5 Bokföringskontroller för QuickBooks

Här är en snabb sammanfattning av fem kraftfulla tekniker för att minimera problemen som dyker upp när du har människor med olika nivåer av skicklighet och pålitlighet som arbetar med dina QuickBooks-data:

• Jämför regelbundet antal fysiska lager med lagerredovisningar. En sak du kan göra, både för att minimera dina lagerförluster och för att upprätthålla korrekta bokföringsuppgifter, är att regelbundet jämföra fysiska räkningar av ditt lager med vad dina bokföringshandlingar visar. Att ofta räkna de mest värdefulla och lättast att stjäla föremålen åstadkommer två saker:

  • Lagerkrympning identifieras snabbt.

  • Företagsägaren kan minimera lagerkrympningen genom att identifiera den typ av inventarie som oftast stjäls eller till och med när inventarier oftast stjäls.

• Stämma av bankkonton. En annan sak som företagare bör göra, enligt min mening, är att stämma av sina egna bankkonton. Ofta sker anställd stöld av redovisningspersonal när anställda kommer på hur man skriver checkar på företagets bankkonto som ägaren inte ser. Ett säkert sätt att hitta en fiktiv och bedräglig transaktion är att låta ägaren stämma av kontoutdraget. Dessutom tenderar alla fläckiga, misstänkta transaktioner att bli uppenbara när företagsägaren tittar noga på kontroller.

• Separera redovisning från fysisk vårdnad där så är möjligt. I ett litet företag är det inte alltid lätt att skilja redovisningen för någon aktivitet från den fysiska vårdnaden eller det fysiska ansvaret för den aktiviteten. Det är till exempel svårt att separera lagerredovisningen från fysisk förvaring eller tillgång till det lagret. En butikstjänsteman kan till exempel enkelt stjäla cigaretter och även justera lagerförteckningen genom kassaförsäljning av cigaretter. Icke desto mindre, varhelst du kan skilja fysisk vårdnad från bokföring, sker inbyggd felkontroll. Den som bokför kontrollerar indirekt de fysiska vårdnadshavarnas skötsel av tillgången.

• Utbilda anställda i användningen av QuickBooks. Du bör utbilda anställda att använda QuickBooks om du har ett företag av vilken storlek som helst, av två grundläggande skäl: Någon som vet hur man använder QuickBooks är mindre benägna att göra oavsiktliga fel, och röriga bokföringshandlingar kamouflerar anställdas stöld.

• Stäng din QuickBooks-fil. Här är en sista teknik värd att överväga. Även om du inte behöver avsluta räkenskapsåret i QuickBooks, kanske du fortfarande vill göra detta för att upprätthålla integriteten hos dina data. Så här gör du: Välj kommandot Redigera → Inställningar, välj Bokföring, välj fliken Företagsinställningar och klicka sedan på knappen Slutdatum Ställ in datum/lösenord. När QuickBooks uppmanar dig, ange ett sista datum och lösenord. Efter att du har tillhandahållit denna information förbjuder eller begränsar QuickBooks användare från att ändra eller ange transaktioner daterade före slutdatumet.