Hantera med en budget i QuickBooks 2018

När du har registrerat din budget i QuickBooks kan du jämföra dina faktiska ekonomiska resultat med budgeterade belopp genom att välja kommandon från undermenyn Budgetar och prognoser som QuickBooks visar. När du väljer kommandot Rapporter → Budgetar och prognoser, tillhandahåller QuickBooks flera budgeteringsrapporter, som beskrivs i följande lista:

• Budgetöversikt: Den här rapporten sammanfattar dina budgeterade belopp. Du kan använda den för att titta på och felkontrollera din budget.
• Budget vs. faktisk: Den här rapporten låter dig jämföra budgeterad resultaträkningsinformation med faktisk resultaträkningsinformation. Rapporten låter dig därför jämföra dina förväntade intäkter och utgifter med faktiska intäkter och utgifter.
• Resultat- och förlustbudgetprestanda: Denna rapport låter dig jämföra dina faktiska inkomster, utgifter och vinster med dina budgeterade inkomster, utgifter och vinster.
• Budget vs. faktisk diagram: Det här diagrammet är inte en rapport. Det är ett diagram som visar budgeterad och faktisk information.
• Prognosöversikt: Den här rapporten sammanfattar en QuickBooks-prognos. En prognos är i grunden en förutsägelse om dina framtida intäkter och kassaflöde. Du använder prognoser för att planera "tänk om".
• Prognos kontra faktisk: Den här rapporten jämför en prognos med vad som faktiskt hände.

Sättet som du använder informationen i en budgetrapport på är nyckeln – och också hemligheten till att få ut värdet av dina budgetansträngningar. Med en välkonstruerad, sunt förnuft budget kan du leta efter avvikelser mellan din budget och dina faktiska ekonomiska resultat. Du vill använda din budget för att upptäcka situationer där till exempel en utgiftspost är för låg, en tillgångspost är för hög eller något intäktsnummer ligger efter vad du förväntar dig. Varianser mellan förväntade resultat och faktiska resultat indikerar oväntade resultat. Oväntade resultat tyder ofta på problem. . . eller möjligheter. Tänk på följande exempel på varians och vad avvikelserna kan tyda på:

• Månadsinkomsten är 40 000 USD istället för 50 000 USD. Månadsintäkter som är 20 procent lägre än förväntat kan tyda på problem med din produkt, problem med din säljkår eller problem med dina kunder. I vilket fall som helst, om försäljningen bara representerar 80 procent av vad du förväntar dig, måste du antagligen genomföra omedelbara korrigerande åtgärder.
• Lagersaldon är i genomsnitt 50 000 USD vid månadens slut snarare än 100 000 USD vid månadens slut. Att ha ett lagersaldo som är lägre än förväntat kan vara antingen bra eller dåligt. Slutlagersaldot som är hälften av vad du förväntar dig kan tyda på att du säljer produkter mycket snabbare än du förväntade dig (och därför bör du öka din lagerinvestering och inköp av lager). Att ha en låg lagerinvestering kan dock också innebära att du helt enkelt inte får material från dina leverantörer så snabbt som du behöver dem, och som ett resultat löper du stor risk att förlora försäljning på grund av otillräckliga lagernivåer.
• Forsknings- och utvecklingskostnader motsvarar 50 000 USD per år istället för 25 000 USD per år. Forsknings- och utvecklingskostnader som är dubbelt så höga som du förväntar dig verkar vara dåliga. Hur kan det vara bra att lägga dubbelt så mycket på en utgift som man förväntar sig? Att fördubbla dina forsknings- och utvecklingsutgifter kan dock vara bra om du oväntat investerar i någon lovande ny produkt, idé eller teknologi.
• Försäljningen till en viss kundklass är 50 procent högre. Anta att du använde klasser för att spåra försäljning till kunder inom och utanför landet. Om du ser att försäljningen till kunder utanför landet helt oväntat ligger 50 procent över vad du förväntar dig, kan den avvikelsen tyda på en möjlighet att sälja ännu mer utanför landet. Kanske med mer ansträngning och energi kan kunder utanför landet bli en ännu större del av din verksamhet. Ibland identifierar avvikelser möjligheter som du annars skulle missa.