Hur du betalar dina räkningar i QuickBooks 2015

Om du har gjort allt rätt och registrerat dina räkningar korrekt är det enkelt att skriva checkar med QuickBooks 2015. Och det kommer att spara dig all den tiden böjd över ett checkhäfte. Följ bara dessa steg:

Välj Leverantörer→ Betala räkningar.

Alternativt kan du klicka på ikonen Betala räkningar på startsidan. Du ser fönstret Betala räkningar.

Ändra betalningsdatum (längst ner) till det datum som du vill ska visas på checkarna.

Som standard visar detta fält dagens datum. Om du vill ha ett annat datum på betalningschecken – till exempel om du efterdaterar checken – ändra detta datum.

Ställ in ett slutdatum för visning av räkningar.

I fältet Visa räkningar som förfaller på eller före-datum, berätta för QuickBooks vilka räkningar som ska visas genom att ange ett datum. Om du vill se alla räkningar, välj alternativet Visa alla räkningar.

Använd rullgardinsmenyn Sortera efter för att berätta för QuickBooks hur de ska sortera räkningarna.

Du kan ordna räkningar efter förfallodatum med de äldsta räkningarna listade först, ordna dem i alfabetisk ordning efter leverantör eller ordna dem från största till minsta.

Identifiera vilka räkningar som ska betalas.

Om du vill betala alla räkningar i dialogrutan klickar du på knappen Välj alla räkningar. Om du vill rensa alla räkningar du markerat klickar du på knappen Rensa val. Om du vill välja och vraka klickar du till vänster om räkningens förfallodatum för att betala räkningen. Observera att när du har gjort en betalning ersätter knappen Rensa val knappen Välj alla räkningar.

Ändra Amt. att betala siffra om du bara vill betala en del av en räkning.

Det stämmer - du kan bara betala en del av en räkning genom att ändra numret i Amt. att betala kolumnen.

Få rabatträntan för tidig betalning på dina räkningar, om några.

Du kan vara berättigad till tidig betalningsrabatt på vissa räkningar. För att ta reda på hur mycket rabatt du får, klicka på Amt. att betala och klicka sedan på knappen Ange rabatt för att se fliken Rabatt i dialogrutan Rabatt och krediter.

Använd rutan Rabatt på fliken Rabatt för att ange rabatten i dollar. Använd rutan Rabattkonto på fliken Rabatt för att ange vilket konto som ska användas för att registrera pengarna som sparats genom rabatten.

Få en lista över kreditnotor som du kan använda för betalningen.

Klicka på knappen Ange krediter för att se fliken Krediter i dialogrutan Rabatt och krediter. Om du vill använda en av krediterna som anges för att minska beloppet på räkningen, klicka på den och klicka sedan på Klar.

Välj ett betalningsdatum, metod och bankkonto.

Använd fältet Datum för betalningsområdet för att ange när räkningen ska betalas, rullgardinsmenyn Metod för att välja vilken betalningsmetod du vill använda (Check eller Kreditkort), och rullgardinsmenyn Konto för att välja bankkonto från vilken betalning kommer att göras.

Om du har prenumererat på och ställt in QuickBooks online-fakturabetalningsfunktion, har du ett annat val av betalningsmetod: onlinebetalning.

Om du planerar att skriva ut checken, välj alternativet Att skrivas ut.

Många företag använder QuickBooks för att hålla reda på checkar, men istället för att skriva ut checkarna låter de anställda skriva dem för hand. Om ditt företag använder den här metoden, välj alternativet Tilldela kontrollnummer. Sedan, när QuickBooks frågar hur den ska numrera checken, antingen ge numret genom att skriva det i lämplig ruta eller berätta för QuickBooks att automatiskt numrera checken.

Klicka på knappen Betala valda räkningar för att betala räkningarna.

QuickBooks visar en betalningssammanfattningsdialogruta som listar de räkningar du har betalat och visar betalningarna. Du kan klicka på knappen Betala fler räkningar på Betalningssammanfattningen för att återgå till fönstret Betala räkningar och välja andra räkningar för betalning.

Eller så kan du klicka på knappen Skriv ut checkar i Betalningssammanfattningen för att ta nästa steg för betalning av faktura: att skriva ut checkar för att betala räkningarna. Om du klickar på Skriv ut checkar leder QuickBooks dig genom processen för att skriva ut checkar.

En annan liten bokföringstrivia. När du betalar en räkning går QuickBooks in i leverantörsreskontraregistret och noterar att du har betalat dessa räkningar; sedan går den in i registret och "skriver" checken eller checkarna.

Här ser du en $1 000-nota från Bertha's Workshop som betalas.

QuickBooks visar det ursprungliga fakturabeloppet som det belopp som har betalats, inte det ursprungliga fakturabeloppet minus rabatten för förtida betalning. Den måste använda den här metoden för att helt betala av räkningen.

I leverantörsreskontraregistret ser du BILLPMT i kolumnen Typ och det inbetalda beloppet i kolumnen Betalt. Kolumnerna Förfallodatum och Fakturerat är nu tomma.

I bankkontoregistret ser du återigen BILLPMT i kolumnen Typ.

Men skoja inte dig själv - dessa räkningar är inte riktigt betalda än. Visst, de betalas i QuickBooks sinne, men sinnet hos QuickBooks sträcker sig bara så långt som metalllådan (eller trendig plast) som håller din dator. Du måste fortfarande skriva eller skriva ut checkarna och leverera dem till betalningsmottagarna.

Om du ska skriva checkarna för hand, skriv in checknumren från ditt eget checkhäfte i kolumnen QuickBooks registernummer. Du vill att dessa siffror ska gippa, inte jive.

Och en annan sak: Om du anger en räkning måste du absolut använda kommandot Betala räkningar för att registrera betalningen som betalar av räkningen. Om du inte gör detta, sitter den obetalda räkningen där för alltid, ensam och övergiven.