Bokföringsuppgifter är ofta konfidentiell information. Dina QuickBooks-data visar hur mycket pengar du har på banken, vad du är skyldig borgenärer och hur mycket (eller hur lite!) vinst ditt företag producerar. Eftersom denna information är privat, är ditt första problem med att administrera ett QuickBooks redovisningssystem att hålla dina data konfidentiella.
Du har två kompletterande metoder för att hålla dina QuickBooks-data konfidentiella. Den första metoden för att upprätthålla konfidentialitet bygger på säkerhetsfunktionerna inbyggda i Microsoft Windows. Den andra metoden bygger på QuickBooks säkerhetsfunktioner.
Du kan använda säkerheten som tillhandahålls av Microsoft Windows 7 eller 8, Windows Vista eller Windows XP för att begränsa åtkomsten till en fil – antingen en programfil eller en datafil – till specifika användare. Det betyder att du kan använda säkerhet på Windows-nivå för att säga vem som kan och inte kan använda QuickBooks-programmet eller komma åt QuickBooks-datafilen.
Om du redan använder säkerhet på Windows-nivå vet du (eller någon på ditt kontor) hur du använder det verktyget för att förhindra obehörig åtkomst till (eller användning av) programfiler och datafiler. För att använda Windows-nivåsäkerhet för QuickBooks kan du helt enkelt tillämpa din befintliga allmänna kunskap på QuickBooks programfil eller QuickBooks datafil.
Om du inte redan använder säkerhet på Windows-nivå behöver du inte besväret att lära dig Windowss komplicerade säkerhetssystem. Du kan använda den enklare QuickBooks-säkerheten.
Du kan skydda sekretessen för dina QuickBooks-data genom att tilldela ett lösenord till en QuickBooks-företagsdatafil. Du kan göra detta under installationsprocessen för QuickBooks.
Du kan också ställa in ett lösenord genom att välja kommandot Företag→ Ställ in användare och lösenord→ Ändra ditt lösenord. När du väljer det här kommandot visar QuickBooks dialogrutan Ändra QuickBooks lösenord.
För att ställa in ett lösenord anger du bara samma lösenord i både textrutan Nytt lösenord och textrutan Bekräfta nytt lösenord. Observera att ditt lösenord är kopplat till användarnamnet Admin (som står för administratör).
Om du ännu inte har ställt in ett lösenord, har du inte ett gammalt lösenord, så du kommer inte att se en textruta för gammalt lösenord. Om du arbetar med ett administratörslösenord måste du också ange en utmaningsfråga och ett svar. (Detta låter dig återställa din åtkomst till din QuickBooks-fil om du glömmer administratörslösenordet.)
Uppenbarligen vill du ställa in ditt lösenord så att ingen (inte ens en dator) kan gissa det. Det betyder att ditt lösenord inte bör vara ett ord i en ordbok. Ditt lösenord bör inte heller vara ett nummer. Och ditt lösenord bör i synnerhet inte vara ett ord, en fras eller ett namn som någon medarbetare lätt kan komma på.
De bästa lösenorden (ur säkerhetssynpunkt) är meningslösa kombinationer av bokstäver och siffror, som f34t5s eller s3df43x2.
När du har ställt in ditt lösenord bör du ändra det med jämna mellanrum. För att ändra ditt lösenord väljer du också kommandot Företag→ Ställ in användare och lösenord→ Ändra ditt lösenord. QuickBooks visar igen dialogrutan Ändra QuickBooks lösenord.
Den här gången måste du ange ditt gamla lösenord i textrutan Ändra lösenord. Sedan måste du ange ditt nya lösenord i både textrutan Nytt lösenord och textrutan Bekräfta nytt lösenord.
QuickBooks kräver ett användarnamn och lösenord innan företagets datafil öppnas. Till exempel, om du tilldelar ett lösenord till din företagsdatafil, när QuickBooks startar, visar den QuickBooks Login-dialogrutan, där du anger ditt användarnamn och lösenord och klickar sedan på OK. QuickBooks öppnar datafilen. Om du inte kan ange lösenordet, öppnar inte QuickBooks datafilen.
Zoom har blivit det populära valet det senaste året, med så många nya människor som jobbar hemifrån för första gången. Det är särskilt bra om du måste använda
Chattapplikationer som används för produktivitet behöver ett sätt att förhindra att viktiga meddelanden går förlorade i större, längre konversationer. Kanaler är en
Microsoft Teams är avsett att användas inom en organisation. Generellt sett ställs användare in över en aktiv katalog och normalt från samma nätverk eller
Så här söker du efter Trusted Platform Module TPM-chip på Windows 10
Microsoft Teams är en av många appar som har sett en stadig ökning av antalet användare sedan arbetet har flyttat online för många människor. Appen är ett ganska robust verktyg för
Microsoft Office har för länge sedan gått över till en prenumerationsbaserad modell, men äldre versioner av Office, dvs. Office 2017 (eller äldre) fungerar fortfarande och de
Hur man installerar Zoom-videokonferensappen på Linux
Microsoft Teams är en app som har sett en drastisk ökning av antalet användare sedan så många människor började arbeta hemifrån. Det är ett ganska bra verktyg för
Videokonferensverktyg är mer komplexa appar och som sådan kommer du att förvänta dig ett användargränssnitt som kräver lite inlärning och att vänja sig vid. UI för komplexa appar har
Microsoft Teams är mer än en chattapplikation; det är ett samarbetsverktyg som drar fördel av Microsoft Office 365-appar såväl som olika andra
