Dokumentlagring i QuickBooks

Hur länge ska du behålla gamla rapporter, kopior av fakturor och annan redovisningsinformation? Tyvärr finns det inget entydigt svar på dessa frågor. Men här är några saker att tänka på:

• Fundera på om den andra parten i en transaktion någonsin kommer att vilja ha informationen. Till exempel, om du kroniskt bråkar med en leverantör om huruvida du har betalat en räkning, är det vettigt att hålla fast vid dessa leverantörsräkningar och eventuella uppgifter om din betalning så länge argumentet kan pågå.

  Detta innebär att alla papper som dokumenterar säljarens räkningar och betalningar inte nödvändigtvis behöver behållas om du inte har några problem.

• Tänk på skatteredovisningskrav. Enligt lag (många människor inser inte detta) är ett företag skyldigt att upprätthålla bokföring för att rapportera sina vinster, förluster, inkomster och avdrag till Internal Revenue Service. Detta innebär att allt du behöver för att beräkna din vinst eller underbygga delar av dina beräkningar bör behållas.

  Det finns dock en preskriptionstid som vanligtvis löper tre år från det datum du senast lämnade in deklarationen. Det betyder att du i de flesta fall inte behöver spara papper som är äldre än tre år efter den avkastning som den avser. Med andra ord, om du har uppgifter från år 2009, och du lämnade in skattedeklarationen för år 2009 den 15 mars 2010, senast den 16 mars 2013, borde du (i de flesta fall) inte behöva behålla allt det gamla pappersarbetet.

  Preskriptionstiden säger att man ska kunna kassera de gamla prylarna. Ett varningens ord är på sin plats, eftersom det finns en handfull undantag från denna treåriga preskriptionstid:

  • Om du har varit riktigt slarvig och genom din slarv utelämnat bruttoinkomster som överstiger 25 procent av vad din avkastning visar är preskriptionstiden lika med sex år.

  • Om ingen deklaration lämnas in eller en bedräglig retur lämnas in, finns det ingen preskriptionstid.

  • Stater utan inkomstskatt (som staten Washington) använder en annan uppsättning regler och kan använda en längre preskriptionstid. Delstaten Washington, till exempel, säger att preskriptionstiden löper fyra år, inte tre.

• Tänk på de gamla register som du kan behöva i framtiden för att beräkna en vara för din skattedeklaration. Dessa register måste bevaras. Till exempel, om du köpte en fabrik för 30 år sedan, spara dessa inköpsuppgifter till 3 (eller 6) år efter att du sålt fabriken.

• Tänk på att det i vissa branscher finns andra regler eller bestämmelser för lagring av dokument. Till exempel, om du är en läkare, behåller du dina gamla patientjournaler - och detta kan inkludera patientredovisningsinformation - i längre än bara tre år. Dessa andra dokumentlagringsregler varierar beroende på bransch. Ta reda på vilka regler som gäller för din bransch.

• Tänk på risken att bevara konfidentiell information för länge. Slutligen, även om du kanske funderar över alla ovanstående punkter och drar slutsatsen att du bör hålla dina ekonomiska register i evighet, notera att detta tillvägagångssätt också skapar risker. Ju mer ekonomisk dokumentation du arkiverar, desto lättare kan det i vissa fall vara för denna information att försvinna eller bli stulen.

  Du skulle till exempel inte vilja behålla så många års data att du måste hyra ett lager i en dålig del av staden bara för att lagra grejerna.

Sammanfattningsvis, hur förstår du dessa vaga förslag? Kom med en grov gissning om hur länge du tycker att du ska hänga på saker.

Om du inte gör något brottsligt, bedrägligt eller slarvigt, släng allt som är över fem år gammalt. Segregera dokument som du kan slänga efter år i lådor. Märk lådorna med årsnummer. Märk också lådorna med en lapp som "Kassera 2016" bara så att du vet när du kan slänga det där.

Du kanske vill fundera två gånger på att helt enkelt slänga ut ekonomiska uppgifter. Kasta inte ut dina personliga register eller, naturligtvis, några kundregister: strimla dokumenten först.

Förresten, vissa butiker med stora kassabutiker erbjuder fragmenteringstjänster i butik till rimliga priser.