Архивирајте старе информације. Датотеке са подацима могу брзо да нарасту до величине гигабајта. Временом, велика датотека са подацима може постати гломазна, што доводи до споријег покретања и гашења Оутлоока. Можда бисте желели да архивирате старе поруке и ставке у посебну датотеку којој можете приступити по потреби. Да бисте архивирали датотеке, кликните на Датотека, а затим на дугме Алатке. Кликните на Очистите старе ставке. Изаберите које фасцикле(е) желите да архивирате, а затим поставите праг датума у пољу Архивске ставке старије од. Изаберите локацију архивске датотеке или прихватите подразумевану (која је иста локација као и ваша главна Оутлоок датотека са подацима, али се зове Архива).
Очистите своје поштанско сандуче. Чишћење поштанског сандучета је напредније и сложеније од једноставне операције архивирања. Помоћу чишћења поштанског сандучета можете пронаћи ставке које су старије од одређеног броја дана или веће од одређеног броја килобајта. Можете користити АутоАрцхиве да аутоматизујете процес архивирања и можете да испразните фасциклу Избрисане ставке. Да бисте започели, кликните на Датотека, кликните на Алатке и кликните на Чишћење поштанског сандучета.
Делите Оутлоок са другим корисницима.Када делите рачунар и свака особа има своју пријаву на Виндовс, не морате да бринете о преласку на Оутлоок; када свако од вас покрене Оутлоок, добијате своје приватно поштанско сандуче и датотеку са подацима. Али ако две или више људи деле исто пријављивање, не морају нужно да деле један скуп података Оутлоок. Кључ приватности у овом случају је креирање додатних профила у Оутлоок-у. Кликните на Датотека, кликните на Поставке налога и кликните на Управљај профилима. Креирајте нови профил у дијалогу Пошта тако што ћете кликнути на Додај и попунити тражене информације. Затим у дијалогу Пошта можете изабрати Питај за коришћење профила ако желите да Оутлоок пита ког корисника да учита сваки пут када се отвори. Алтернативно, можете изабрати Увек користи овај профил, а затим изабрати онај који ћете користити. Да бисте променили профиле ако нисте тражили од Оутлоока да вас пита при покретању, изаберите Датотека, Подешавања налога, Промени профил. Оутлоок ће се поново покренути и питати који профил да учита.