Hantera projekt i QuickBooks Online

Funktionen QuickBooks Online Projects hjälper dig att organisera, på en central plats, alla delar – det vill säga associerade transaktioner, tid och nödvändiga rapporter – som utgör … ja, ett projekt. Och rapporterna som ingår i projektfunktionen hjälper dig att fastställa varje projekts lönsamhet och hålla koll på tid och utgifter som inte har fakturerats såväl som ej fakturerbar tid.

Om du använder QBO Plus i Kanada, Storbritannien, USA eller Australien kan du dra nytta av projektfunktionen. För närvarande är funktionen i "förhandsgranskningsläge" - vilket betyder att den endast är tillgänglig i QuickBooks Online Labs. Följ dessa steg för att aktivera funktionen:

Klicka på Gear och sedan QuickBooks Labs.
Du hittar QuickBooks Labs längst ned i kolumnen Ditt företag.

QBO visar den här sidan.

QuickBooks Labs-sida.

Klicka på Av-knappen bredvid Spåra dina projekt för att aktivera projektfunktionen.

Av-knappen ändras till På och ett meddelande visas som talar om att QBO har aktiverat plugin-programmet Projects.

Klicka på Klar för att återgå till ditt QBO-företag.

Ett nytt alternativ, Projekt, visas i navigeringsfönstret. När du klickar på alternativet uppmanar QBO dig att ställa in ditt första projekt.

Den nya projektsidan i QBO.

Klicka på Lägg till ditt första projekt för att komma igång med projektfunktionen. En panel visas på höger sida av skärmen; i panelen, ange ett projektnamn, som kan vara vad du vill och bör vara något du lätt känner igen. Ange även kunden som är kopplad till projektet och, om du vill, eventuella anteckningar om projektet. När du är klar klickar du på Spara och QBO visar ett meddelande som låter dig veta att det har konfigurerat projektet. När du klickar på OK för att avvisa meddelandet visas en sida som denna.

Översiktssidan för information om ett projekt.

Terminologin här kan bli lite förvirrande; ovan, tittar du på översiktssidan för information om ett projekt. Den här sidan visar dig listan över rapporter som är relaterade till projektets information som du kan se och som kan ha bättre titeln "Projektrapporter" istället för "Översikt". Transaktionssidan (klicka på länken bredvid Översikt) listar alla transaktioner som är associerade med projektet. Om du klickar på Projekt i navigeringsfältet vid det här laget visar sidan en lista över projekt som du har upprättat; du kan klicka på vilket projekt som helst för att visa sidan som visas nedan.

Även om du väljer en kund när du skapar projektet, drar inte QBO in befintliga transaktioner för kunden till sidan Projekt. Nyskapade projekt har inga transaktioner – och därför är sidan Transaktioner logiskt sett tom och rapporter innehåller ingen information.

Om du funderar på att ändra kundnamnet på befintliga transaktioner för att dra in dessa transaktioner i projektet, var försiktig. Att förändra kunden kan få återverkningar genom QBO. Om du till exempel försöker ändra kunden som tilldelats en betalningstransaktion som du har satt in, kommer QBO att varna dig om att du måste ta bort transaktionen från insättningen innan du kan ändra kundnamnet. Och det kommer att förstöra din insättning om du inte kommer ihåg att lägga till betalningen på nytt till insättningen. Saker och ting kan bli komplicerade väldigt snabbt.

Se till att du väljer projektet från rullgardinsmenyn Kund när du skapar transaktionen istället för kunden.

På bilden nedan skapas en fakturatransaktion för projektet. Och du har ett nytt ställe att börja när du vill lägga till en transaktion till ett projekt; även om du kan börja från menyn Skapa eller från Försäljning i navigeringsfältet, kan du också klicka på knappen Lägg till i projekt efter att du klickat på Projekt i navigeringsfältet. Observera att du inte kan skapa ett försäljningskvitto från sidan Projekt; använd menyn Skapa eller sidan Försäljning.

Skapa en faktura för projektet.

När ditt projekt samlar in transaktioner blir rapporter meningsfulla. Transaktionslista-rapporten visar som standard exakt vad du kan förvänta dig: alla transaktioner som tilldelats projektet.

Projektets lönsamhetsrapport är i huvudsak en vinst- och förlustrapport för projektet; du ser ett exempel nedan.

Ett exempel på projektlönsamhetsrapport.

Rapporten Ofakturerad tid och utgifter visar dig tid som tilldelats projektet men som ännu inte har fakturerats, och rapporten Ej fakturerbar tid visar dig registrerad tid till projektet som du inte kan fakturera till projektet.

Projektfunktionen ger dig också sätt att "kassera" projektet. Om du markerar Projekt i navigeringsfältet och sedan klickar på knappen Alternativ för ett visst projekt, kan du välja att markera projektet som avslutat, markera projektet som avbrutet eller ta bort projektet. Observera att du inte kan ta bort något projekt som har transaktioner kopplade till sig; du måste markera att projektet är avslutat eller inställt.