Att välja en rensnings- och arkiveringsstrategi med QuickBooks 2011

Att bestämma när och hur du vill rensa eller arkivera din QuickBooks 2011-företagsfil är mest en fråga om sunt förnuft. Din första övervägande bör vara om du behöver kondensera företagsakten överhuvudtaget. Om QuickBooks fortfarande körs med en rimlig hastighet, om du inte blir galen på grund av många oanvända objekt på listor, eller om datafilen inte har blivit monstruöst stor (större än 100 MB eller så), kanske du inte behöver kondensera. Du uppnår ingen nytta, i många fall, genom att städa upp. Och genom att inte städa upp har du fortfarande fullständiga detaljerade ekonomidokument till hands.

Att köra en rensning minskar inte nödvändigtvis storleken på QuickBooks datafil. Om du verkligen måste ha en mindre datafil, vad du bör göra är att först köra en rensning och sedan spara och återställa en portabel QuickBooks-datafil.

Den andra delen om att rensa upp och arkivera QuickBooks företagsfiler är ett annat sunt förnuft: Du bör skapa en arkivkopia av QuickBooks datafil. Vi rekommenderar att du skapar en arkivkopia i slutet av året efter att du eller din CPA har gjort några sista justeringar av året. Det är en bra idé att skapa en arkivkopia av QuickBooks datafil som används för att förbereda din skattedeklaration och eventuella bokslut eftersom du alltid senare kan förklara något nummer på en deklaration eller bokslut genom att titta på arkivkopian av datafilen.

Ibland ändrar människor avsiktligt eller oavsiktligt gamla transaktioner. Detta innebär att någon tyvärr kan ändra transaktioner i en QuickBooks datafil under ett tidigare år. När den förändringen inträffar kanske någon som senare tittar på QuickBooks datafil inte kan förklara en siffra på en skattedeklaration eller ett bokslut. Till exempel, om någon senare går tillbaka och ändrar en transaktion under ett tidigare år, och den transaktionen används för att beräkna totala intäkter för året, kan du inte längre använda QuickBooks-data för att förklara siffror på din skattedeklaration och dina finansiella rapporter för totala intäkter.

Lyckligtvis kan du alltid se vilka QuickBooks-transaktioner som stöder ett visst skattedeklarationsnummer eller bokslutsnummer genom att ha en arkivkopia av QuickBooks datafil - QuickBooks datafil som gav siffror till din skattedeklaration och bokslutet.

Om du fortfarande är förvirrad över denna punkt - och det är lite knepigt - fråga din skatterådgivare eller din CPA om problemet. Han kan förklara för dig risken med att ha en förändring i QuickBooks-data som har använts för att förbereda en avkastning eller ett finansiellt utlåtande efter att avkastningen har upprättats eller efter att dessa finansiella rapporter har publicerats och distribuerats.