Све функције Екцел базе података раде на исти начин. Они врше неке прорачуне на одређеном пољу за оне записе који испуњавају одређене критеријуме. На пример, можете да користите функцију базе података да бисте израчунали просечну коначну оцену за све ученике у Рачуноводству 101.
Све функције базе података користе следећа три аргумента:
-
Опсег базе података: Овај аргумент говори функцији где се налази база података. Уносите га користећи адресе ћелија (на пример, А1:Д200) или именовани опсег (на пример, Ученици). Опсег мора укључивати све записе, укључујући горњи ред имена поља.
-
Поље: Морате рећи функцији базе података на ком пољу да ради. Не можете очекивати да ће ово сам схватити! Можете унети или број колоне или назив поља. Број колоне, ако се користи, је број одступања колоне од прве колоне области базе података. Другим речима, ако база података почиње у колони Ц, а поље је у колони Е, број колоне је 3, а не 5. Ако се користи наслов, ставите га унутар скупа двоструких наводника. Функције базе података израчунавају резултат на основу вредности у овом пољу. Колико се вредности користи зависи од трећег аргумента: критеријума.
-
Критеријуми: Ово говори функцији где се критеријуми налазе; није критеријум сам по себи. Критеријуми говоре функцији који запис да користи у свом прорачуну. Критеријуме постављате у посебном делу радног листа, осим области базе података. Адреса ове области се прослеђује функцији базе података.