Grunderna för att säkerhetskopiera QuickBooks 2014-datafilen

En kritiskt viktig uppgift som antingen du eller någon kollega behöver slutföra är en säkerhetskopia av QuickBooks datafil. Få föremål som lagras på din dators hårddisk förtjänar så mycket vård som QuickBooks datafil gör. Helt bokstavligen beskriver QuickBooks datafil ditt företags ekonomiska angelägenheter. Du vill absolut inte förlora datafilen.

Att förlora datafilen kan till exempel innebära att du inte vet hur mycket pengar du har, att du inte vet om du tjänar eller förlorar pengar och att du inte enkelt eller exakt kan förbereda din årliga skatteåterbäring.

Lyckligtvis är det ganska enkelt att säkerhetskopiera QuickBooks-datafilen. Du behöver bara slutföra nio steg:

1Välj kommandot Arkiv→ Skapa kopia.

QuickBooks visar dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopia, som ger tre alternativ: alternativet att spara en säkerhetskopia av din QuickBooks-fil, alternativet att skapa en bärbar företagsfil och alternativet att skapa en revisors kopia.

2Du vill spara en säkerhetskopia, så klicka på alternativknappen Säkerhetskopiera; klicka sedan på Nästa för att fortsätta.

Du kan skapa antingen en fullständig säkerhetskopia eller en bärbar företagsfil när du kopierar QuickBooks-filen. En bärbar företagsfil är mindre än en säkerhetskopia, så det är bekvämare att flytta runt. Du kan till exempel lättare e-posta en bärbar företagsfil.

Knäppet med bärbara företagsfiler är detta: QuickBooks måste arbeta hårt för att krympa den bärbara företagsfilen till en liten storlek. QuickBooks måste också göra mer arbete för att ta bort filen senare när du vill arbeta med den.

När du har klickat på Nästa visas dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopia. Du kan gå direkt till dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopia genom att välja kommandot Arkiv → Skapa säkerhetskopia.

3 Ange om du vill spara din QuickBooks säkerhetskopia på ditt företags dator eller i QuickBooks externa datacenter.

Klicka på Lokal säkerhetskopiering för att ange att du vill lagra säkerhetskopian av din fil på din dators hårddisk eller någon flyttbar lagringsenhet, till exempel en flashenhet.

4Klicka på knappen Alternativ för att välja en plats för säkerhetskopiering.

QuickBooks visar dialogrutan Säkerhetskopieringsalternativ.

5Ange till vilken mapp eller diskplats företagsfilen ska säkerhetskopieras.

Du anger bara ett sökväg direkt i rutan som talar om var du ska spara dina säkerhetskopior.

Om du inte vet hur du anger ett sökvägsnamn klickar du på knappen Bläddra. När QuickBooks visar dialogrutan Bläddra efter mapp, använd dess mapplista för att välja den disk eller mapp som du vill använda för QuickBooks-säkerhetskopior.

6(Valfritt) Välj dina säkerhetskopieringsalternativ.

Du kan också använda dialogrutan Säkerhetskopieringsalternativ för att ange när QuickBooks ska påminna dig om att säkerhetskopiera och hur QuickBooks ska säkerhetskopiera:

Lägga till tidsstämplar: För att lägga till datum och tid för säkerhetskopieringen till säkerhetskopieringsfilens namn, markera kryssrutan Lägg till datum och tid för säkerhetskopieringen till filnamnet.

Begränsa säkerhetskopior: För att säga åt QuickBooks att bli av med gamla säkerhetskopior, markera kryssrutan Begränsa antalet säkerhetskopior i den här mappen till X och ange sedan hur många säkerhetskopior du vill behålla genom att använda den intilliggande textrutan.

Ställa in säkerhetskopieringspåminnelser: Markera kryssrutan Påminn mig om att säkerhetskopiera när jag stänger min företagsfil varje X gånger och den intilliggande textrutan för att ange att du vill bli påmind om att säkerhetskopiera QuickBooks-filen när du stänger QuickBooks. Dina intervallalternativ inkluderar varje gång, varannan gång, var tredje gång och så vidare.

Aktivera dataverifiering: Använd verifieringsknapparna för att tala om för QuickBooks att den ska kontrollera dataintegriteten när den säkerhetskopierar dina data. Välj alternativknappen Komplett verifiering för QuickBooks bästa och mest omfattande verifiering.

Alternativt, om du är någon som inte har tid för de extra sekunderna av att dubbelkolla att dataverifiering tar, välj visst alternativknappen Snabbare verifiering. Ännu bättre, kasta försiktighet helt i vinden – försiktighet gäller i alla fall för spädbarn – och välj alternativknappen Ingen verifiering.

7 Klicka på OK när du har angett säkerhetskopieringsplatsen och alternativen och klicka sedan på Nästa.

QuickBooks visar en dialogruta (visas inte) som frågar när du vill säkerhetskopiera.

8Ange när du vill säkerhetskopiera.

Vanligtvis vill du säkerhetskopiera när du väljer kommandot Spara kopia eller Säkerhetskopiering. I det här fallet, när QuickBooks visar dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopia som ställer frågan "när", klicka på knappen Spara det nu.

Du kan dock också be QuickBooks att regelbundet schemalägga säkerhetskopior av QuickBooks datafil enligt något smart schema genom att - när QuickBooks ställer frågan "när" - klicka på Spara det nu och Schemalägg framtida säkerhetskopior eller genom att klicka på Endast schemalägga framtid Knapp för säkerhetskopiering.

Om du säger till QuickBooks att du vill schemalägga säkerhetskopior, visar QuickBooks ett par dialogrutor som du använder för att skapa det nya säkerhetskopieringsschemat genom att namnge schemat och genom att ställa in dagar och tider när säkerhetskopieringar ska schemaläggas.

9 Klicka på Slutför för att stänga dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopia.

När du har angett hur säkerhetskopieringen ska fungera klickar du på Slutför. QuickBooks säkerhetskopierar (eller skapar en kopia av) den aktuella QuickBooks-företagsfilen och lagrar den nya filkopian på säkerhetskopian.