Innan du börjar använda QuickBooks Online Accountant-verktyg (QBOA) som är tillgängliga när du arbetar i en kunds QBO-företag, ta en titt på sidan Arbete i navigeringsfönstret, som fungerar som ett övningshanteringsverktyg. Att ha ett sådant verktyg i QBOA gör att du kan centralisera praktikhanteringen, eftersom alla teammedlemmar i ditt företag har tillgång till sidan Arbete i QBOA.
Det är viktigt att förstå att dina kunder inte ser arbetssidan – den är endast tillgänglig i QBOA, så bara du och dina teammedlemmar ser arbetssidan. Vidare är informationen som varje teammedlem ser på arbetssidan endast specifik för hans klienter – de som din teammedlem har tillgång till.
Arbetssidan låter dig spåra vad som behöver hända för både dina kunder och ditt eget företag. Och även om terminologin som används på arbetssidan hänvisar till projekt, kom ihåg att dessa projekt skiljer sig helt från de projekt dina kunder kan skapa i QBO.
När du klickar på Arbeta i navigeringsfältet visar QBOA sidans standardrutnätsvy. Rutnätsvyn visar uppgiftskort organiserade i datumintervall (Ska in i dag, denna vecka, nästa vecka och under de kommande 30 dagarna).
Rutnätsvyn på arbetssidan i QBOA.
Varje uppgiftskort för ett givet projekt identifierar kunden för vilken arbetet behöver utföras (eller ditt eget företag, om projektet inte är för en kund) samt projektnamnet. Unikt på varje uppgiftskort hittar du uppgiftens namn.
Du kan styra en del av det du ser i rutnätsvyn på arbetssidan. Du kan till exempel filtrera sidan för att visa information för alla kunder, ditt företag, särskilda kunder eller specifika teammedlemmar. Arbete-funktionen använder också data i klientens QBO-företag för att automatiskt visa deadlines som du måste uppfylla och saker du behöver göra, såsom deadlines för löner och stämma av anslutna banktransaktioner. Om du inte vill se denna automatiskt skapade information kan du klicka på skjutreglaget Från QuickBooks.
För närvarande föreslår Work-funktionen automatiskt åtgärder att vidta endast kopplade till QBO; Work-funktionen ansluter inte till andra produkter som ProConnect Tax Online.
Eftersom rutnätsvyn organiserar uppgifter efter förfallodatum kommer du inte att se någon typ av visuell koppling mellan uppgifter; det vill säga inga linjer visas, kopplar uppgifter till varandra, eftersom rutnätsvyn inte är ett flödesschema.
Rutnätsvy är inte den enda tillgängliga vyn på arbetssidan; du kan läsa om listvy och kalendervy längre fram i det här kapitlet, efter att jag har diskuterat att skapa projekt och uppgifter.
Du kan använda sidan Arbete för att skapa kundförfrågningar. När det gäller praktikhantering använder du sidan Arbete för att skapa projekt som representerar saker som behöver göras. Du delar upp varje projekt i uppgifter, som är delmängder av projektet som ger mer detaljer om vad som behöver göras för att slutföra projektet. Du skapar uppgifter som en del av ett projekt, men du kan tilldela olika gruppmedlemmar till olika uppgifter i samma projekt. Projekt är vanligtvis allmänna saker du behöver utföra inom ett angivet deadlinedatum, och uppgifter beskriver de specifika saker du behöver göra för att slutföra projektet.
När du skapar ett projekt tilldelar du projektet ett deadlinedatum och du tilldelar förfallodatum till varje uppgift i projektet. Du identifierar den beställare som projektet är kopplat till och den teammedlem som har ansvaret för projektet. Eller så kan du ange att projektet är ett internt projekt som påverkar ditt företag men inte någon av dina kunder.
QBOA innehåller projektmallar som hjälper dig att snabbt skapa vanliga projekt, till exempel månadsbokföring eller klientintroduktion. När du använder en av dessa mallar skapar QBOA inte bara projektet utan alla uppgifter som är associerade med projektet. Du kan sedan redigera projektet efter behov.
Skapa ett projekt
För att försöka hålla denna information så enkel att följa som möjligt skapar vi projekt separat från att skapa uppgifter – även om du kan och förmodligen kommer att skapa uppgifter när du skapar projekt. För att skapa ett projekt, följ dessa steg:
1 . Klicka på Arbeta i navigeringsfönstret.
QBOA visar arbetssidan för ditt företag.
2 . Klicka på Skapa projekt i det övre högra hörnet på sidan.
QBOA öppnar en panel till höger på sidan som du använder för att skapa ett projekt.
Skapa ett projekt med hjälp av en mall.
3 . Om ditt projekt faller inom en av de fördefinierade mallkategorierna varannan vecka lön, klient ombord, månadsbokföring eller årliga skatter, välj mallen från listrutan Projektmall.
QBOA lägger till de uppgifter som är associerade med projektmallen till projektet och tilldelar varje uppgift ett förfallodatum "i morgon".
4 . Fyll i ett namn för projektet.
Om du valde en projektmall, fyller QBOA i projektnamnet med projektmallnamnet.
5 . I listrutan Företag eller kund väljer du den QBO-klient som projektet är kopplat till.
Om projektet endast gäller ditt företag och ingen kund, välj Mitt företag.
6 . Ställ in ett projektförfallodatum.
Förfallodatumet du anger för projektet är en begränsning; om du lägger till uppgifter i projektet kommer du inte att kunna ange förfallodatum för de uppgifter som inträffar efter projektets slut.
7 . Använd listrutan Tilldelad till och tilldela projektet till en av dina teammedlemmar.
Du kan lägga till detaljer för projektet om du vill.
Vissa projekt, som att stämma av ett kontoutdrag, måste upprepas regelbundet; för dessa projekt, klicka på skjutreglaget Upprepa för att ställa in tidsramen som QBOA ska använda för att upprepa projektet.
Jobbar med arbetsuppgifter
Nu när du har skapat ett projekt kan du arbeta med projektets uppgifter. Du kan
1 . Lägg till en uppgift till ett projekt genom att klicka på knappen Lägg till en uppgift längst ned i listan med uppgifter.
QBOA visar ett formulär för uppgiftsinformation (se följande bild).
Ange ett uppgiftsnamn och förfallodatum och tilldela det till en teammedlem i företaget.
2 . Ange ett uppgiftsnamn, förfallodatum, den gruppmedlem som du vill tilldela uppgiften och alla relevanta detaljer om uppgiften, till exempel QBO-kommandon som används för att utföra uppgiften.
Det finns ingen gräns för antalet uppgifter du kan skapa.
3 . För att arbeta med en annan uppgift, komprimera den du arbetar med genom att klicka på Dölj i det nedre högra hörnet av uppgiftskortet.
Du sparar inte enskilda uppgifter; istället sparar du projektet, vilket sparar uppgiftsinformationen.
4 . För att ta bort en uppgift eller ändra dess information, klicka på uppgiften.
QBOA visar uppgifterna om uppgiften.
Klicka på en uppgift för att redigera eller ta bort den, eller dra den för att ändra ordning på den.
5 . För att ändra positionen för en uppgift i projektet, komprimera den och dra sedan den fyrkantiga symbolen i högerkanten av en uppgift uppåt eller nedåt.
Du kan se symbolen du drar för att ordna om en uppgift.
6 . Klicka på Spara för att spara projektet och dess uppgifter.
QBOA visar arbetssidan igen och dina nya projekt och uppgifter visas på den.
När du gör framsteg med en uppgift kan du uppdatera dess status direkt från rutnätsvyn på arbetssidan. Klicka på nedåtpilen på ett aktivitetskort för att ändra dess status.
Använd nedåtpilen på ett uppgifts- eller projektkort för att visa listan över tillgängliga statusar.
Uppgifter kan ha statusen Att göra, Pågår, Blockerad eller Klar. Du använder statusen Blockerad när något hindrar dig från att slutföra en uppgift.
Du kan redigera alla projekt eller uppgifter utom de som skapas automatiskt från ett QBO-företag - du kan bara dölja eller visa de automatiskt skapade uppgifterna med hjälp av skjutreglaget Från QuickBooks.
Oavsett vilken vy du visar på arbetssidan, klicka på valfri uppgift i projektet för att redigera alla projekt eller uppgifter som du har skapat. QBOA öppnar sedan panelen Redigera projekt på höger sida av skärmen och visar informationen om uppgiften du klickade på.
Du kan ändra projektinformationen genom att redigera den övre delen av panelen Redigera projekt. Du kan ta bort alla projekt från panelen Redigera projekt genom att klicka på papperskorgen i panelens nedre vänstra hörn (se följande bild).
Ta bort eller duplicera ett projekt eller skapa en mall från det.
Många av projekten du skapar liknar varandra, så spara lite arbete och duplicera ett befintligt projekt för att skapa ett nytt. Du kan också använda ett befintligt projekt för att skapa en mall för efterföljande liknande projekt. Från panelen Redigera projekt, duplicera projektet genom att klicka på knappen Duplicera. För att skapa en mall från projektet, klicka på Skapa mall.
Även om du kan redigera projekt- och uppgiftsinformation, kan du inte ändra ett projekt till en uppgift eller en uppgift till ett projekt.
För att stänga panelen Redigera projekt, klicka på X i det övre högra hörnet av panelen.
Rutnätsvyn på arbetssidan är begränsad i vad den kan visa eftersom korten tar upp en hel del av skärmens egendom. Du kan se dina projekt och uppgifter i listvyn, som visas här, genom att klicka på knappen Listvy i det övre högra hörnet på arbetssidan (precis under knappen Skapa projekt).
Arbetssidan i listvy.
Från den här vyn har du ytterligare filter tillgängliga för dig. Förutom att filtrera efter en kund, en gruppmedlem och en typ av arbete (projekt, uppgift eller kundförfrågan), kan du också filtrera efter status och ställa in ett datumintervall som är intressant för dig. Och du kan fortfarande redigera alla projekt eller uppgifter; klicka helt enkelt var som helst på projektets eller uppgiftens rad för att visa panelen Redigera projekt som visades tidigare.
Kalendervyn visar uppgifterna för valfritt datum. I kalendern ser du antalet uppgifter som ska förfalla varje datum. När du klickar på ett datum använder QBOA den högra sidan av kalendervyn för att visa uppgifterna som förfaller det datumet.
Kalendervyn visar projektuppgifter efter förfallodatum.
Med risk för att säga det uppenbara är kommunikation av största vikt när man arbetar i en teammiljö. Med QBOA kan du skicka meddelanden via e-post för en mängd olika åtgärder associerade med projekten och uppgifterna som visas på arbetssidan. För att ange de aviseringar du vill att QBOA ska skicka till ditt team, klicka på länken Meddelanden högst upp på arbetssidan för att visa fliken Meddelanden i dialogrutan Företagsinställningar.
Konfigurera e-postmeddelanden för teammedlemmar angående arbete.
Klicka på pennan i det övre högra hörnet av avsnittet E-post för att aktivera och inaktivera e-postmeddelanden för olika åtgärder som äger rum på arbetssidan. Klicka på Spara när du är klar, följt av Klar för att återgå till QBOA.
Varje teammedlem kontrollerar meddelandena han får. Som standard får varje teammedlem aviseringar om nya uppdrag och förfallodatum som standard, men för att ställa in resten av dessa aviseringar måste var och en av dina teammedlemmar logga in på sitt personliga QBOA-konto och ändra dessa inställningar.
Om din organisation använder Slack, ett samarbetsverktyg som hjälper ditt team att ansluta, kan du integrera Slack med QBOA. Lägg till appen till QBOA genom att klicka på Anslut nu på arbetssidan. Om du tidigare gömt annonsen för Slack klickar du på knappen Anslut arbete till Slack på fliken Meddelanden i dialogrutan Företagsinställningar.
Slack erbjuder en gratisversion lämplig för små team som vill prova Slack; gratisversionen har vissa begränsningar. Slack erbjuder också två "betal"-versioner: Standard och Plus; Kostnaden för dessa versioner beror på antalet aktiva Slack-användare per månad.
Zoom har blivit det populära valet det senaste året, med så många nya människor som jobbar hemifrån för första gången. Det är särskilt bra om du måste använda
Chattapplikationer som används för produktivitet behöver ett sätt att förhindra att viktiga meddelanden går förlorade i större, längre konversationer. Kanaler är en
Microsoft Teams är avsett att användas inom en organisation. Generellt sett ställs användare in över en aktiv katalog och normalt från samma nätverk eller
Så här söker du efter Trusted Platform Module TPM-chip på Windows 10
Microsoft Teams är en av många appar som har sett en stadig ökning av antalet användare sedan arbetet har flyttat online för många människor. Appen är ett ganska robust verktyg för
Microsoft Office har för länge sedan gått över till en prenumerationsbaserad modell, men äldre versioner av Office, dvs. Office 2017 (eller äldre) fungerar fortfarande och de
Hur man installerar Zoom-videokonferensappen på Linux
Microsoft Teams är en app som har sett en drastisk ökning av antalet användare sedan så många människor började arbeta hemifrån. Det är ett ganska bra verktyg för
Videokonferensverktyg är mer komplexa appar och som sådan kommer du att förvänta dig ett användargränssnitt som kräver lite inlärning och att vänja sig vid. UI för komplexa appar har
Microsoft Teams är mer än en chattapplikation; det är ett samarbetsverktyg som drar fördel av Microsoft Office 365-appar såväl som olika andra
