Det finns några ofta fyllda realiteter i bokföringslivet som du kan undvika om du använder MYOB: Flera företag rullade in i ett enda (ofta kämpande) företag, kaoset som lämnats efter tidigare bokhållare, skulder på grund av skattekontoret, budgetar som aldrig blir verklighet, och mycket mer därtill.
När du ställs inför den här typen av knepiga situationer kan du lita på en blandning av tekniska MYOB-råd, bokföringskunnande och en inre böjelse som lyser-riddare-till-räddningen.
Undrar du någonsin hur ditt företag tjänar sina pengar? Kanske gör du massor av olika typer av arbete, och även om du misstänker att allt detta arbete inte är lönsamt, är du inte säker på vad som är lönsamt och vad som inte är det. Lyckligtvis kan dina dagar av undran nu vara över, för med jobb- och kategorirapportering kan du upptäcka vad du gör rätt och vad du gör fel.
MYOB erbjuder två sätt att analysera intäkter och utgifter:
Det första sättet är att använda jobbfunktioner för att spåra lönsamheten för varje jobb som ditt företag utför, oavsett om dessa jobb är kontrakt, stadier av ett projekt eller arbete för specifika kunder.
Det andra sättet att analysera lönsamheten är att dela upp ditt företag i resultatenheter med hjälp av kategorifunktioner. Kategorier fungerar ofta bra om du har ett företag som har flera olika platser, eller driver olika bankkonton för olika divisioner.
| Jobb | Kategorier | |
|---|---|---|
| Tr ansactions | Du kan allokera en enskild transaktion till mer än ett jobb | Du kan inte allokera en enskild transaktion till mer än en kategori |
| Balansräkningar | Du kan inte skriva ut en balansräkning för varje jobb | Du kan skriva ut en balansräkning för varje kategori |
| Budgetar | Du kan skapa budgetar för enskilda jobb | Du kan inte skapa budgetar för kategorier |
| Tillgångar | Du kan inte spåra rörelsen av tillgångar för varje jobb | Du kan spåra rörelsen av tillgångar för varje jobb |
| Varningar | Du kan ställa in dina inställningar så att du får en varning om du glömmer att lägga till en jobbkod på en transaktionsrad | Du kan inte ställa in dina inställningar så att du får en varning om du glömmer att lägga till en kategorikod till en transaktion |
| Kontroller | Du kan inte ställa in dina inställningar så att en transaktion endast registreras om varje rad har en jobbkod | Du kan ställa in dina preferenser så att en transaktion endast registreras om den har en kategorikod |
| Rubriker | Du kan ha header- och detaljjobb | Du kan inte ha rubrik- och detaljkategorier |
| Länka till kunder | Du kan koppla jobb till specifika kunder | Du kan inte länka kategorier till kunder |
| Koppling till utgifter | Du kan koppla utgifter till jobb så att de kan flaggas för ersättning vid onfakturering av kunder | Du kan inte koppla kategorier till utgifter för on-fakturering |
Känna sig förvirrad? Du kan använda jobb för att analysera lönsamheten för enskilda kostnadsställen, projekt eller satsningar, men använd kategorier för att spåra lönsamheten för distinkt separata företag eller platser.
Har du ärvt ett bokföringsjobb från någon som faktiskt var en tvångsmässig hamstrare och som uttryckte denna egenskap genom att skapa en kontolista i MYOB som inkluderar alla konton du någonsin kan tänka dig?
Kanske har du till och med kommit till nästa steg och bestämt dig för att ta bort alla de konton som du inte längre behöver. Det här är punkten där du kan få problem: När du går för att ta bort ett konto, vägrar MYOB att spela och säger att kontot innehåller historisk information.
I den här situationen är sättet att bli av med ett oönskat konto att kombinera det med ett konto som du verkligen vill ha. För att kombinera två konton, gå till din kontolista, välj det konto du vill behålla (MYOB kallar detta ditt primära konto) och klicka på Kombinera konton. I fönstret Kombinera konton som visas, välj det konto du vill slå ihop (kallat ditt sekundära konto) och klicka på Kombinera konton en gång till. Klicka på OK för att fortsätta. Klart!
Har du en hyresfastighetsinvestering såväl som ett företag? Om du vill hålla reda på allt i en enda MYOB-fil, så kan du.
Navigera till din kontolista och titta längst upp. Kan du se fliken som säger Övriga inkomster och fliken som säger Övriga utgifter? Du kan använda dessa klassificeringar för att hålla reda på hyresfastighetsinkomster och hyresfastighetskostnader. På så sätt kan du fortfarande hålla affärsintäkter och utgifter åtskilda från din fastighetsinvestering.
Vill du veta hur man bokför köp av aktier och inkomster från utdelningar i MYOB? Svaret är kort och gott. Bara inte. Att göra det är som att försöka hugga ner ett träd med en pennkniv.
Bank utdelning till ditt personliga konto istället och köp nya aktier från ditt personliga konto också. Använd en enkel handskriven bok eller ett kalkylblad för att hålla reda på dessa transaktioner och skicka en sammanfattning till din revisor i slutet av varje år.
Det här är det knepiga tillståndet där du upptäcker att du inte kan betala din affärsaktivitetsredovisning i tid och du slutar vara skyldig pengar till den australiensiska skattemyndigheten.
I den här situationen skickar ATO dig ett kontoutdrag varje månad som visar hur mycket du är skyldig. För att dina konton ska vara meningsfulla bör du ta med denna skuld i dina konton. Här är hur:
Gå till din kontolista och skapa ett nytt skuldkonto som heter "Money Owing to ATO".
Som kontotyp väljer du Kreditkort.
Gå till Spendera pengar och registrera din betalning av aktivitetsutdraget som om du skulle betala hela den.
Den allmänna idén är att du delar upp din betalning mellan ditt GST Collected-konto, ditt GST Paid-konto och, om du har anställda, ditt PAYG-innehållskonto.
Innan du klickar på Spela in, välj Money Owing to ATO som ditt bankkonto i det övre vänstra hörnet.
Att registrera en transaktion på detta sätt rensar dina GST- och PAYG-konton tillbaka till de korrekta beloppen och visar ATO-ansvaret korrekt.
Närhelst du gör en betalning mot denna skuld, registrera denna betalning i Spend Money och allokera denna betalning till ditt pengar på grund av ATO-konto.
Stäm av detta konto på samma sätt som du skulle stämma av vilket annat bankkonto som helst.
Du bör stämma av detta konto varje gång skatteverket skickar ett kontoutdrag till dig.
Budgetar är lika mycket ett personlighetstest som de är en övning i aritmetik och planering. Här är några tips för att hjälpa dina budgetar att nå nära målet:
Tänk på personen (oavsett om det är du eller någon annan) som gör figurerna. Är de en optimist eller en pessimist? Beroende på svaret på denna fråga, justera dina siffror därefter.
Säljare är optimister (de skulle inte överleva i sina jobb annars). Ta deras försäljningsprognoser med en nypa salt.
Om du har många människor som arbetar i ditt företag, be dem om deras input till budgetsiffrorna. Ju mer involverade alla är, desto mer realistisk och genomförbar budget.
Så snart den första månaden har gått, jämför budgetar med faktiska värden, med hjälp av MYOB:s rapport för resultat- och förlustbudgetanalys. Gör detta varje månad för att bemästra den sanna konsten att titta på kristallkulor.
Räkna alltid med oförutsedda utgifter, särskilt om du gör en budget för ett nytt företag. Saker och ting kostar alltid mer än man tror.
Tänk noga på tidpunkten för oregelbundna betalningar, såsom kvartalsvisa elräkningar, månader med fem löneveckor och årliga försäkringspremier.
Allmänna journaler är vanligtvis revisorernas domän, men om du är seriös med detta MYOB-spel kan någon eller annan förr eller senare be dig att spela in en allmän journal. Kanske justerar du för avskrivningar, registrerar en justering i slutet av året eller omfördelar utgifter från ett konto till ett annat.
Här är några allmänna tips för hur man hanterar denna särskilt knepiga situation:
Gå till kommandocentret Konton och klicka på Registrera journalinmatning.
Pausa en stund och tänk noga på datumet.
Allmänna journaler är vanligtvis justeringar av ett eller annat slag och bör oftast ges ett annat datum än det systemdatum som erbjuds. Datera journalen så att den matchar perioden för vilken justeringen görs - om du gör en avskrivningspostering för november, datera journalen som november.
Spela in ett detaljerat memo.
Förklara vad du gör och varför.
Debitera ett eller flera konton och kreditera ett eller flera konton.
För varje rad kan du ange ett belopp i kolumnen Debet eller Kreditkolumnen – inte i båda. Du kan dock lägga till så många rader du vill.
Tänk på skattekoderna för varje rad.
De flesta allmänna tidskrifter påverkar inte GST, så den vanliga skattekoden är NT. Men om du inte är säker, fråga din revisor.
Kontrollera att totala debeteringar matchar totala krediter.
Dom gör? Då ska beloppet Utom balans längst ner visas som noll
Klicka på Spela in för att slutföra din journal.
Gärningen är gjord.
MYOB AccountRight inkluderar för närvarande inte funktioner för utländsk valuta. Vilka är lösningarna på detta dilemma?
Om du exporterar varor till utlandet men din försäljning sker i australiensiska dollar, även om du exporterar varor utomlands, behöver du inte funktioner i utländsk valuta.
På samma sätt, om du köper varor från utlandet med australiska dollar, behöver du inte utländsk valuta. Till exempel, om du köper något med ditt australiska kreditkort, även om det angivna priset var i amerikanska dollar, när beloppet visas på ditt kontoutdrag, kommer detta belopp redan att ha omvandlats till australiensiska dollar.
Om du inte redan har köpt MYOB kan du fortfarande välja den gamla MYOB Premier Classic-versionen, som inkluderade utländsk valuta. Den största nackdelen är att den här versionen inte inkluderar bankflöden eller molnfunktioner.
Sist, innan du gör något, kontakta MYOB kundtjänst. Funktionerna i MYOB AccountRight ändras hela tiden.
Zoom har blivit det populära valet det senaste året, med så många nya människor som jobbar hemifrån för första gången. Det är särskilt bra om du måste använda
Chattapplikationer som används för produktivitet behöver ett sätt att förhindra att viktiga meddelanden går förlorade i större, längre konversationer. Kanaler är en
Microsoft Teams är avsett att användas inom en organisation. Generellt sett ställs användare in över en aktiv katalog och normalt från samma nätverk eller
Så här söker du efter Trusted Platform Module TPM-chip på Windows 10
Microsoft Teams är en av många appar som har sett en stadig ökning av antalet användare sedan arbetet har flyttat online för många människor. Appen är ett ganska robust verktyg för
Microsoft Office har för länge sedan gått över till en prenumerationsbaserad modell, men äldre versioner av Office, dvs. Office 2017 (eller äldre) fungerar fortfarande och de
Hur man installerar Zoom-videokonferensappen på Linux
Microsoft Teams är en app som har sett en drastisk ökning av antalet användare sedan så många människor började arbeta hemifrån. Det är ett ganska bra verktyg för
Videokonferensverktyg är mer komplexa appar och som sådan kommer du att förvänta dig ett användargränssnitt som kräver lite inlärning och att vänja sig vid. UI för komplexa appar har
Microsoft Teams är mer än en chattapplikation; det är ett samarbetsverktyg som drar fördel av Microsoft Office 365-appar såväl som olika andra
