Använda periodiska inventeringssystem i QuickBooks 2017

Du kan använda ett enkelt tillvägagångssätt för lagerredovisning med QuickBooks 2017. Istället för att hålla reda på enskilda lagerartiklar genom att använda ett evigt lagersystem — vilket helt enkelt innebär att du spårar varje artikel när den flyttar in i ditt företag och ut i en kunds bil eller minibuss — du kan använda ett enkelt periodiskt system. Du måste veta hur ett periodiskt inventeringssystem fungerar i QuickBooks. Det är också bra att veta vad som är dåligt och vad som är bra med att använda ett periodiskt inventeringssystem.

Hur periodiska inventeringssystem fungerar i QuickBooks

Om du använder ett periodiskt inventeringssystem skapar du ett konto av typen Annan omsättningstillgång som heter Inventering. Sedan, när du köper lager, kategoriserar du lagerköpet som att det faller in på detta falska lagerkonto. (Kontot kallas ett "falskt" lagerkonto eftersom det inte är ett riktigt lagerkonto för QuickBooks.)

För att registrera din kostnad för sålda varor varje månad använder du en journalanteckning för att flytta en lämplig del från det falska lagerkontot och till ditt kostnad för sålda varor. Hur vet du vilken del du ska flytta? Bra fråga. I ett nötskal, du gissar baserat på din historiska kostnad för sålda varor.

Här är ett exempel på hur detta fungerar: Antag att sedan urminnes tider har din kostnad för sålda varor uppgått till 45 procent av dina försäljningsintäkter, och att du förra månaden sålde saker för 10 000 USD. I det här fallet skulle du räkna med att 45 procent av 10 000 USD (4 500 USD) motsvarar kostnaden för inventeringen du sålde. Följaktligen skulle du flytta $4 500 från det falska lagerkontot och till kostnaden för sålda varor.

Förutsägbart innebär detta grova tillvägagångssätt att ditt lager och kostnad för sålda varor kommer att vara fel. Så i slutet av året utför du fortfarande en fysisk lagerräkning för att ta reda på exakt vad du verkligen har i lagret. Vid den tidpunkten skulle du justera saldot i lagret och kostnaden för sålda varor så att de matchar vad ditt fysiska lager visar.

Det kan vara så att ditt ungefärliga siffra på 45 procent under året har inneburit att du flyttade $5 000 för mycket från lager till kostnad för sålda varor. I det här fallet skulle du flytta 5 000 USD från kostnaden för sålda varor och tillbaka till lagret. Eller så kanske du upptäcker att du flyttade $5 000 för lite från lager till kostnad för sålda varor. För att åtgärda det problemet flyttar du ytterligare 5 000 USD från lager till kostnad för sålda varor.

En sista snabb punkt om att använda en periodisk inventering: Du använder inte inventeringsartiklar om du använder en periodisk inventering. Så det du sätter på fakturor eller försäljningskvitton är bara en generisk del som inte är i lager.

Det goda och dåliga med en periodisk inventering

Ett periodiskt inventeringssystem är bra för vissa typer av företag. Om du till exempel har för många föremål att spåra med QuickBooks artikellista, kan tillvägagångssättet som beskrivs här vara en livräddare.

Periodiska inventeringssystem skapar dock vissa problem. Här är de fyra största och värsta problemen:

• Du kommer inte riktigt att veta vilka varor som säljer bra och vilka som inte är det eftersom du inte kommer att spåra försäljning efter lagervaror. Det betyder att du inte kan lagra mer av de hettsäljande grejer och mindre av grejer som inte säljer.
• Du kommer inte att veta vad du verkligen har i ditt lager förutom när du tar den fysiska inventeringen vid årets slut. (Du kommer inte att veta hur många dollar i lager du har eller vilka varukvantiteter du har.)
• Eftersom du inte kommer att göra justeringar på varunivå baserat på ditt fysiska lager, kommer du inte att veta vilka föremål som är benägna att krympa på grund av problem som stöld, brott och förstörelse.
• Du måste göra journalanteckningarna som registrerar dollar som flyttas ut från lagret och till kostnaden för sålda varor. Dessa journalanteckningar är inte särskilt svåra, men de kan vara lite knepiga att lista ut de första gångerna.

Du måste bestämma dig för om du vill eller behöver gå med ett enklare periodiskt inventeringssystem trots de problem ett sådant system ger. En sista tanke: Många småföretag, särskilt små återförsäljare, använder framgångsrikt periodiska lagersystem.