Förbättra ditt kassaflöde med QuickBooks 2019

Du måste veta hur du övervakar vad dina kunder är skyldiga dig och hur du bedömer finansieringskostnader. Oroa dig inte, dock. Du kan spåra vad en kund är skyldig på ett par sätt. Den enklaste metoden är förmodligen att visa Kundcenter genom att välja Kund → Kundcenter.

Välj sedan kunden från listan Kunder och jobb (som visas längs fönstrets vänstra kant). QuickBooks piska upp en sida som listar transaktioner för kunden. Den visar även kundens kontaktinformation. Den här bilden visar kundcenterinformationen för en kund.

Fönstret Kundcenter

Du bör också vara medveten om att QuickBooks tillhandahåller flera fiffiga kundreskontrarapporter (A/R). Du kommer till dessa rapporter genom att klicka på ikonen Rapporter och välja Kunder och fordringar. Eller så kan du välja Rapporter → Kunder och fordringar. QuickBooks visar sedan en undermeny med cirka ett halvdussin rapporter som beskriver hur mycket pengar kunder är skyldiga dig. Vissa rapporter organiserar till exempel öppna fakturor i olika grupper utifrån hur gamla fakturorna är. (Dessa rapporter kallas åldringar. ) Vissa rapporter sammanfattar endast fakturor eller betalningar. Och vissa rapporter visar varje kunds öppna eller obetalda saldo.

Du kan skriva ut ett kontoutdrag att skicka till en kund genom att välja Kunder→Skapa kontoutdrag. Använd dialogrutan Skapa kontoutdrag för att beskriva vilka kunder du vill skriva ut kontoutdrag för och de datumintervall du vill att kontoutdragen ska visa. klicka sedan på Skriv ut eller E-post för att skriva ut eller e-posta kontoutdragen. Uttalanden är praktiska sätt att påminna glömska kunder eller klienter om försenade belopp. Förresten, du behöver inte skicka utdrag till alla för varje månad. I min CPA-praxis skickar jag ut kontoutdrag ett par gånger om året till kunder med förfallna konton. Denna vänliga påminnelse ger alltid en handfull snabba betalningar och besvärliga ursäkter.

Hur man bedömer finansieringskostnader i QuickBooks 2019

QuickBooks bedömer finansieringsavgifter på obetalda öppna fakturor utan att beakta eventuella outnyttjade betalningar. Följaktligen bör du se till att du tillämpar eventuella betalningar och kreditnotor på öppna fakturor innan du bedömer finansieringskostnaderna.

Följ dessa steg för att bedöma finansieringskostnader:

1. Välj Redigera → Inställningar, klicka på ikonen Finansavgift i listan till vänster och klicka sedan på fliken Företagsinställningar.

För att kunna bedöma finansieringsavgifter måste du först ställa in dem.

Endast QuickBooks-administratören kan ändra inställningarna för företagets ekonomiavgifter, och han eller hon kan bara göra det i enanvändarläge.

QuickBooks visar dialogrutan Inställningar, som visas. (Om du har utvärderat finansieringsavgifter tidigare visar QuickBooks fönstret Bedöm ekonomiavgifter. Du kan visa dialogrutan Inställningar och kontrollera eller redigera inställningarna för ekonomiavgifter genom att klicka på knappen Inställningar i fönstret Bedöm ekonomiavgifter.)

Dialogrutan Inställningar för finansieringskostnader

2. Ange den årliga räntan som du vill använda för att beräkna finansieringskostnader.

Flytta markören till textrutan Årlig ränta (%) och ange den årliga räntan.

3. (Valfritt) Ange den lägsta finansieringsavgiften, om en sådan finns.

Flytta markören till textrutan Minsta finansieringsavgift och ange minimiavgiften. Om du alltid debiterar minst 25 USD på en förfallen faktura, till exempel, skriv 25.

4. Ange antalet dagar av nåd som du ger.

Nådens dagar. Det låter som en artistisk film eller seriös roman, eller hur? I grund och botten är denna siffra hur många dagar av slack du är villig att minska människor. Om du skriver 30 i textrutan Respitperiod (dagar) börjar QuickBooks inte bedöma finansieringskostnader förrän 30 dagar efter att fakturan har förfallit.

5. Ange vilket konto du vill använda för att spåra finansieringskostnaderna.

Aktivera rullgardinsmenyn Finansavgiftskonto och välj ett konto för inkomst eller annan inkomsttyp.

6. Ange om du vill ta ut finansieringsavgifter på finansieringsavgifter.

Är detta uttalande vettigt? Om du debiterar någon en finansieringsavgift, och han eller hon inte betalar finansieringsavgiften, förfaller även den avgiften till slut. Så vad gör du nästa gång du bedömer finansieringskostnaderna? Beräknar du en finansavgift på finansavgiften? Om du vill göra detta – och om statliga och lokala lagar tillåter dig – markera kryssrutan Bedöm finansieringsavgifter vid förfallna finansieringsavgifter.

7. Berätta för QuickBooks om det ska beräkna finansieringskostnader från förfallodatum eller fakturadatum.

Välj antingen alternativknappen Förfallodatum eller Faktura/Faktureringsdatum. Som du kanske gissar räknar du ut större finansieringskostnader om du börjar dra på dig ränta på fakturadatumet.

8. Berätta för QuickBooks om det ska skriva ut fakturor för finansavgifter.

Markera kryssrutan med titeln Markera finansavgiftsfakturor "Ska skrivas ut" om du vill skriva ut fakturor senare för de finansieringskostnader som du beräknar.

9. Klicka på OK.

När du har använt dialogrutan Inställningar för att berätta för QuickBooks hur finansieringsavgifterna ska beräknas klickar du på OK.

10. Välj Kunder → Bedöm finansavgifter eller klicka på ikonen Finansavgifter på startskärmen.

Fönstret Bedöm finansavgifter visas, som visas. Det här fönstret visar alla finansiella avgifter som QuickBooks har beräknat, organiserade efter kund.

Fönstret Bedöm ekonomiavgifter

11. Ange datum för bedömning av finansavgiften.

Flytta markören till textrutan Bedömningsdatum och ange datumet när du utvärderar de finansiella avgifterna, som jag är villig att slå vad om är det aktuella datumet. (Detta datum är också det fakturadatum som kommer att användas i finansdebiteringsfakturorna, om du skapar dem.)

12. Bekräfta vilka kunder du vill ska bedömas finansiera avgifter.

QuickBooks markerar inledningsvis alla finansieringsavgifter, vilket innebär att den sätter upp en ny faktura för varje finansavgift. (QuickBooks markerar finansieringsavgifter med en liten bock.) Om du vill avmarkera (eller, senare, markera) en finansavgift klickar du på den. För att avmarkera alla avgifter, klicka på knappen Avmarkera alla. Klicka på knappen Markera alla för att markera alla avgifter.

Du kan skapa en inkassorapport för alla kunder eller jobb som anges i fönstret Bedöm ekonomiavgifter genom att välja kundnamnet och sedan klicka på knappen Inkassohistorik.

13. Klicka på knappen Bedöm avgifter.

När fönstret Bedöm finansieringsavgifter korrekt beskriver de finansiella avgifter som du vill bedöma klickar du på Bedöm avgifter. Du är klar med beräkningarna och bedömningarna av ekonomiavgiften.

Hur man hanterar insättningar i QuickBooks

Medan jag är på ämnet att förbättra ditt kassaflöde, låt mig kort nämna en annan kraftfull kassaflödesteknik - och diskutera bokföringen som krävs för den tekniken.

Ett enkelt sätt att förbättra ditt kassaflöde är att acceptera eller kräva förskottsinsättningar eller retainer från kunder eller kunder innan du utför själva arbetet. Med andra ord, innan du börjar arbeta eller beställer inventering eller gör vad som är det första steget i din verksamhet för att slutföra en försäljning, samlar du in kalla, hårda pengar.

Tyvärr skapar dessa kundinsättningar, som de kallas, lite bokföringsproblem. Frågan blir i princip, hur registrerar du en check eller kontantinsättning för saker som du ännu inte har gjort eller sålt? Du har två grundläggande alternativ:

• Det enkla sättet: Du kan registrera ett försäljningskvitto för tjänsten eller produkten. På så sätt räknar du pengarna som kommer in i ditt företag och du känner igen intäkterna. Observera också att om insättningen inte är återbetalningsbar - och för kassaflödessyften bör insättningen inte vara återbetalningsbar - bör du räkna intäkterna när du tar emot insättningen om du är en skattebetalare på kontantbasis. (Du är förmodligen en skattebetalare på kontantbasis, men fråga din skatterådgivare om du är osäker.)
• Det exakta sättet: Du kan känna igen insättningen som en ny skuld. Detta gör du genom att skapa en journalpost som registrerar ökningen på ditt kassakonto och som registrerar ökningen på ditt Kundinsättningar löpande skuldkonto. Om depositionen är återbetalningsbar och du är en skattebetalare på kontantbasis, eller om du är en periodiserad skattebetalare, bör du förmodligen använda den här metoden. När din försäljning är genomförd och fakturerad senare använder du posten Kundinsättning som ett minusbelopp på försäljningsfakturan för att flytta beloppet från skuldkontot och applicera det på det förfallna fakturabeloppet.