Använda QuickBooks för att hantera lager i ett tillverkningsföretag

Att spåra lager i ett tillverkningsföretag är svårare än i andra typer av företag. När du kokar ner allt till dess essens i QuickBooks, beror problemet på ett par knepiga redovisningskrav:

• I en tillverkningsmiljö kombinerar tillverkaren råvaror till färdiga varor. Detta innebär — och detta är den utmanande delen — att tillverkningsprocessen minskar lagerantalet och värdet för vissa artiklar (råvarorna eller komponenterna) och samtidigt ökar antalet och värdet på de andra färdigvarorna.
• I en tillverkningsmiljö säger reglerna att man inte bara räknar värdet på varor i lagervärdena för färdiga varor. Du räknar också kostnaden för arbetskraft och fabrikskostnader som används för att tillverka föremålen.

QuickBooks löser det första problemet relaterat till tillverkningsinventering, men det löser eller tar inte upp det andra problemet. Lyckligtvis, så länge du är en liten tillverkare, behöver du förmodligen inte oroa dig för mycket om det andra problemet. Du bör fråga din CPA om detta. Men oroa dig inte - Kongressen och Internal Revenue Service har tillhandahållit ett gäng kryphål som gör redovisningen lättare för de små killarna.

Hantera tillverkat lager på ett enkelt sätt

Om du använder QuickBooks Pro eller några tidigare versioner av QuickBooks Premier, har du inte möjlighet att redogöra för tillverkningen av inventarier i QuickBooks. Det bästa du kan göra är att gruppera artiklar för att kombinera till enskilda artiklar i en kunds faktura.

Det här tillvägagångssättet låter slarvigt, men det är inte riktigt så illa som du kanske tror vid första rodnaden. Du kan välja att endast visa gruppartikeln på en kundfaktura. Det betyder – för att återgå till exemplet med floristen som säljer röda rosor och vaser – att floristen kan "tillverka" en kristallvas med ett dussin röda rosor och sedan visa den tillverkade varan som en gruppvara på kundens faktura.

Det enda som är problematiskt med metoden "använd bara en gruppvara" är att den inte ger dig ett sätt att spåra de färdiga varornas lagervärden.

Utföra lagerredovisning i QuickBooks

För att ta hänsyn till tillverkningen av inventarier i QuickBooks Premier eller QuickBooks Enterprise Solutions lägger du till lagersammansättningsartiklar i artikellistan för de artiklar som du tillverkar. Du registrerar också tillverkningen av föremål när du … ja, tillverkar dem.

Anta att Pine Lake Porcelain mest bara köper och säljer kaffemuggar och andra porslinsklossar. Men anta också att Pine Lake Porcelain en gång om året samlar ihop en samling röda kaffemuggar i ett presentpaket för St. Alla hjärtans dag. I det här fallet kan QuickBooks spela in monteringen av en presentförpackning som kombinerar till exempel fyra röda kaffemuggar, en kartong och lite silkespappersförpackning.

Lägga till lagermonteringsartiklar

Följ dessa steg för att beskriva tillverkade varor:

Välj Listor → Objektlista.\

QuickBooks visar fönstret Artikellista.

Klicka på knappen Objekt i fönstret Objektlista och välj Ny i rullgardinsmenyn.

QuickBooks visar fönstret Nytt objekt.

Välj objektet Inventering Montering från rullgardinsmenyn Typ.

QuickBooks visar Inventory Assembly-versionen av fönstret New Item.

Ange kontot som ska användas för att spåra denna artikels kostnad när du säljer den.

QuickBooks föreslår kostnaden för sålda varor. Om du har skapat andra konton för dina COGS, välj dock det andra lämpliga kontot.

Beskriv den tillverkade artikeln.

Skriv en beskrivning av den artikel som du vill ska visas i dokument som dina kunder ser, till exempel fakturor. (QuickBooks föreslår samma beskrivning som du använde i textrutan Beskrivning av köptransaktioner som standard.)

Ange det belopp som du tar ut för varan i rutan Försäljningspris.

Ange om den tillverkade varan är föremål för moms genom att använda rullgardinsmenyn Skattekod.

Använd rullgardinsmenyn Inkomstkonto för att ange det konto som du vill att QuickBooks ska använda för att spåra inkomsten från försäljningen av föremålet.

Identifiera komponenterna som ingår i det färdiga föremålet.

Använd stycklistan för att identifiera de enskilda komponentartiklarna och de kvantiteter som behövs för att göra inventeringssammansättningen. Varje komponentpost går på en separat rad i listan. Inte för att vara för överflödig, men observera att du identifierar både komponentartikeln och antalet komponentartiklar som behövs.

Identifiera tillgångskontot.

Ange det andra omsättningstillgångskontot som du vill att QuickBooks ska använda för att spåra denna lagerobjekts värde.

Välj en byggpunkt.

Använd byggpunktsrutorna för att ange den lägsta lagerkvantiteten av denna artikel som kan finnas kvar innan du tillverkar mer. När lagernivån sjunker till denna kvantitet, lägger QuickBooks till en påminnelse till listan påminnelser som meddelar dig att du behöver göra mer av föremålet.

Ignorera rutorna Tillgänglig och Totalt värde.

Ser du den där On Hand-lådan? Låt den stå på noll. Att ange ett nummer nu är att spela in en okategoriserad transaktion, och det vill du inte göra. Fortsätt och lämna fältet Totalt värde inställt på noll också.

Lämna rutan Som Av tom eller ange aktuellt datum.

Det spelar ingen roll.

Inventory Assembly-versionen av fönstret New Item.

Registrering av tillverkning eller montering av föremål

För att bygga en sammansättning, välj kommandot Leverantörer → Inventeringsaktiviteter → Bygg sammanställningar. QuickBooks visar fönstret Bygg sammanställningar. Allt du gör är att välja det du vill bygga från rullgardinsmenyn Monteringsobjekt och sedan ange mängden som du (eller någon olycklig kollega) byggde i rutan Antal att bygga i det nedre högra hörnet. Sedan klickar du antingen på knappen Bygg & Stäng eller Bygg & Ny. (Klicka på knappen Bygg & Ny om du vill spela in monteringen av några andra föremål.)

Build Assemblies-versionen av fönstret New Item.

Här är några saker att komma ihåg om kommandot Build Assemblys:

• I det övre högra hörnet av fönstret visar QuickBooks mängden av monteringen som du har till hands och antalet kunder som har lagt beställningar. Det är ganska användbar information att ha, så kom ihåg att den finns där.
• En tabell i fönstret Bygg sammanställningar visar dig vad som ingår i din produkt. Inte för att du bryr dig, men det här är en stycklista.
• Längst ner på stycklistan visar QuickBooks dig det maximala antalet sammanställningar som du kan göra, med tanke på dina nuvarande lagerinnehav.
• När du bygger en vara justerar QuickBooks antalet inventarier. Om du gör presentset i kartong, var och en med fyra röda muggar och två omslagsservetter, minskar QuickBooks antalet föremål för röda muggar och omslagsservetter, och ökar antalet föremål för de förpackade presentseten när du spelar in att bygga sammansättningen.

Vissa av komponenterna som används i en sammansättning kanske inte är inventarieartiklar. Du kan använda icke-inventariedelar i en sammanställning.

Hantera flera lagerplatser

QuickBooks Enterprise Solutions låter dig hantera journalföringsutmaningen med att lagra inventarier på flera platser. För att aktivera denna funktion, kallad Avancerad lagerspårning, välj kommandot Redigera → Inställningar, klicka på Artiklar och lager, klicka på fliken Företagsinställningar och klicka sedan på knappen Avancerade lagerinställningar.

Om du använder Enterprise Solutions-versionen av QuickBooks, visar QuickBooks dialogrutor som låter dig skapa en lista över inventeringswebbplatser, och lägger även till fält i lämpliga fönster och dialogrutor så att du kan spåra inventeringsobjekt per plats. Om du inte använder Enterprise Solutions-versionen av QuickBooks visar QuickBooks information om hur du kan uppgradera till Enterprise Solutions.