Använda ersättningslappar i Sage Timeslips

Alla Sage Timeslips faktureringsarrangemang visar lappar på räkningar, vilket ger en hel del detaljer på räkningen (se följande figur). I vissa fall kanske du inte vill visa sådana detaljer. I så fall kan du överväga att använda ersättningslappar.

En typisk räkning visar detaljerna för alla kuponger.

En ersättningskort ersätter en grupp av kuponger på en kunds räkning med en post. Du kan använda ersättningssedlar för att ersätta tids- eller kostnadsbevis eller för att ersätta kuponger som använder en viss uppgift, utgift eller referens.

Om du använder kategorier kan du definiera ersättningsbevis för kategori så att ersättningslappen ersätter flera olika uppgifter samtidigt. För att använda ersättningskort anger du den kund på vars räkning du vill ersätta uppgifter med en ersättningssedel. Sedan ställer du in ersättningssedeln och fastställer samtidigt reglerna som Timeslips ska använda för att ersätta en ersättningssedel med en grupp av kuponger.

Regler som du upprättar för en klient är specifika för den klienten och påverkar inte andra klienter.

Följ dessa steg för att skapa en ersättningskort:

Välj Slips → Replacement Slips för att visa dialogrutan Replacement Slip List som visas i följande figur.

Ersättningsbevis som du har upprättat för den valda kunden.

Öppna rullgardinsmenyn Klient och välj en klient.

För att göra en ersättningsbevis tillgänglig för flera kunder kan du tilldela ersättningsbeviset till en mallklient. Högerklicka på klientfältet och välj Mall från genvägsmenyn. Välj sedan den mallklient som du vill skapa en ersättningskort för. Om du ändrar dig och vill byta tillbaka till en viss klient högerklickar du på fältet Klient och väljer Öppna.

Klicka på knappen Ny.

Dialogrutan Specificerad Slip Replacement visas, som visas i följande bild.

Definiera parametrarna för regeln som Timeslips ska använda när ersättningssedeln ersätts med en grupp av sedlar.

Använd sektionen Slips That Match för att identifiera de lappar som Timeslips ska ersätta.

• För att ersätta alla tidsbesked eller alla utläggssedlar, ställ in Sedeltyp till Tid eller Kostnad, ställ in rullgardinsmenyn under fältet Sedeltyp till Aktivitet och ställ sedan in värdet på rullgardinslistan bredvid Aktivitet till . I figuren ovan kommer regeln att ersätta alla tidlappar med ersättningskort.

• För att ersätta alla lappar för en viss uppgift eller utgift, ställ in Slip Type till Tid eller Kostnad. Ställ sedan in rullgardinsmenyn under fältet Slip Type till Activity. Öppna sedan listrutan bredvid Aktivitet och välj uppgiften eller utgiften från listan.

• För att ersätta alla tidsbesked för en viss kategori, ställ in Slip Type till Tid, ställ in rullgardinsmenyn under fältet Slip Type till Kategori och öppna listrutan bredvid Kategori och välj ett kategorinamn.

• För att ersätta all tid eller kostnad för en viss referens, öppna rullgardinsmenyn Referens och välj referensen.

I rutan Kommer att ersättas av en kupong med denna beskrivning anger du beskrivningen som du vill att tidsbesked ska visas på kundens faktura istället för de individuella beskrivningarna av lappen.

I avsnittet Datum anger du datumen som ska visas på räkningen.

Du kan välja:

• Tidigaste startdatum för att använda det tidigaste startdatumet från lapparna. Tidsbevis ersätts med ersättningssedeln

• Senaste startdatum för att använda det senaste startdatumet från lapparna. Tidsbevis ersätter med ersättningssedeln

• Tidigaste slutdatum för att använda det tidigaste slutdatumet från lappen. Tidsbevis ersätter med ersättningssedeln.

• Senaste slutdatum för att använda det tidigaste slutdatumet från de sedlar som Timeslips kommer att ersätta med ersättningssedeln

• Faktureringsdatum för att använda det datum du anger när du förbereder räkningar

• Dagens datum för att använda din dators datum

Markera kryssrutan Aktiverad för utskrift på räkningar för att använda ersättningsbeviset på räkningar när du skriver ut dem.

Om du avmarkerar den här kryssrutan lämnas ersättningssedeln tillgänglig men uppmanar Timeslips att ignorera den.

Du kan ta bort ett ersättningskort helt och hållet från dialogrutan Ersättningssedellista. För att göra det, välj lappen i listan och klicka sedan på knappen Ta bort.

Klicka på OK för att spara ersättningsbeviset och visa dialogrutan Replacement Slip List igen.

Alternativt kan du använda knapparna Ny, Första, Föregående, Nästa och Senaste för att skapa ytterligare ersättningsbevis och navigera genom befintliga ersättningsbevis för den valda klienten. När du är klar med att skapa ersättningskort klickar du på OK.

Klicka på Klar för att stänga dialogrutan Replacement Slip List.

När du förbereder en faktura för en kund med en aktiv ersättningssedel, ersätter Timeslips ersättningsbeviset med de kuponger som du identifierade när du skapade ersättningsbeviset. Följande bild visar samma sedel som du såg i början av den här artikeln, förutom att den här figuren använder en ersättningskort för alla tidlappar, oavsett uppgiften som tilldelats tidssedeln.

En räkning med en ersättningskort.

Om du visar timpriset på räkningen, beräknar Timeslips priset i genomsnitt. I figuren har timpriset dolts för att undvika förvirring.

Några anteckningar om ersättningslappar:

• När du slår samman tids- och kostnadsavgifter på en faktura och använder en ersättningssedel, letar Timeslips först efter en ersättningssedel. Om det inte finns någon ersättningssedel, letar Timeslips efter en ersättningstidsedel.

• Även om du använder en ersättningssedel på en faktura, om det finns en åsidosättningssedel för kunden, visar Timeslips åsidosättningssedeln på sedeln tillsammans med ersättningssedeln. Tidssedlar inkluderar inte åsidosättningssedeln i de sedlar som den ersätter.

• När du godkänner en räkning som använder ersättningssedlar, markerar Timeslips de kuponger som den ersatte som fakturerade.