapa inköpsorder och klicka sedan på knappen Anpassa datalayout på fliken Formatering i dialogrutan som visas. QuickBooks, i det här fallet, uppmanar dig att göra en kopia av inköpsorderformuläret och visar sedan dialogrutan Ytterligare anpassning (visas inte), som tillhandahåller knappar och rutor som du kan använda för att ändra standardformuläret för QuickBooks PO så att data du vill visas och är märkt som du vill.
Dialogrutan Ytterligare anpassning tillhandahåller ett område för förhandsgranskning som du kan använda för att se hur dina ändringar ser ut och en Avbryt-knapp som du kan klicka på om det går fruktansvärt överstyr. Dessutom innehåller dialogrutan Ytterligare anpassning en Layoutdesigner-knapp, som du kan klicka på för att öppna Layout Designer-fönstret. Fönstret Layout Designer låter dig bli en riktig layoutkonstnär och göra alla möjliga ändringar i din PO helt enkelt genom att flytta fält runt sidan med musen.
Knappen Hantera mallar, även tillgänglig på fliken Formatering, låter dig välja det PO-formulär du vill anpassa när du tidigare har skapat mer än ett formulär.
Du kanske har ont om prylar, doohickeys eller något annat föremål på din artikellista, och du är redo att ordna om dessa saker – vad de än är. Följ dessa steg för att fylla i en köporder:
1. Välj Leverantörer → Skapa inköpsorder.
Du kan också klicka på ikonen Inköpsorder på hemskärmen eller klicka på området Nya transaktioner i Vendor Center och sedan välja Inköpsorder. Du ser fönstret Skapa inköpsorder, som liknar bilden som visas. Observera att de exakta detaljerna i detta fönster beror på hur du anpassar ditt PO-formulär.
Fönstret Skapa inköpsorder.
2. Välj en leverantör från rullgardinsmenyn Leverantör.
Klicka på nedåtpilen för att se en lista över dina leverantörer. Klicka på en leverantör för att se dess namn och adress i rutan Leverantör. Om du inte kan hitta namnet på leverantören på din meny, välj Lägg till ny från menyn och fyll sedan i informationen om leverantören i dialogrutan Ny leverantör som visas. Klicka på OK när du är klar med dialogrutan.
3. Om du spårar ditt lager efter klass, välj en klass från rullgardinsmenyn Klass.
Fönstret Skapa inköpsorder kanske inte har en rullgardinsmeny för klass. Om den inte gör det, och du vill att den ska ha en, måste du ställa in QuickBooks för att spåra utgifter efter klass. För att göra det, öppna QuickBooks-filen i enanvändarläge som administratör. Välj sedan Redigera → Inställningar och klicka på bokföringsikonen i listan till vänster. (Du kan också behöva klicka på fliken Företagsinställningar.) Markera slutligen kryssrutan Använd klassspårning och klicka sedan på OK.
4. (Valfritt) Välj en Rep, ett förväntat datum och en FOB om du använder dem på din PO.
Du kan behöva fylla i andra fält innan du kommer till artikel-för-artikel-beskrivningarna längst ner. Återigen, dessa fält kanske inte visas om du inte har angett att du vill ha dem i ditt formulär.
5. Flytta till kolumnen Artikel och börja ange varorna du beställer.
Att ange föremålen är den viktigaste delen av att skapa en PO. När du flyttar in i kolumnen Objekt förvandlas den till en rullgardinsmeny. Klicka på nedåtpilen för att se objektlistan. Du kan behöva bläddra till objektet som du vill ange. Ett snabbt sätt att bläddra till objektet är att skriva de första bokstäverna i objektets namn. Om du skriver namnet på ett objekt som inte finns i objektlistan, frågar QuickBooks om du vill ställa in det här objektet. Om så är fallet klickar du på Konfigurera och fyller sedan i dialogrutan Nytt objekt.
Ange så många objekt du vill i kolumnen Artikel. QuickBooks fyller i en artikelbeskrivning åt dig, men du kan redigera vad som helst i kolumnen Beskrivning om det behövs. I kolumnen Antal anger du hur många av varje artikel du behöver.
6. Om du vill, fyll i fältet Leverantörsmeddelande — men fyll definitivt i fältet Memo.
Fältet Leverantörsmeddelande är där du skickar ett meddelande till den part som tar emot din beställning. Du kan skriva Get me this stuff pronto!
Oavsett vad du gör, se till att fylla i Memo-fältet. Det du skriver i det här fältet visas i dialogrutan Öppna inköpsorder, och denna information är det säkraste sättet för dig att identifiera vad denna inköpsorder är till för. Ange något meningsfullt som du kan förstå om två veckor, tre veckor eller en månad från nu när du betalar för de varor du beställer.
Överst i fönstret Skapa inköpsorder finns kryssrutan Skriv ut senare, som talar om för dig om du vill skriva ut denna inköpsorder. Om du vill skriva ut köpordern, se till att den här kryssrutan är markerad. När du har skrivit ut köpordern försvinner bocken från rutan.
7. Klicka på Skriv ut för att skriva ut köpordern.
Om denna PO är en av många som du har fyllt i och du vill skriva ut flera på en gång, klicka på pilen under knappen Skriv ut och välj Batch från rullgardinsmenyn. Innan du skriver ut köpordern kanske du vill klicka på nedåtpilen under knappen Skriv ut och välja Förhandsgranska för att se hur köpordern kommer att se ut när du skriver ut den. QuickBooks visar en kopia av inköpsordern på skärmen. Jag hoppas att det ser okej ut.
Du använder Historik-knappen efter att du fått de artiklar som du så noggrant har listat på PO. När du har tagit emot varorna och registrerat deras kvitto, klickar du på den här knappen berättar QuickBooks att ge dig hela historiken för ett föremål - när du beställde den och när du fick den.
När det gäller de andra knapparna överst tror jag att du vet vad det är.
8. Klicka på Spara & Ny eller Spara & Stäng för att registrera köpordern.
QuickBooks sparar inköpsordern och visar ett nytt tomt PO-fönster där du kan lägga in en annan beställning.
Du spelar in PO:n. Ett par veckor går och du frågar dig själv: "Beställde jag dom där doohickeys från Acme?" Välj Rapporter → Inköp → Öppna inköpsorder för att se en rapport som listar utestående inköpsorder. Eller klicka på Rapportcenter, välj Inköp i den vänstra kolumnen, klicka på knappen Listvy i det övre högra hörnet för att få en faktisk lista över inköpsrapporter och klicka sedan på rapporten Öppna inköpsorder. Alternativt kan du använda Rapportcenterkarusellen för att bläddra igenom rapporterna i en kategori. För att använda karusellen, välj Köp i den vänstra kolumnen, klicka på knappen Karusellvy (bredvid knappen Listvy) och klicka sedan på stapelbilden med rapporter som visas till vänster eller höger om bilden av den valda Rapportera.
Efter att dina doohickeys och prylar har anlänt med kameltåg måste du registrera mottagandet av föremålen och lägga till dem i din artikellista.
De två första sakerna att göra är att notera om grejorna kom med en räkning och sedan bestämma hur du vill betala för det. Dessa beslut är desamma som du måste fatta om du tar emot varor utan att först ha fyllt i en PO.
Du spelar in PO-föremål som du tar emot på samma sätt som du spelar in andra föremål som du tar emot:
Oavsett vilket fönster du använder, när du väljer leverantören som sålde dig PO-varorna, varnar QuickBooks dig om att det finns öppna PO:s för leverantören och frågar dig om du vill ta emot mot en PO. Självklart gör du det. ( Ta emot mot betyder helt enkelt att jämföra det du beställde med det du fick.) När du klickar på Ja visar QuickBooks dialogrutan Öppna inköpsorder, som visas här. Välj den/de PO som du tar emot mot och klicka sedan på OK. QuickBooks fyller i fliken Artiklar för att visa alla saker du beställt. Om det som QuickBooks visar inte är det du fått, kan du behöva göra justeringar.
Dialogrutan Öppna inköpsorder.
Zoom har blivit det populära valet det senaste året, med så många nya människor som jobbar hemifrån för första gången. Det är särskilt bra om du måste använda
Chattapplikationer som används för produktivitet behöver ett sätt att förhindra att viktiga meddelanden går förlorade i större, längre konversationer. Kanaler är en
Microsoft Teams är avsett att användas inom en organisation. Generellt sett ställs användare in över en aktiv katalog och normalt från samma nätverk eller
Så här söker du efter Trusted Platform Module TPM-chip på Windows 10
Microsoft Teams är en av många appar som har sett en stadig ökning av antalet användare sedan arbetet har flyttat online för många människor. Appen är ett ganska robust verktyg för
Microsoft Office har för länge sedan gått över till en prenumerationsbaserad modell, men äldre versioner av Office, dvs. Office 2017 (eller äldre) fungerar fortfarande och de
Hur man installerar Zoom-videokonferensappen på Linux
Microsoft Teams är en app som har sett en drastisk ökning av antalet användare sedan så många människor började arbeta hemifrån. Det är ett ganska bra verktyg för
Videokonferensverktyg är mer komplexa appar och som sådan kommer du att förvänta dig ett användargränssnitt som kräver lite inlärning och att vänja sig vid. UI för komplexa appar har
Microsoft Teams är mer än en chattapplikation; det är ett samarbetsverktyg som drar fördel av Microsoft Office 365-appar såväl som olika andra
