Hur du planerar ditt QuickBooks 2014-system

Om du förstår ett par stora saker - vad redovisning gör och vad redovisningssystem gör - från första början, kommer du att upptäcka att QuickBooks installationsprocessen är mycket mer meningsfull.

Vad bokföring gör

Tänk på vad bokföring gör. Folk kan argumentera om de små detaljerna, men de flesta håller med om att bokföring gör följande fyra viktiga saker:

• Mäter vinster och förluster

• Rapporter om ett företags finansiella ställning (dess tillgångar, skulder och nettoförmögenhet)

• Ger detaljerade register över tillgångar, skulder och ägarkonton

• Tillhandahåller finansiell information till intressenter, särskilt till ledningen

Vad bokföringssystem gör

Ta nu en kort titt på vad redovisningssystem, eller åtminstone vad redovisningssystem för småföretag, vanligtvis gör:

• Ta fram finansiella rapporter, inklusive resultaträkningar, balansräkningar och andra redovisningsrapporter.

• Skapa affärsformulär, inklusive checkar, lönecheckar, fakturor, kundutdrag och så vidare.

• Håll detaljerade register över nyckelkonton, inklusive kontanter, kundfordringar (belopp som kunder är skyldiga ett företag), leverantörsskulder (belopp som ett företag är skyldigt sina leverantörer), lagerartiklar, anläggningstillgångar och så vidare.

• Utföra specialiserade informationshanteringsfunktioner. Till exempel i förlagsbranschen betalar bokförlagen ofta royalties till författare. Så royaltyredovisning är en uppgift som bokförlagens redovisningssystem vanligtvis måste göra.

Vad QuickBooks gör

Okej, när du har förstått vad redovisning gör och vad redovisningssystem vanligtvis gör, kan du se med lite perspektiv vad QuickBooks gör:

• Tar fram bokslut

• Genererar många vanliga affärsformer, inklusive checkar, lönecheckar, kundfakturor, kundutdrag, kreditnotor och inköpsorder

• Håller detaljerade register över en handfull nyckelkonton: kontanter, kundfordringar, leverantörsskulder och inventarier i enkla inställningar

QuickBooks gör tre av de fyra saker som du kan förvänta dig att ett redovisningssystem gör. QuickBooks tillhandahåller dock inte den specialiserade bokföringsgrejen. Till exempel gör QuickBooks inte royaltyredovisning.

Och nu till de dåliga nyheterna

Så QuickBooks gör tre av de fyra saker som redovisningssystem gör, men det gör inte allt. QuickBooks är ofta en ofullständig redovisningslösning. Var därför försiktig med att ställa dina förväntningar. Vanligtvis måste du också ta reda på lösningar för några av dina speciella redovisningskrav.

QuickBooks ger användare och företag mycket flexibilitet. Så, för att återgå till det tidigare exemplet, kan en bokförläggare göra mycket av vad den behöver göra för royaltyredovisning i QuickBooks. Detta royaltyredovisningsarbete kräver helt enkelt ett visst mått av fifflande eftersom företaget håller på att sätta upp QuickBooks.

Men QuickBooks (eller åtminstone de mest populära versionerna av QuickBooks) lider av ett par betydande svagheter:

• QuickBooks Pro tillhandahåller inte ett bra sätt att hantera tillverkningen av inventarier. QuickBooks Premier och QuickBooks Enterprise Solutions stöder dock enkel tillverkningsredovisning.

  Och QuickBooks Enterprise Solutions tillhandahåller ytterligare inventeringshanteringsmöjligheter (flera lagerplatser, spårning av parti- och serienummer och FIFO-kostnad) som en del av funktionen Advance Inventory. (Dessa versioner av QuickBooks hjälper dig att redogöra för processen att förvandla råvaror till färdiga varor och även hantera vissa verkliga lagerkomplexiteter.)

• Endast QuickBooks Enterprise Solutions hanterar situationen med att lagra inventarier på flera platser. Med andra ord visar QuickBooks Pro och QuickBooks Premier helt enkelt till exempel att du har 3 000 widgets. Det låter dig inte hålla reda på det faktum att du har 1 000 widgets på lagret, 500 widgets i butik A och 1 500 widgets i butik B.

Trots det faktum att QuickBooks kan vara en ofullständig lösning och kanske inte hanterar inventering som du vill eller behöver, är QuickBooks fortfarande en mycket bra lösning. Nej, vänta, det är inte riktigt starkt nog. Vad QuickBooks gör, det gör det väldigt bra.

Det är mycket mer troligt att en bokföringsprogramprodukt med 600 användare, till exempel, kommer att avvecklas snarare än en produkt som QuickBooks, som har 4 miljoner kunder.