Arbetet med att förbereda bokslut – kallat bokföring eller bokföring – kräver antingen en hel drös med siffror eller att lära sig hur man använder dubbel bokföring. För att producera dessa uttalanden med ett redovisningsprogram som QuickBooks 2012 måste du använda dubbel bokföring.
Du kan konstruera bokslut med hjälp av fiddle-faddle-metoden. Men fiddle-faddle-metoden lider av några riktigt försvagande svagheter. Dessa svagheter tyder på att du behöver ett bättre verktyg. Specifikt behöver du dubbel bokföring.
De flesta småföretag - eller åtminstone de småföretag där ägarna inte redan är utbildade i bokföring - har använt fiol-fiffelmetoden. Ta till exempel en titt på de finansiella rapporterna som visas i följande tabeller. Den första tabellen visar resultaträkningen för den ena dagen om året som den imaginära korvkioskverksamheten bedriver.
En enkel resultaträkning för korvkiosk
| Försäljningsintäkter | $13 000 |
| Mindre: Kostnad för sålda varor | 3 000 |
| Bruttomarginal | 10 000 USD |
| Driftskostnader | |
| Hyra | 1 000 USD |
| Lön | 4 000 |
| Tillbehör | 1 000 |
| Totala rörelsekostnader | 6 000 |
| Rörelseresultat | $4 000 |
Denna nästa tabell visar balansräkningen vid början av den första driftdagen.
En enkel balansräkning för korvstället
| Tillgångar | |
| Kontanter | 1 000 USD |
| Lager | 3 000 |
| Totala tillgångar | $4 000 |
| Skulder | |
| Leverantörsskulder | 2 000 USD |
| Lån ska betalas | 1 000 |
| Ägarens kapital | |
| S. Nelson, huvudstad | 1 000 |
| Summa skulder och eget kapital | $4 000 |
Med redovisningsmetoden fiddle-faddle, beräknar du individuellt varje nummer som visas i bokslutet. Till exempel är försäljningsintäkterna lika med 13 000 USD. Bokföringsmetoden för fiol-fiffel kräver att du på något sätt kommer fram till detta försäljningsinkomstnummer manuellt.
Du kanske kan komma på detta nummer genom att komma ihåg var och en av försäljningarna som du gjorde under dagen. Eller, om du förbereder fakturor eller försäljningskvitton, kanske du kan komma på detta nummer genom att lägga till alla enskilda försäljningar. Om du har ett kassaregister kan du kanske också komma fram till detta nummer genom att titta på kassabandet.
Andra intäkter och utgifter beräknas på samma grova sätt. Till exempel beräknas 1 000 USD i hyreskostnad genom att antingen komma ihåg vilket belopp du betalade för hyra eller genom att titta i ditt checkhäftesregister och hitta checken som du skrev för hyra.
Balansvärdena produceras på ungefär samma sätt. Du kan härleda kassabehållningen på 1 000 $, till exempel genom att titta på checkhäftet eller, i värsta fall, kontoutdraget. Du kan härleda lagersaldot på 3 000 USD genom att lägga till de individuella inventarievärdena. Du kan beräkna skulden och eget kapitalbelopp på liknande sätt.
En del av värdena som visas i en resultaträkning eller i en balansräkning blir pluggade - vilket innebär att de beräknas med andra siffror från bokslutet. Du slår till exempel inte upp vinstbeloppet på någon särskild plats; istället beräknar du vinst genom att subtrahera kostnader från intäkter. Du kan naturligtvis också beräkna balansräkningsvärden, såsom totala tillgångar, eget kapital och totala skulden för eget kapital.
Fiddle-faddle-metoden för redovisning fungerar ganska bra för ett mycket litet företag så länge du har ett bra checkhäfte. Så för ett mycket litet företag kan du kanske komma undan med denna grova, bitvisa inställning till redovisning.
Men tyvärr lider fiol-faddle-metoden av tre fruktansvärda svagheter för ett företag som inte har superenkel ekonomi:
Det är inte tillräckligt systematiskt för att automatiseras. Du kanske inte bryr dig om att fiol-faddle-metoden inte är tillräckligt systematisk för automatisering. Ett systematiskt tillvägagångssätt som dubbel bokföring kan automatiseras, som QuickBooks gör. Denna automatisering gör att uppgiften att upprätta bokslut kräver kanske fem musklick.
Eftersom det inte går att automatisera att fiddle-faddle-metoden, varje gång du vill producera bokslut, går du eller någon stackars medarbetare till ett enormt arbete för att samla in siffrorna och all rådata som krävs för att producera information.
Det är väldigt lätt att tappa detaljer. Du ser att korvkioskverksamheten bara ådrar sig tre driftskostnader: hyra, löner och förnödenheter. Om du känner till driftskostnadskategorierna som verksamheten ådrar sig är det ganska enkelt att leta igenom checkregistret och hitta den eller de checkar som till exempel betalar hyra.
Du kan använda ett liknande tillvägagångssätt med löner och förnödenheter. Men vad händer om du också har en annonskostnadskategori eller en affärslicenskostnad, eller någon annan kategori som är lätt att glömma? Om du glömmer en kategori missar du utgifter.
Det tillåter inte rigorös felkontroll. Felkontroll är viktigt med redovisnings- och bokföringssystem. Med alla siffror och transaktioner som flyter runt, kryper fel lätt in i systemet.
Zoom har blivit det populära valet det senaste året, med så många nya människor som jobbar hemifrån för första gången. Det är särskilt bra om du måste använda
Chattapplikationer som används för produktivitet behöver ett sätt att förhindra att viktiga meddelanden går förlorade i större, längre konversationer. Kanaler är en
Microsoft Teams är avsett att användas inom en organisation. Generellt sett ställs användare in över en aktiv katalog och normalt från samma nätverk eller
Så här söker du efter Trusted Platform Module TPM-chip på Windows 10
Microsoft Teams är en av många appar som har sett en stadig ökning av antalet användare sedan arbetet har flyttat online för många människor. Appen är ett ganska robust verktyg för
Microsoft Office har för länge sedan gått över till en prenumerationsbaserad modell, men äldre versioner av Office, dvs. Office 2017 (eller äldre) fungerar fortfarande och de
Hur man installerar Zoom-videokonferensappen på Linux
Microsoft Teams är en app som har sett en drastisk ökning av antalet användare sedan så många människor började arbeta hemifrån. Det är ett ganska bra verktyg för
Videokonferensverktyg är mer komplexa appar och som sådan kommer du att förvänta dig ett användargränssnitt som kräver lite inlärning och att vänja sig vid. UI för komplexa appar har
Microsoft Teams är mer än en chattapplikation; det är ett samarbetsverktyg som drar fördel av Microsoft Office 365-appar såväl som olika andra
