10 nycklar för att använda teknik för att hantera register för småföretag

Småföretagsägare överallt har anammat teknik för att hantera sina register, oavsett om det är att schemalägga möten, skapa korrespondens, registrera affärsverksamhet, bearbeta löner, spåra lager eller mer. Även om företag inte har blivit "papperslösa", har de insett fördelarna med att använda teknik för att hålla ordning. Om du fortfarande är bunden till att använda papper kan det vara dags för dig att använda följande tio nycklar för att ersätta papperet med elektroniska filer.

Använd Outlook för att hålla reda på möten, uppgifter och projekt

Papperskalendern som finns överallt du går är användbar, men har du testat att använda kalenderfunktionen i ett program? Med en datoriserad kalender kan du ange ett möte en gång och ställa in det att upprepas dagligen, veckovis, varannan vecka eller månadsvis, och du kan ställa in automatiska påminnelser – uppgifter som du inte kan göra i din papperskalender. Här är ytterligare en bonus: Med programvara som Outlook kan alla dina anställda dela kalendrar.

Skanna visitkort och överför deras information till Outlook kontaktlistor

Är du trött på att behöva plöja dig igenom din Rolodex eller en stor bunt visitkort för att hitta ett telefonnummer eller en e-postadress? Tja, du kan ta dig bort från vilken version av denna mardröm du än möter. Hur? Kör varje visitkort genom en skanner som innehåller programvara för att konvertera informationen på kortet till kontaktlistan i Outlook. Sedan kan du hitta den information du söker med en Hitta-operation.

Konvertera dokument till Adobe .pdf-filer

MS Word har ett alternativ för att spara filer som. pdf-filer. Processen är smärtfri. Med ett öppet Word-dokument väljer du ArkivSpara somSpara som typ och klickar på rullgardinsmenyn längst till höger. Rulla ner i listan, markera PDF och klicka på Spara (bredvid Avbryt längst ned i rutan).

Vad är grejen med pdf-filer? Du behöver inte längre oroa dig för om någon har rätt version av programvaran för att läsa din fil. Alla datorer med Adobe Reader kan öppna vilken pdf-fil som helst.

Du kan också skanna brev, fakturor, annonser – alla dokument som passar din skanner – och spara dem som pdf-filer. Se bara till att du ställer in skannern på .pdf-filtypen innan du skannar dokumentet.

Skapa masters av dokument som används ofta

När du ofta använder i huvudsak samma bokstav men med mindre ändringar, spara en huvudfil med den på din dator. När du sedan behöver dokumentet, öppna ditt huvuddokument, gör ändringarna och skriv ut dokumentet. Kom ihåg att spara filen med ett annat filnamn så att mastern inte ändras.

Använd bokföringsprogram för att skapa fakturor och inköpsorder

Du behöver inte tumma igenom arkivskåpen fulla av fakturor eller inköpsorder längre. Använd bokföringsprogram som QuickBooks eller Sage 50 för att skapa dessa dokument. Du kan behöva skriva ut och posta dokument till en kund, men den faktiska filen kommer att finnas kvar – inte i utrymmeskrävande arkivskåp – utan på din dator där att hitta en faktura är en fråga om att skriva några knapptryckningar.

Automatisera tidkort, projektfakturor och lönehantering

Du kan byta ut stansning och bearbetning av tidkort med elektronisk inklockning och hantering av löner. Tänk på den sparade tiden och de fel som undviks. En arbetsgivare säger att hans företag minskade lönehanteringen från 6 timmar till 45 minuter genom att använda tidkortsmjukvara. Nu är det en stor bedrift.

Och om pålitlighet är ett problem för ditt företag, kan du köpa ett program som kräver att varje anställd placerar ett finger på en skanner när arbetstiden börjar och slutar! Det här fingeravtrycket låter som en sci-fi-film, eller hur?

Spåra inventering elektroniskt

Om ditt småföretag involverar inventering är tekniken den enda vägen att gå. OCR-programvaran (Optical Character Recognition) gör det möjligt för ditt företag att föra en korrekt registrering av inventering, fylla beställningar snabbare, skicka beställningar sömlöst och fakturera korrekt eftersom allt spåras av datorn. Du kan hantera alla dessa processer med hjälp av etiketter och siffror på din datorskärm.

Registrera inköp och produktinformation om tillgångar i ett kalkylblad eller databas

När du köper utrustning eller andra tillgångar, registrera köpet och produktinformationen i ett kalkylblad eller en databas. Med all information till hands kan du kontakta säljaren med eventuella problem eller snabbt räkna ihop dina tillgångar för ett bokslut eller svara på en begäran om tillgångsinformation från banken.

Gör skattetid till en piece of cake

När alla eller de flesta av dina register finns på datorn är det mycket enklare och mer exakt att förbereda skatter än att överföra data från papperskopior till datorn.

Med alla dina fakturor eller inköpsorder i ett bokföringsprogram kör du bara en rapport och — voila! —mjukvaran ger dig summan av fakturor eller inköpsorder för året. Detsamma gäller löner, lager och tillgångar. Du kan hämta allt du systematiskt har lagrat på datorn när du behöver det.

Backup filer

En ytterligare fördel med att använda teknik för att hantera dina småföretagsregister är att du kan säkerhetskopiera dem - spara dem till en dator på en annan plats eller en flash-enhet, till exempel.

Varför är det så viktigt? Den mest värdefulla datortillgången är den data den har. Behåll en extra kopia av dessa uppgifter så att du aldrig möter bestörtning av förlorade register. Du får sällan besked i förväg om att inbrottstjuven kommer att stjäla din dator, en eld kommer att smälta den eller att den bara kommer att dö.