Hur du kondenserar din QuickBooks 2013-datafil

Kommandot QuickBooks 2013 Condense skapar en permanent kopia, kallad en arkivkopia , av QuickBooks datafil. En arkivkopia av företagsfilen motsvarar en ögonblicksbild av företagsfilen som den existerar vid en viss tidpunkt.

Om någon senare har en fråga - kanske din revisor, eller en federal eller statlig revisor - kan du använda arkivkopian av datafilen för att visa hur företagsfilen såg ut vid en viss tidpunkt.

När du har förstått vad arkivering handlar om är det ganska enkelt. Följ dessa steg för att kondensera QuickBooks företagsfil:

Välj kommandot Arkiv→ Verktyg→ Kondensera data.

QuickBooks visar den första dialogrutan Kondensera data, som visas i illustrationen nedan.

Välj alternativknappen Transaktioner före ett visst datum.

Det här alternativet talar om för QuickBooks att du vill göra två saker: skapa en arkivkopia av QuickBooks-datafilen och smalna ner storleken på den arbetande företagsfilen så att den inte är så stor. QuickBooks minskar storleken på den fungerande versionen av företagsdatafilen genom att ta bort gamla, avslutade transaktioner om du i steg 3 väljer att ta bort transaktioner.

Ange datumet Ta bort transaktioner före.

För att ange det datum före vilket avslutade transaktioner ska tas bort, skriv in datumet i den angivna datumrutan. Om du vill komprimera filen genom att ta bort transaktioner före den 31 december 2010, till exempel, skriv in 1/1/2011 i datumrutan .

Observera dock att du inte behöver känna dig tvångsmässig för att ta bort ett gäng avslutade transaktioner. Du tar bara bort slutna transaktioner om din QuickBooks-företagsfil blir för stor. Du kan enkelt arbeta med en QuickBooks-företagsfil som är 25 MB, 50 MB eller till och med 100 MB (megabyte).

Klicka på Nästa när du har angett vilka transaktioner QuickBooks ska ta bort. QuickBooks visar den andra dialogrutan Kondensera data, som visas i följande illustration.

Ange hur lagertransaktioner ska komprimeras.

Om din QuickBooks-fil innehåller lagertransaktioner rekommenderar QuickBooks att du tar bort gamla lagertransaktioner. När QuickBooks visar den andra dialogrutan Kondensera data kan du be QuickBooks att göra just detta genom att välja alternativet Ta bort lagertransaktioner. (Om du inte vill ta bort gamla transaktioner, välj knappen Behåll alla lagertransaktioner.) Klicka på Nästa för att fortsätta till den tredje dialogrutan Kondensera data (visas inte), som frågar vilka transaktioner som ska anses vara avslutade.

Ange vilka transaktioner som ska anses vara avslutade.

När du klickar på Nästa ber QuickBooks om lite mer information om vad som exakt utgör en sluten eller gammal transaktion som bör tas bort. Du markerar kryssrutor för att indikera om transaktioner före borttagningsdatumet ska tas bort även om de är orensade, markerade för att skrivas ut, flaggade som ska skickas och så vidare. Och sedan klickar du på Nästa för att gå vidare till den fjärde dialogrutan Kondensera data.

Ange eventuell listrensning som ska ske.

Använd den fjärde dialogrutan Kondensera data för att berätta för QuickBooks att den också borde rensa upp några av listorna. Du kan till exempel markera kryssrutor i dialogrutan Kondensera data.

Genom att rensa upp din lista genom att ta bort oanvända listobjekt minskar du inte bara storleken på företagsfilen, utan gör det också lättare för människor att arbeta med listan.

Klicka på Nästa.

QuickBooks visar den femte sidan i dialogrutan Kondensera data, som visas i följande illustration.

Bekräfta din kondenserings- och arkiveringsoperation.

När du har beskrivit hur du vill att QuickBooks ska arkivera och kondensera företagsfilen, visar QuickBooks den femte dialogrutan Kondensera data. Den här dialogrutan ber dig bekräfta ditt beslut att arkivera och kondensera datafilen. Använd den här dialogrutan för att bekräfta att du vill arkivera och kondensera data.

Klicka på Börja kondensera.

QuickBooks påbörjar processen att kondensera datafilen.

Säkerhetskopiera datafilen när du uppmanas.

Allra i början av kondenseringsprocessen uppmanar QuickBooks dig att säkerhetskopiera QuickBooks företagsfil. Säkerhetskopiering av QuickBooks företagsfil som en del av en kondenseringsoperation fungerar på samma sätt som att säkerhetskopiera QuickBooks företagsfil när som helst.

När du har säkerhetskopierat QuickBooks företagsfil, sparar QuickBooks en arkivkopia av företagsfilen och rensar sedan upp arbetsversionen av företagsfilen genom att använda dina instruktioner. Återigen, som nämnts i de tidigare stegen, kan saneringsprocessen bara ta några minuter eller det kan ta flera timmar om din fil är mycket stor.