5 bra bokföringskontroller som minimerar stöld

Här är en sammanfattning av fem kraftfulla tekniker för att minimera de problem som dyker upp när du har människor med olika kompetensnivåer och nivåer av pålitlighet som arbetar med dina QuickBooks-data:

• Jämför regelbundet antal fysiska lager med lagerredovisningar. En av de saker du kan göra, både för att minimera dina lagerförluster och för att upprätthålla korrekta bokföring, är att regelbundet jämföra fysiska räkningar av ditt lager med vad dina bokföringsuppgifter visar.

  Denna metod för att ofta räkna de mest värdefulla och lättast att stjäla föremålen åstadkommer två saker:

  • Lagerkrympning identifieras snabbt.

  • Företagsägaren kan minimera lagerkrympningen genom att identifiera den typ av inventarier som oftast stjäls eller till och med när inventarier oftast stjäls.

• Stämma av bankkonton. En annan metod som företagare bör använda är att stämma av sina egna bankkonton. Ofta sker anställd stöld av redovisningspersonal när anställda kommer på hur man skriver checkar på företagets bankkonto som ägaren inte ser.

  Ett säkert sätt att hitta en fiktiv och bedräglig transaktion är att låta ägaren stämma av kontoutdraget. Dessutom tenderar alla fläckiga, misstänkta transaktioner att bli uppenbara när företagsägaren tittar noga på kontroller.

• Separera redovisning från fysisk vårdnad där så är möjligt. I ett litet företag är det svårt att alltid skilja redovisningen för någon aktivitet från den fysiska vårdnaden eller det fysiska ansvaret för den aktiviteten.

  Det är till exempel svårt att separera lagerredovisningen från fysisk förvaring eller tillgång till det lagret. En butikstjänsteman kan till exempel enkelt stjäla cigaretter och även justera lagerförteckningen genom kassaförsäljning av cigaretter. Icke desto mindre, varhelst du kan skilja fysisk vårdnad från bokföring, sker en inbyggd felkontroll. Den som bokför kontrollerar indirekt de fysiska vårdnadshavarnas skötsel av tillgången.

• Utbilda anställda i användningen av QuickBooks. Du bör utbilda anställda att använda QuickBooks om du har ett företag av vilken storlek som helst av två grundläggande skäl:

  • För det första är det mindre troligt att någon som vet hur man använder QuickBooks gör oavsiktliga fel.

  • För det andra, stökiga bokföringshandlingar kamouflerar anställdas stöld.

• Stäng din QuickBooks-fil. Även om du inte behöver avsluta räkenskapsåret i QuickBooks, kanske du fortfarande vill göra detta för att upprätthålla integriteten hos dina data. Här är hur:

  Välj kommandot Redigera → Inställningar

  Välj Bokföring→ Fliken Företagsinställningar

  Klicka på knappen Slutdatum Ställ in datum/lösenord.

  När QuickBooks uppmanar dig, ange ett sista datum och lösenord.

  Efter att du har tillhandahållit denna information förbjuder eller begränsar QuickBooks användare från att ändra eller ange transaktioner daterade före slutdatumet.