Hantera löner med QuickBooks 2003

Om du vill använda QuickBooks för lönehantering för att du vill spara pengar, inte är rädd för lite pappersarbete eller kanske vill ha den extra flexibiliteten som följer med att göra det själv, måste du registrera dig för en av QuickBooks lönetjänster: Basic Payroll Service eller Deluxe Payroll Service.

För att registrera dig för någon av tjänsterna, gör dig redo att hoppa på Internet. Följ dessa steg:

1. Välj kommandot Anställda –> Ställ in lön.

Eller välj Anställda i listan Navigatörer och klicka sedan på ikonen Ställ in lön.

QuickBooks ansluter till Internet och visar den första sidan i ett webbformulär på flera sidor som gör att du kan ställa in antingen Basic Payroll Service eller Deluxe Payroll Service.

2. Följ instruktionerna på skärmen.

Hur är det för perfekt, smärtfritt enkelt?

Ta itu med skatter

Du behöver ett par saker om du vill göra löneadministration på rätt sätt: ett arbetsgivares identifikationsnummer, ett statligt arbetsgivarnummer om du håller inne statlig inkomstskatt, ett arbetslöshetsskattenummer och några W-4-skatteformulär.

Få ett arbetsgivarnummer

För att få ett arbetsgivar-ID-nummer måste du lämna in ett SS-4-formulär, eller Request for Employer Identification Number, till Internal Revenue Service (IRS) så att du kan få ett arbetsgivar-ID. Du kan få det här formuläret hos IRS eller genom att ringa IRS och be om ett.

Du kan också ansöka om och få ett arbetsgivarnummer per telefon. Du behöver fortfarande fylla i SS-4-formuläret så att du kan svara på frågorna som IRS ställer under den korta telefonansökningsprocessen. (Du måste också posta eller faxa formuläret till IRS efter att du har haft ditt lilla telefonsamtal.)

Att låta anställda göra sin del

Du måste också göra något annat innan du kan veta hur du ska hantera alla dessa skatter - du måste låta var och en av dina anställda fylla i ett W-4-formulär för att berätta vilken ansökningsstatus de kommer att använda och hur många personliga undantag de. ska hävda. Gissa var du får tag i tomma W-4:or? Från din vänliga IRS-agent eller IRS- webbplatsen.

Betala dina anställda

När du har prenumererat på QuickBooks Payroll Service, ställt in dina lönekonton och fått ett arbetsgivarnummer är du redo att betala någon. Det här avsnittet kommer att förvirra dig, särskilt om du har gjort lönehantering manuellt. Processen gör hela ditt beslut att använda QuickBooks för att göra din lön värt besväret. Här är hur:

1. Starta löneprocessen genom att välja Anställda –> Löneanställda.

Eller välj Anställda i listan Navigatörer och klicka på ikonen Betala anställda. Fönstret Välj anställda att betala visas. Om du inte ser ett namn som du letar efter i den här listan, har du aldrig lagt till den anställde i din medarbetarlista.

2. Ändra alla inställningar du vill.

Du borde inte behöva använda någon av rutor och knappar i fönstret Välj anställda att betala för att ändra hur QuickBooks sköter löner. Men du kan göra flera ändringar:

• • Om du inte ska skriva ut checkar — kanske du skriver dem för hand eller bara använder QuickBooks för att behålla böckerna — lämnar kryssrutan Ska skrivas ut markerad.

• Bekräfta det bankkonto som de anställda får betalt från i listrutan Bankkonto.

• Vanligtvis vill du lämna alternativet Ange timmar och förhandsgranskningskontroll innan du skapar markerat, för säkerhets skull. Med det här alternativet valt visar QuickBooks en sammanfattande förhandsvisning för varje lönecheck du skapar. Om du väljer det andra alternativet, Skapa check utan förhandsgranskning med hjälp av nedanstående och sista kvantiteter, låter QuickBooks dig inte kontrollera dess arbete först – QuickBooks skapar bara kontrollerna.

• Ställ in checkdatum och betalningsperiodens slutdatum på lämpligt sätt.

3. Välj de anställda som du betalar och klicka på knappen Skapa.

Om du betalar alla anställda i listan klickar du bara på knappen Markera alla till höger på skärmen Välj anställda att betala. Om du behöver markera de anställda individuellt klickar du bara bredvid var och en i den vänstra kolumnen — kolumnen med bock i rubriken. Klicka sedan på knappen Skapa för att låta QuickBooks skapa "utkast"-versioner av var och en av lönekontrollerna du behöver för anställda. QuickBooks visar sedan fönstret Förhandsgranska lönecheck om du angav i steg 2 att du vill förhandsgranska lönekontroller. Fönstret visar även löneskatten och källbeloppen QuickBooks har räknat ut åt dig.

4. Fyll i löneinformationen vid behov.

I rutan Intäkter fyller du i antalet timmar personen arbetat och tillämpar dessa timmar på en kund eller ett jobb, om det behövs. I rutan Andra löneposter anger du provisioner, tillägg (som tips, bonusar och kostnadsersättningar), avdrag (som fackföreningsavgifter och 401(k)-avgifter) och företagsavgifter (som försäkringsförmåner eller 401(k) matchande belopp). Du kan också ändra löneposten eller skattesatsen eller lägga till en annan lönepost om du behöver.

Kolla på detta. QuickBooks beräknar företags- och anställdas skatter och nettocheckens belopp. Om viss information är felaktig, klicka bara på beloppet och ändra den, antingen genom att radera den eller ersätta den med rätt information.

Du kan också notera att QuickBooks behåller summor både för den aktuella kontrollen och för året hittills.

5. Klicka på knappen Skapa för att registrera lönetransaktionen.

När du har kontrollerat alla anställdas lönecheckar återgår QuickBooks till dialogrutan Välj anställda att betala.

6. Skriv ut checkarna.

Du kan skriva ut checkar från fönstret Välj anställda att betala genom att klicka på knappen Skriv ut lönecheckar. QuickBooks skriver ut lönecheckar precis som det skriver ut vanliga checkar.