Како да интегришете Динамицс 365 са Оутлоок е-поштом

Мицрософт озбиљно схвата интеграцију између Оутлоок- а и његових других апликација, а Динамицс 365 свакако није изузетак. На крају крајева, већина пословних корисника одговара на е-пошту по цео дан. Е-поруке које добијате често диктирају на које задатке ћете се фокусирати.

Начин на који комуницирате са сарадницима и клијентима углавном је путем е-поште. Дакле, ако је ваш систем е-поште одвојен од вашег фронт-оффице ЦРМ-а (аутоматизација продајних снага и корисничка подршка) и бацк-оффице ЕРП-а (финансије и операције), пребациваћете се између прекинутих апликација, исецати и лепити податке, напорно преузимати прилоге датотека, прегледајте да бисте пронашли те датотеке, а затим направите нове прилоге датотека. Контакти у вашем ЦРМ или ЕРП систему ће морати ручно да се додају вашим контактима е-поште или ће адресе е-поште морати да се исеку и залепе напред-назад. Јасно је да је недостатак чврсте интеграције између ваших критичних фронт-оффице, бацк-оффице и емаил апликација неефикасан, подложан грешкама и одузима много времена.

Мицрософтов одговор на интеграцију Оутлоок е-поште са Динамицс 365 је Динамицс 365 Апп фор Оутлоок. Ова апликација, која је додатак за Мицрософт Оффице, је преферирана апликација, посебно ако користите Динамицс 365 на мобилним уређајима.

Раније, апликација под називом Динамицс 365 фор Оутлоок (стари назив не садржи реч апп) је била основна интеграција коју је обезбедио Мицрософт. Старија апликација (понекад се назива клијент Динамицс 365 фор Оутлоок) је и даље доступна из разлога компатибилности уназад.

Следеће новије функције су укључене у Динамицс 365 Апп фор Оутлоок, али недостају у Динамицс 365 фор Оутлоок:

• Омогућава могућност постављања записа у вези са једним кликом (другим речима, повезивање записа у Динамицс 365, као што је кориснички налог, са Оутлоок е-поштом).
• Приказује резиме информација из Динамицс 365 за примаоце е-поште у Оутлоок-у.
• Приказује резиме у вези са евиденцијом у е-поруци или термину.
• Компатибилан са Оутлоок Веб Апп.
• Компатибилан са Оутлоок за Мац.
• Компатибилан са паметним телефонима и таблетима.
• Могућност праћења послатих е-порука.
• Могућност креирања Ворд докумената за спајање поште.

На срећу, без обзира коју верзију Оутлоок-а користите, Динамицс 365 Апп фор Оутлоок је доступна за недавна издања за све ове верзије Оутлоок-а:

• Оутлоок за радну површину
• Оутлоок Веб Апп (укључен у Оффице 365)
• Оутлоок Мобиле Апп (за паметне телефоне и таблете)

Када је Динамицс 365 Апп фор Оутлоок инсталиран, Динамицс 365 окно се појављује десно од поруке е-поште; ово исто окно се појављује кад год организујете састанак. Једним кликом можете да повежете поруку е-поште са Динамицс 365 записом, као што је случај у Динамицс 365 корисничкој служби. Повезана е-пошта аутоматски постаје активност на случају. Другим речима, е-пошта је сада део случаја корисничке службе и стога је видљива у обе апликације. (Имајте на уму да се тип интеграције који омогућава пренос података у оба смера назива двосмерна интеграција или синхронизација .)

Да бисте покренули Динамицс 365 окно у Оутлоок-у, кликните на икону Динамицс 365 — тај фанки логотип који се састоји од два троугла и једног трапеза. Упознајте овај логотип јер означава Динамицс 365 финансије и операције (Ентерприсе ЕРП систем) и зато што се често појављује у другим апликацијама где је доступна интеграција са Динамицс 365.

Логотип Динамицс 365.

Користећи функције доступне у апликацији Динамицс 365 за Оутлоок, можете

• Погледајте информације о вашим Динамицс 365 контактима и потенцијалним клијентима док гледате е-пошту, састанке или обавезе у Оутлоок-у.
• Повежите е-поруке, састанке и састанке са налогом (купцем), продајном могућношћу, случајем или било којим прилагођеним ентитетом који сте креирали у Динамицс 365.
• Отворите Динамицс 365 налоге (клијенти), могућности или случајеве директно из Оутлоок-а.
• Додајте активности (другим речима, телефонске позиве, задатке или обавезе) у Динамицс 365 директно из Оутлоок-а.
• Укључите, када креирате е-поруку или састанак, чланке знања и литературу о продаји из Динамицс 365 у Оутлоок е-пошту или састанак.
• Пратите Оутлоок контакте директно у Динамицс 365.

Синхронизација долазних е-порука са вашом пријемном е-поштом на страни сервера је неопходна да бисте користили Динамицс 365 Апп фор Оутлоок. Администратор вашег система ће можда морати да промени начин на који је е-пошта конфигурисана за вашу организацију. Ове промене конфигурације укључују вашу претплату на Екцханге Онлине и ваш профил сервера е-поште за Мицрософт Екцханге Онлине и подешавање подразумеваног метода синхронизације. Након што је све ово подешено, синхронизација се дешава сваких 5 минута. Ова фреквенција се аутоматски повећава на свака 2 минута ако корисник има много долазних порука е-поште.

Да бисте повезали поруку е-поште са Динамицс 365 налогом, пратите ове кораке:

Кликните на дугме Динамицс 365 у окну за е-пошту.
Појављује се прозор за преглед.

Кликните на икону Сет Регардинг/Линк (два преклапајућа овала који изгледају као карике у ланцу).
Појављује се оквир за претрагу.

Унесите текст за претрагу и кликните на икону лупе.
Испод ње се појављује листа налога и других записа који одговарају вашим критеријумима претраге. Листу записа можете ограничити само на налоге кликом на дугме Рачуни које се налази изнад листе записа.

Да бисте повезали имејл, кликните на налог са којим желите да је повежете.

Такође можете да пратите без обзира, што значи да се е-пошта прати у оквиру Динамицс 365, али није повезана (повезана са) са одређеним налогом, контактом или другим ентитетом у оквиру Динамицс 365. Е-пошта се појављује у Динамицс 365 на вашој листи праћених е-порука, али се не појављује у вези са прегледањем одређеног записа.

Термини које Мицрософт користи да опише ову функционалност се прате, повезују и постављају у вези. Ова три термина се прилично наизменично користе за описивање е-порука које су интегрисане између Оутлоока и Динамицс 365.

Корисна карактеристика Динамицс 365 апликације за Оутлоок је могућност аутоматског додавања контакта или довођења у Динамицс 365 Цустомер Енгагемент систем (другим речима, ЦРМ) на основу е-поште коју сте примили. То штеди притисак на тастере, избегавајући потребу за пребацивањем између апликација, исецањем и лепљењем података или, што је још горе, поновним уносом истих података више пута.

Да бисте додали контакт у Динамицс 365 од примаоца е-поште у Оутлоок користећи Динамицс 365 Апп фор Оутлоок, пратите ове кораке:

У окну Динамицс 365 које се појављује у Оутлоок-у кликните на знак плус (+).
У менију који се појави, имате избор између контакта или потенцијалног клијента.

Изаберите Контакт.
Контакт се додаје у апликацију Динамицс 365 Цустомер Енгагемент.

Можете да креирате задатак, састанак или телефонски позив у оквиру Динамицс 365 окна. Другим речима, не морате да се крећете, пребацујете или мењате апликације. Окно Динамицс 365 је уграђено директно у Оутлоок; то је део Оутлоок-а, али додајете нове записе у Динамицс 365 ЦРМ. (Ово је дубока интеграција.)

Да бисте додали подсетник за телефонски позив из Оутлоок-а у Динамицс 365 Цустомер Енгагемент (ЦРМ), користећи Динамицс 365 окно Динамицс 365 апликације за Оутлоок, следите ове кораке:

Отворите поруку е-поште у Оутлоок-у као и обично.

Кликните на икону Динамицс 365.
Окно Динамицс 365 се појављује у Оутлоок-у десно од прозора.

Пратите е-пошту (ако већ није праћена).

Подесите У вези да повежете имејл са одређеним контактом у Динамицс 365.

Кликните на плави знак плус у кругу који се налази у доњем десном углу прозора У вези са контактом.

Појављује се падајући мени, са изборима Задатак, Заказивање и Телефонски позив.

Изаберите Телефонски позив.
Појављује се прозор Креирај телефонски позив.

Подесите приоритет и рок.
Ова поља су опциона. Обавезним пољима претходи црвена звездица.

Рок укључује време, па обавезно подесите време дана у које планирате да позовете овај контакт, ако је одређено време унапред договорено.

Поље Предмет, које је обавезно, аутоматски се попуњава предметом е-поруке као подразумеваним.

Можете преписати тему.

Позив од и Позив за аутоматски се попуњавају вашим корисничким именом (Цалл Фром) и именом контакта (Цалл То).

Кликните на дугме Сачувај.
Појављује се порука (зелено) која каже да је телефонски позив успешно креиран. Телефонски позив ће бити повезан са контактом у Динамицс 365 и бићете подсетени у оквиру Динамицс 365 да наставите и обавите телефонски позив на датум доспећа у заказано време.