Технички стручњаци — људи који познају Мицрософт Аццесс 2019 изнутра и споља — можда су мало застрашујући, али су важни — и они (ми?) ни на који начин не намеравају да застраше. Они су важни просечним корисницима Аццесс-а јер пружају непроцењиве савете, а важни су и за сам Аццесс јер покрећу начин на који Мицрософт непрестано побољшава своје производе. Ови мушкарци и жене су људи који тестирају Оффице производе пре него што нове верзије буду пуштене у јавност, и они су ти који пишу књиге како би помогли корисницима свих нивоа да искористе софтвер на најбољи начин.
Дакле, људи који развијају базе података за живот су суштински ресурс за просечног корисника, за „помоћног корисника“, као и за произвођача софтвера. Ево компилације неких од најбољих савета прикупљених са дугачке листе стручњака за Аццесс. Знајући да нуде предлоге за нове кориснике, понудили су савете који ће одговарати вашим потребама и помоћи да се осигура да заиста можете да користите Аццесс поуздано и ефикасно. Док завршите, уложили ћете у своје напоре праву количину планирања и организовања — и имаћете солидне планове за напредовање у развоју и коришћењу база података које градите помоћу Аццесс-а.
Дакле, ево савета мудраца - у десет брзих залогаја.
Не штедите на времену утрошеном на документовање ваше базе података. Зашто? Јер ће вам касније бити драго што нисте штедели. Имаћете све своје планове, опште информације и све своје идеје – оне на којима сте реаговали и оне које су остале на табли за цртање – спремни следећи пут када будете морали да направите базу података. Такође ћете их имати да упућују када или ако нешто крене наопако са вашом тренутном базом података. Случајно сте избрисали сачувани упит? Нема проблема. Погледајте своју документацију. Заборавили сте како су ваши столови повезани? Проверите документацију и поново успоставите односе. Треба да објасните некоме зашто или како сте нешто поставили? Погледајте своје белешке и одушевите их својим предумишљајем и пажљивим разматрањем.
Дакле, шта треба да садржи ова величанствена документација? Па, све. Али ево листе за почетак:
Ако треба да покренете неке упите пре креирања извештаја, документујте процес. (Још боље, потражите љубазног штребера који ће вам помоћи да аутоматизујете посао.)
Ако ваша база података покреће важну организациону функцију — као што је рачуноводство, инвентар, управљање контактима или унос поруџбина — уверите се да је ручни процес на месту да би организација наставила да функционише ако база података не функционише исправно — и не заборавите да документујете процес!
Ако вам треба помоћ са било којом од ових ствари, питајте некога! Било да позајмите некога из свог одељења за информационе технологије или изнајмите компјутерског штребера, потражите помоћ која вам је потребна. Третирајте своју документацију као осигурање — ниједна организација не би требало да ради без ње.
Сваких 6 до 12 месеци прегледајте документацију да бисте видели да ли су потребна ажурирања. Документација је корисна само ако је ажурна и ако неко други осим вас може да је разуме. Исто тако, уверите се да ви (или ваши колеге у канцеларији) знате где се налази документација. Ако имате електронску верзију, држите је резервну копију и имајте при руци одштампану верзију — нешто што ће вам бити драго ако ви или неко други покуша да рециклира делове базе података користећи функцију Делови апликације.
Док правите табеле, подесите ваша текстуална поља одговарајуће величине за податке које чувате у њима. Подразумевано, Аццесс поставља текстуална поља (позната као кратки текст) тако да садрже 255 знакова — прилично великодушно подешавање, посебно ако поље садржи скромне двословне скраћенице.
Стотину или више додатних простора — који остају неискоришћени у већини текстуалних поља — не би изгледало као ништа за губитак сна, али помножите тај простор преко стола са 100.000 адреса клијената у њему и на крају ћете добити много мегабајта складишног простора простор који су веома заузети не држећи ништа.
Подесите величину поља помоћу поставке Величина поља на картици Опште у приказу дизајна.
Користите поља за бројеве за бројеве који се користе у прорачунима , а не за текст који се претвара да је број. Софтверске апликације уочавају огромну разлику између поштанског броја 47999 и броја 47,999. Апликација посматра поштански број као низ знакова од којих су сви цифре, али се број третира као стварни број који можете користити за математику и све врсте других забавних нумеричких ствари. Други разлог зашто поштански број није поље за број? Ако сте у САД и ваш поштански број почиње са нулом, апликација одсеца почетну нулу и чува само цифре различите од нуле у пољу – 01234 постаје 1234. Није добро!
Када бирате тип за ново поље са бројевима у њему, поставите себи једноставно питање: да ли ћете икада направити прорачун или било шта у вези са математиком са тим пољем?
Валидације могу помоћи у спречавању да се лоши подаци приближе вашим табелама. Потврде се лако праве, брзо се постављају и увек су будне (чак и када сте толико уморни да не видите право). Ако не користите валидације за заштиту интегритета ваше базе података, заиста би требало да почнете.
Када правите табелу или креирате базу података, размислите о именима датотеке базе података, поља и табела које користите:
Ово постаје још важније када почнете да користите алатке за постављање ваших Аццесс табела и база података на мрежу и њихово дељење преко СхареПоинт-а — потенцијално доводите милионе корисника „за сто“. Такође, са функцијом Апликациони делови, компоненте ваших база података могу се рециклирати како би се убрзало стварање нове базе података. Не желите да се мистериозни називи за делове ваше базе података прошире на нову базу података — да и тамо створе кошмарне мистерије — зар не?
Кад год бришете вредности поља из табеле, уверите се да убијате вредности у правом запису — проверите поново, а онда тек када сте сигурни, избришите оригинал. Чак и тада, још увек можете да урадите брзи Цтрл+З и вратите увредљиву ставку под условом да поништите одмах након што откријете грешку.
Чему све провере и провере? Пошто након што избришете вредност поља и урадите било шта друго у табели, Аццесс потпуно заборавља вашу стару вредност. Нестало је, као да никада није ни постојало. Ако избришете запис из табеле, запис је заиста нестао — јер нема доступног Поништавање за цео запис. Ако је тај запис био важан и нисте имали тренутну резервну копију када је запис нестао, немате среће. Извињавам се!
Да ли сам то довољно јасно рекао? Увек чувајте резервну копију свог рада! Не постоји замена за тренутну резервну копију ваших података — посебно ако су подаци од виталног значаја за ваш лични или професионални живот. Ефикасне стратегије често укључују одржавање резервних копија на другој локацији у случају да катастрофа уништи вашу канцеларију, било у другој канцеларији или у облаку.
Ако мислите да вам никада раније није била потребна резервна копија, па зашто се мучите, размислите о поплавама. Размислите о водитељима вести који кажу да област која је тренутно под водом никада раније није била поплављена. Замислите животе људи како лебде улицом. Без обзира да ли сте суочени са стварном катастрофом размјера урагана, пожаром или чврстим диском вашег рачунара који одлучује да умре (а то се дешава — чак и ако вам се то никада раније није догодило), бићете много срећнији ако сте резервну копију ваше базе података.
Знате столарски слоган „Двапут мери, једном сечи“? Исто се може рећи и за размишљање када је у питању ваша база података. Немојте само размишљати о нечему, дођите до брзог закључка, а затим уроните. Сачекајте, размислите поново, а онда можда размислите о томе и трећи пут. Затим донесите закључак и почните да поступате по њему. Уз сву моћ коју вам Аццесс пружа, заједно са могућношћу да складиштите хиљаде и хиљаде записа у вашој бази података, релативно једноставна грешка може бити прилично скупа због потенцијалних последица у смислу губитка података или „неповратне“ акције предузете грешком.
Иако се може чинити да су предлози да се организујете и да буде једноставно у супротности, ова два савета су заиста прикладна. Одржавање ствари једноставним често може бити начин да се избегне потреба за великом организацијом након чињенице. Иако вам је вероватно досадило да слушате како вас родитељи подсећају да „за све има места и све на свом месту” (или ако су били мање поетични, „ Очисти своју собу!!! ”), били су у праву.
Ако одржавате своју базу података организованом, уштедећете себи време и тугу. Добро планирану, добро организовану табелу биће лакше тражити, известити о њој и укључити је у образац. Такође ће сортирати и филтрирати као муња.
Да, можете се превише организовати. У ствари, претерано организовање је превише лако. Ублажите своју жељу за организовањем неговањем друге страсти: радом са што мање корака. Ограничите број фасцикли и поддиректоријума које користите — највише пет нивоа фасцикли је више него довољно за скоро свакога. Ако пређете много даље од пет нивоа, ваша организација почиње да наилази на вашу продуктивност (а нико не воли губитак продуктивности, а најмање људи који смишљају те глупе мале слогане за корпоративне постере за добро расположење).
Ако имате проблема са нечим, прогутајте свој его и затражите помоћ. Рећи „не знам“ — а затим покушати да сазнате оно што још не знате — није срамота. Ово правило је посебно важно када јашете стадо на хиљадама записа у бази података. Мали погрешни кораци брзо увећавају и умножавају мали проблем у огромну кризу. Затражите помоћ пре него што ситуација постане страшна.
Ако сте користили оловку или маркер за цртање на ПоверПоинт слајдовима током презентације, можете да сачувате цртеже за следећу презентацију или да их избришете тако да ћете следећи пут када их покажете почети са чистим ПоверПоинт слајдовима. Пратите ова упутства да бисте избрисали цртеже оловком и маркером: Брисање линија један на […]
Библиотека стилова садржи ЦСС датотеке, датотеке Ектенсибле Стилесхеет Лангуаге (КССЛ) и слике које користе унапред дефинисане главне странице, изгледе страница и контроле у СхареПоинт 2010. Да бисте лоцирали ЦСС датотеке у библиотеци стилова на локацији за објављивање: Изаберите Радње сајта→Прикажи Сав садржај сајта. Појављује се садржај сајта. Библиотека Стил налази се у […]
Немојте претрпати своју публику огромним бројевима. У Мицрософт Екцел-у можете побољшати читљивост својих контролних табли и извештаја тако што ћете форматирати своје бројеве тако да се појављују у хиљадама или милионима.
Научите како да користите СхареПоинт алатке за друштвено умрежавање које омогућавају појединцима и групама да комуницирају, сарађују, деле и повезују се.
Јулијански датуми се често користе у производним окружењима као временска ознака и брза референца за број серије. Ова врста кодирања датума омогућава продавцима, потрошачима и услужним агентима да идентификују када је производ направљен, а тиме и старост производа. Јулијански датуми се такође користе у програмирању, војсци и астрономији. Различит […]
Можете да креирате веб апликацију у програму Аццесс 2016. Дакле, шта је уопште веб апликација? Па, веб значи да је онлајн, а апликација је само скраћеница за „апликацију“. Прилагођена веб апликација је апликација базе података на мрежи којој се приступа из облака помоћу претраживача. Ви правите и одржавате веб апликацију у верзији за десктоп […]
Већина страница у систему СхареПоинт 2010 приказује листу веза за навигацију на траци за брзо покретање дуж леве стране странице. Трака за брзо покретање приказује везе ка садржају истакнутог сајта као што су листе, библиотеке, сајтови и странице за објављивање. Трака за брзо покретање укључује две веома важне везе: Линк за сав садржај сајта: […]
За једноставне проблеме, Солвер у Екцел-у обично брзо проналази оптималне вредности променљиве Решавача за функцију циља. Али, у неким случајевима, Солвер има проблема да пронађе вредности променљиве Солвера које оптимизују функцију циља. У овим случајевима, Солвер обично приказује поруку или поруку о грешци која описује или расправља о проблему који […]
Можете лако да уклоните израчуната поља и ставке из Екцел заокретне табеле. Да бисте уклонили израчунато поље, кликните на ћелију у изведеној табели. Затим кликните на команду Поља, ставке и скупови на картици Анализа и изаберите Израчунато поље из подменија који се појави. Када Екцел прикаже дијалог Уметање израчунатог поља, изаберите […]
Ознаке су кључне речи које додељујете садржају. Означавање страница за дељење са другима је обележавање на друштвеним мрежама, веома је популарно на вебу и лако је у СхареПоинт-у. Ако сте икада користили сајт као што је Делициоус, већ знате како функционише обележавање на друштвеним мрежама. Како све више људи додељује исте ознаке, ознаке постају начин на који […]
