Kommandot QuickBooks Condense skapar en permanent kopia av QuickBooks datafil. (Denna kopia kallas en arkivkopia av filen.) En arkivkopia av företagsfilen motsvarar en ögonblicksbild av företagsfilen som den existerar vid en viss tidpunkt.
Om någon senare har en fråga - kanske din revisor, eller en federal eller statlig revisor - kan du använda arkivkopian av datafilen för att visa hur företagsfilen såg ut vid en viss tidpunkt.
När du har förstått vad arkivering handlar om är processen ganska enkel. Följ dessa steg för att kondensera QuickBooks företagsfil:
QuickBooks visar den första dialogrutan Kondensera data.
Det här alternativet talar om för QuickBooks att du vill göra två saker: skapa en arkivkopia av QuickBooks-datafilen och ta bort den arbetande företagsfilen så att den inte är så stor. QuickBooks minskar storleken på den fungerande versionen av företagsdatafilen genom att ta bort gamla, avslutade transaktioner om du i steg 3 väljer att ta bort transaktioner.
För att ange datumet innan avslutade transaktioner ska tas bort, skriv in datumet i datumrutan. Om du vill förtäta filen genom att ta bort transaktioner före den 31 december 2010, till exempel, anger du 1/1/2011 i datumrutan.
Observera dock att du inte behöver känna dig tvångsmässig för att ta bort ett gäng avslutade transaktioner. Du tar bara bort slutna transaktioner om din QuickBooks-företagsfil blir för stor. Du kan enkelt arbeta med en QuickBooks-företagsfil som är 25 MB, 50 MB eller till och med 100 MB (megabyte).
Även om du vanligtvis kondenserar en QuickBooks-fil genom att ta bort gamla, slutna transaktioner, skapar kommandot Condense också filer utan transaktioner. För att skapa en fil som innehåller listor och inställningar men inga transaktioner, klicka på alternativknappen Alla transaktioner. Förresten, du kan använda alternativet Alla transaktioner för att bygga en nästan tom fil som du kan återanvända (som för utbildning).
QuickBooks visar den andra dialogrutan Kondensera data.
Om din QuickBooks-fil innehåller lagertransaktioner rekommenderar QuickBooks att du tar bort gamla lagertransaktioner. När QuickBooks visar den andra dialogrutan Kondensera data kan du be QuickBooks att göra just detta genom att välja alternativet Sammanfatta lagertransaktioner. (Om du inte vill ta bort gamla transaktioner, välj knappen Behåll lagertransaktionsdetaljer.)
När du klickar på Nästa fortsätter du till den tredje dialogrutan Kondensera data (visas inte), som frågar vilka transaktioner som ska anses vara avslutade.
QuickBooks ber om lite mer information om exakt vad som utgör en sluten eller gammal transaktion som bör tas bort. Du markerar kryssrutor för att indikera om transaktioner före borttagningsdatumet ska tas bort även om de är orensade, markerade för att skrivas ut, flaggade som ska skickas och så vidare.
När du klickar på Nästa går du vidare till den fjärde dialogrutan Kondensera data.
Använd den fjärde dialogrutan Kondensera data för att berätta för QuickBooks att förutom att ta bort gamla slutna transaktioner, bör den rensa upp några av listorna. Du kan markera kryssrutor i dialogrutan Kondensera data som talar om för QuickBooks att ta bort oanvända konton, oanvända kunder, oanvända leverantörer och så vidare.
Genom att rensa upp din lista genom att ta bort oanvända listobjekt minskar du inte bara storleken på företagsfilen, utan gör det också lättare för människor att arbeta med listan.
När du klickar på Nästa visar QuickBooks den femte sidan i dialogrutan Kondensera data.
När du har beskrivit hur du vill att QuickBooks ska arkivera och kondensera företagsfilen, visar QuickBooks den femte dialogrutan Kondensera data. Dialogrutan berättar att arkiveringsprocessen börjar med att QuickBooks gör en kopia av datafilen och att kondenseringsoperationen kan ta flera minuter eller till och med flera timmar att slutföra.
QuickBooks påbörjar processen att kondensera datafilen.
Allra i början av kondenseringsprocessen uppmanar QuickBooks dig att säkerhetskopiera QuickBooks företagsfil. Säkerhetskopiering av QuickBooks företagsfil som en del av en kondenseringsoperation fungerar på samma sätt som att säkerhetskopiera QuickBooks företagsfil när som helst.
När du har säkerhetskopierat QuickBooks företagsfil, sparar QuickBooks en arkivkopia av företagsfilen och rensar sedan upp arbetsversionen av företagsfilen genom att använda dina instruktioner. Återigen, som nämnts i de tidigare stegen, kan rensningsprocessen ta bara några minuter, eller det kan ta flera timmar om din fil är mycket stor.
Zoom har blivit det populära valet det senaste året, med så många nya människor som jobbar hemifrån för första gången. Det är särskilt bra om du måste använda
Chattapplikationer som används för produktivitet behöver ett sätt att förhindra att viktiga meddelanden går förlorade i större, längre konversationer. Kanaler är en
Microsoft Teams är avsett att användas inom en organisation. Generellt sett ställs användare in över en aktiv katalog och normalt från samma nätverk eller
Så här söker du efter Trusted Platform Module TPM-chip på Windows 10
Microsoft Teams är en av många appar som har sett en stadig ökning av antalet användare sedan arbetet har flyttat online för många människor. Appen är ett ganska robust verktyg för
Microsoft Office har för länge sedan gått över till en prenumerationsbaserad modell, men äldre versioner av Office, dvs. Office 2017 (eller äldre) fungerar fortfarande och de
Hur man installerar Zoom-videokonferensappen på Linux
Microsoft Teams är en app som har sett en drastisk ökning av antalet användare sedan så många människor började arbeta hemifrån. Det är ett ganska bra verktyg för
Videokonferensverktyg är mer komplexa appar och som sådan kommer du att förvänta dig ett användargränssnitt som kräver lite inlärning och att vänja sig vid. UI för komplexa appar har
Microsoft Teams är mer än en chattapplikation; det är ett samarbetsverktyg som drar fördel av Microsoft Office 365-appar såväl som olika andra
