Kommandot QuickBooks 2012 Condense skapar en permanent kopia, kallad en arkivkopia, av QuickBooks datafil. En arkivkopia av företagsfilen motsvarar en ögonblicksbild av företagsfilen som den existerar vid en viss tidpunkt.
Om någon senare har en fråga - kanske din revisor, eller en federal eller statlig revisor - kan du använda arkivkopian av datafilen för att visa hur företagsfilen såg ut vid en viss tidpunkt
När du har förstått vad arkivering handlar om är det ganska enkelt. Följ dessa steg för att kondensera QuickBooks företagsfil:
Välj kommandot Arkiv→ Verktyg→ Kondensera data.
QuickBooks visar den första dialogrutan Kondensera data, som visas i illustrationen nedan.
Välj alternativknappen Transaktioner före ett visst datum.
Det här alternativet talar om för QuickBooks att du vill göra två saker: Skapa en arkivkopia av QuickBooks datafil och minska storleken på den arbetande företagsfilen så att den inte är så stor. QuickBooks minskar storleken på den fungerande versionen av företagsdatafilen genom att ta bort gamla, avslutade transaktioner om du i steg 3 väljer att ta bort transaktioner.
Ange datumet Ta bort transaktioner före.
För att ange det datum före vilket avslutade transaktioner ska tas bort, skriv in datumet i den angivna datumrutan. Om du till exempel vill sammanfatta filen genom att ta bort transaktioner före den 31 december 2009, skriv in 2009-12-31 i datumrutan .
Observera dock att du inte behöver känna dig tvångsmässig för att ta bort ett gäng avslutade transaktioner. Du tar bara bort slutna transaktioner om din QuickBooks-företagsfil blir för stor. Du kan enkelt arbeta med en QuickBooks-företagsfil som är 25, 50 eller till och med 100 MB (megabyte) stor.
Klicka på Nästa när du har angett vilka transaktioner QuickBooks ska ta bort. QuickBooks visar den andra dialogrutan Kondensera data, som visas i följande illustration.
Ange hur och om QuickBooks ska sammanfatta transaktionerna som den kommer att ta bort.
Använd den andra dialogrutan Kondensera data för att ange hur QuickBooks ska sammanfatta transaktionerna som den kommer att ta bort. Du kan låta QuickBooks sammanfatta transaktioner med en enda journalanteckning eller en månatlig journalpost - ett val du gör genom att göra lämplig alternativknapp.
Eller så kan du välja alternativet Skapa inte en sammanfattning för att indikera att du inte vill att QuickBooks ska skapa en sammanfattande journalpost för att ersätta transaktioner som tas bort. Klicka på Nästa när du är klar. QuickBooks visar den tredje dialogrutan Kondensera data (visas inte), som frågar hur lagertransaktioner ska kondenseras.
Ange hur lagertransaktioner ska sammanfattas.
Om din QuickBooks-fil innehåller lagertransaktioner rekommenderar QuickBooks att du tar bort gamla lagertransaktioner. När QuickBooks visar den tredje dialogrutan Kondensera data kan du be QuickBooks att göra just detta genom att välja alternativet Ta bort lagertransaktioner. Klicka på Nästa för att fortsätta till den fjärde dialogrutan Kondensera data (visas inte), som frågar vilka transaktioner som ska anses vara avslutade.
Ange vilka transaktioner som ska anses vara avslutade.
När du klickar på Nästa för att gå förbi dialogrutan Kondensera data som frågar om lagertransaktioner, ber QuickBooks om lite mer information om vad som exakt utgör en "stängd" eller "gammal" transaktion som bör tas bort.
Du kryssar i rutor för att ange om transaktioner före borttagningsdatumet ska tas bort även om de är oklara, markerade som ska skrivas ut, flaggade som ska skickas och så vidare. Och sedan klickar du på Nästa för att gå vidare till den femte dialogrutan Kondensera data.
Ange eventuell listrensning som ska ske.
Använd den fjärde dialogrutan Kondensera data för att berätta för QuickBooks att den också borde rensa upp några av listorna. Du kan markera kryssrutor i dialogrutan Kondensera data. Genom att rensa upp din lista genom att ta bort oanvända listobjekt minskar du inte bara storleken på företagsfilen, du gör det också lättare för människor att arbeta med listan.
Klicka på Nästa.
QuickBooks visar den femte sidan i dialogrutan Kondensera data, som visas i följande illustration.
Bekräfta din kondenserings- och arkiveringsoperation.
När du har beskrivit hur du vill att QuickBooks ska arkivera och kondensera företagsfilen, visar QuickBooks den femte dialogrutan Kondensera data. Den här dialogrutan ber dig bekräfta ditt beslut att arkivera och kondensera datafilen. Använd den här dialogrutan för att bekräfta att du vill arkivera och kondensera data.
Klicka på Börja kondensera.
QuickBooks påbörjar processen att kondensera datafilen.
Säkerhetskopiera datafilen när du uppmanas.
Allra i början av kondenseringsprocessen uppmanar QuickBooks dig att säkerhetskopiera QuickBooks företagsfil. Säkerhetskopiering av QuickBooks företagsfil som en del av en kondenseringsoperation fungerar på samma sätt som att säkerhetskopiera QuickBooks företagsfil när som helst.
När du har säkerhetskopierat QuickBooks företagsfil, sparar QuickBooks en arkivkopia av företagsfilen och rensar sedan upp arbetsversionen av företagsfilen genom att använda dina instruktioner. Återigen, som nämnts i de tidigare stegen, kan saneringsprocessen bara ta några minuter eller det kan ta flera timmar om din fil är mycket stor.
Zoom har blivit det populära valet det senaste året, med så många nya människor som jobbar hemifrån för första gången. Det är särskilt bra om du måste använda
Chattapplikationer som används för produktivitet behöver ett sätt att förhindra att viktiga meddelanden går förlorade i större, längre konversationer. Kanaler är en
Microsoft Teams är avsett att användas inom en organisation. Generellt sett ställs användare in över en aktiv katalog och normalt från samma nätverk eller
Så här söker du efter Trusted Platform Module TPM-chip på Windows 10
Microsoft Teams är en av många appar som har sett en stadig ökning av antalet användare sedan arbetet har flyttat online för många människor. Appen är ett ganska robust verktyg för
Microsoft Office har för länge sedan gått över till en prenumerationsbaserad modell, men äldre versioner av Office, dvs. Office 2017 (eller äldre) fungerar fortfarande och de
Hur man installerar Zoom-videokonferensappen på Linux
Microsoft Teams är en app som har sett en drastisk ökning av antalet användare sedan så många människor började arbeta hemifrån. Det är ett ganska bra verktyg för
Videokonferensverktyg är mer komplexa appar och som sådan kommer du att förvänta dig ett användargränssnitt som kräver lite inlärning och att vänja sig vid. UI för komplexa appar har
Microsoft Teams är mer än en chattapplikation; det är ett samarbetsverktyg som drar fördel av Microsoft Office 365-appar såväl som olika andra
