Dokumentlagring i QuickBooks 2012

Folk frågar ibland hur länge de ska behålla gamla QuickBooks-rapporter, kopior av fakturor och annan redovisningsinformation. Tyvärr finns det inte riktigt ett entydigt svar på detta. Men här är några saker att tänka på:

• Fundera på om den andra parten i en transaktion någonsin kommer att vilja ha informationen. Till exempel, om du kroniskt bråkar med en leverantör om huruvida du har betalat en räkning, är det vettigt att hålla fast vid dessa leverantörsräkningar och eventuella uppgifter om din betalning så länge argumentet kan pågå.

  Detta innebär att alla papper som dokumenterar säljarens räkningar och betalningar inte nödvändigtvis behöver behållas om du inte har några problem.

• Tänk på skatteredovisningskrav. Enligt lag (många människor inser inte detta) är ett företag skyldigt att upprätthålla bokföring för att rapportera sina vinster, förluster, inkomster och avdrag till Internal Revenue Service. Detta innebär att allt du behöver för att beräkna din vinst eller underbygga delar av dina beräkningar bör behållas.

  Det finns dock en preskriptionstid som vanligtvis löper tre år från det datum du senast lämnade in deklarationen. Det betyder att du i de flesta fall inte behöver spara papper som är äldre än tre år efter den avkastning som de avser.

  Med andra ord, om du har uppgifter från år 2007 och du lämnade in 2007 års skattedeklaration den 15 mars 2008, senast den 16 mars 2011, borde du (i de flesta fall) inte behöva behålla allt det gamla pappersarbetet. Preskriptionstiden säger att man ska kunna kassera de gamla prylarna.

  Ett varningens ord är på sin plats eftersom det finns en handfull undantag från denna treåriga preskriptionstid:

  • Om du har varit riktigt slarvig och genom ditt slarv utelämnat bruttoinkomster som överstiger 25 procent av vad din avkastning visar, är preskriptionstiden lika med sex år.

  • Om ingen deklaration lämnas in eller en bedräglig retur lämnas in, finns det ingen preskriptionstid.

  • Stater utan inkomstskatt (som Washington) använder en annan uppsättning regler och kan använda en längre preskriptionstid. Washington, till exempel, säger att preskriptionstiden löper fyra år, inte tre.

• Tänk på de gamla register som du kan behöva i framtiden för att beräkna en vara för din skattedeklaration. Dessa måste behållas. Till exempel, om du köpte en fabrik för 30 år sedan, spara dessa inköpsuppgifter till 3 (eller 6) år efter att du sålt fabriken.

• Tänk på att det i vissa branscher finns andra regler eller bestämmelser för lagring av dokument. Till exempel, om du är en läkare, behåller du dina gamla patientjournaler - och detta kan inkludera patientredovisningsinformation - i längre än bara tre år. Dessa andra dokumentlagringsregler varierar beroende på bransch. Ta reda på vilka regler som gäller för din bransch.

Hur förstår du dessa vaga förslag? Kom med en grov gissning om hur länge du tycker att du ska hänga på saker.

Du kanske vill fundera två gånger på att helt enkelt slänga ut ekonomiska uppgifter. Du kanske vill strimla dokumenten först. Förresten, vissa stora kassabutiker erbjuder fragmenteringstjänster i butik till rimliga priser.