10 Златних правила управљања пројектима

Када почнете да користите Пројецт 2016, уобичајене изреке (или афоризми, аксиоми и правила) овде могу да вам помогну да се сетите основних принципа управљања пројектима. Залепите их на зид ваше канцеларије тако да можете да их прегледате током целог радног дана.

Ролајте с њим

Планирање котрљајућег таласа је одличан начин да се поједностави управљање пројектом. Не планирајте даље у будућност него што разумно видите — и немојте планирати детаљније него што има смисла. Када се пројекат први пут изнајми, имате само прекретнице. Како почнете да схватате више о пројекту, можете дефинисати животни циклус пројекта и кључне резултате који ће бити креирани у свакој од његових фаза.

Изградите пројекат у фазама. Почните са почетним фазама и попуните детаљне задатке, секвенце, ресурсе и трајање. Оставите касније фазе на високом нивоу детаља; на тај начин ћете имати мање посла да поновите на каснијим задацима који се једноставно не могу предвидети на почетку пројекта. Такође ћете имати мање потребе да манипулишете основном линијом тих каснијих задатака: ако су задаци предалеко у будућности, њихови временски захтеви се неће поклапати са ресурсима које сте првобитно одвојили за њих.

Када је игра почетна, избегавајте да улазите у детаље задатака који су далеко у будућности. Пројекат вам може помоћи у планирању котрљајућег таласа када користите ове функције програма:

• Приказ мрежног дијаграма: Помаже вам да графички визуализујете фазе пројекта
• Временска линија: Приказује прекретнице, резултате и фазе на високом нивоу
• Проширење и сажимање задатака: Омогућава вам да сакријете или прикажете фазе пројекта

Ставите своје патке у ред

Пре него што почнете да креирате пројекат, урадите свој домаћи задатак. Ако немате све информације које су вам потребне када седнете за рачунар да бисте радили са Пројецтом, стално ћете се заустављати, планирати и бежати да пронађете информације – што није ефикасан начин рада.

Пре него што седнете да направите распоред пројекта, размислите о следећим информацијама о пројекту:

• Провера реалности основних очекивања: На основу вашег искуства у управљању сличним пројектима током времена, утврдите да ли су резултати, буџет и прелиминарни распоред у оквиру разумног. Одлучите да ли ћете разговарати о променама у обиму и буџету како бисте избегли пројекат који је од почетка нереалан.
• Информације о ресурсу: Ако је ресурс човек, забележите пуно име ресурса, контакт информације, вештине, цену, распоред, временске сукобе, име менаџера и контакт информације менаџера. За опрему или објекте, пронађите њихову доступност и цену.
• Структура тима: Одредите да ли један члан тима бележи напредак свих других или сви ресурси сами прате. Одлучите ко ажурира распоред након извршених промена, ко прима копије којих извештаја и ко има приступ главном распореду на мрежи.
• Очекивања руководства: Питајте да ли менаџмент очекује да ће уместо тога видети редовно заказане основне извештаје или другу врсту извештаја. Питајте како и од кога добити одобрење буџета у различитим фазама планирања пројекта и питајте да ли ће за било који интерес међу предузећима бити потребни извештаји или одобрење из више извора.
• Политика компаније: У овим документима могу бити наведене политике радног времена и прековременог рада, календари празника, накнаде за режијске трошкове или пројектне марже, као и дељење (или не) информација са клијентима и продавцима.

Након што размотрите проблеме на овој листи, спремни сте да седнете и почнете да уносите информације у пројекат пројекта. (Чујете ли ехо овде?)

Очекујте неочекивано

Знате да је он тамо - Мурпхи и његова проклета закон предвиђа да било шта што може да пође наопако ће поћи наопако. Већина пројеката, посебно дужих и сложенијих пројеката, нису завршени на време или буџетом. Ваш посао као менаџера пројекта је да планирате што тачније можете, а затим правите разборита прилагођавања кад год неко баци кључ на посао — а Пројецт вам даје много алата за то. Али поред свих аутоматизованих функција Пројецта, можете предвидети промену једноставним планирањем.

Критички пут одређује трајање пројекта. Сваки мудар менаџер пројекта уграђује резервно време и средства за непредвиђене случајеве у своје пројекте. Када се пројекат заврши недељу дана са кашњењем и 5.000 долара преко буџета, само менаџер пројекта зна да је био четири недеље касније и 25.000 долара скупљи него што је првобитно планирано, без резерве за непредвиђене случајеве.

Додајте резерву за непредвиђене случајеве пре великих испорука или краја фазе да бисте узели у обзир неочекиване догађаје. Можете чак додати и непредвиђени задатак и обезбедити га са Марфијем.

Користите тип ресурса трошкова (уместо радног или материјалног ресурса) да додате одређени износ резерве за непредвиђене случајеве задатку или фази.

Не одлажите до сутра. . .

Иако софтвер за управљање пројектима може да поједностави многе аспекте вашег радног живота, већина људи који први пут користе Пројецт постаје преоптерећена количином времена које проводе уносећи и ажурирајући податке. Ови задаци свакако могу бити гломазни, али награда од овладавања могућностима аутоматизованог ажурирања и извештавања у Пројекту више него надокнађује сваки труд који претходно издрже.

Кад год је то могуће, увезите задатке из Оутлоок-а или Екцел-а у Пројецт да бисте убрзали унос података у фази планирања.

Пратите што чешће можете - најмање једном недељно. Ако нисте склони задатку праћења напретка на пројекту, можда ћете завршити иза пословичне осмице. Ова стратегија не само да вас штеди од потребе да уносите брдо података за праћење, већ и омогућава вама — и вашем тиму — да видите статус пројекта у било ком тренутку. На тај начин можете одмах уочити приближавање катастрофе и извршити превентивна прилагођавања.

Делегат, делегат, делегат

Избегавајте потребу да сами покушате да урадите све на пројекту. Иако се чини да самостално креирање и одржавање датотеке пројекта даје већу контролу над резултатом, соло летење у већем пројекту је скоро немогуће (а можда и посао са пуним радним временом). Наравно, не можете дозволити десетинама људи да уносе промене у план, јер бисте ризиковали да изгубите појам о томе ко је шта и када урадио. Међутим, праћење ових неколико једноставних пракси може претворити неколико прстију у пројектној пита из штетних у корисне:

• Одредите једну особу која ће управљати свим подацима. Мисија ове особе је да унесе све податке о праћењу у главни фајл.
• Поделите пројекат на неколико подпројеката и доделите људе којима верујете да буду менаџери тих подпројеката. Пустите их да сами управљају својим праћењем и прилагођавањима, а затим саставите ове пројекте у главни пројекат како бисте могли да пратите општи статус.
• Поставите униформне процедуре за тим унапред. Не дозволите да један члан тима пријави време на међуканцеларијским меморандумима, други да вам пошаље свој напредак е-поштом, а други забележе своје радно време у временском листу хтели-неће. Разрадите стратегију која користи функције пројекта за доследну комуникацију.

Можете пратити напредак на високом нивоу, као што је 25 посто, 50 посто, 75 посто и 100 посто завршено.

Документујте то

Већина људи је чула упозорење за управљање пројектима „Покријте своје претпоставке“, а Пројецт вам помаже да то лако урадите. Користите ове функције да документујете детаље пројекта:

• Област за белешке: Користите је и за задатке и за ресурсе да бисте забележили позадинске информације, промене или посебна питања.
• Извештаји: Прилагодите их тако да обухвате све релевантне информације и помогну у документовању трендова и промена.
• Визуелни извештаји: Користите ову нову функцију да нацртате слику статуса пројекта за визуелно оријентисане заинтересоване стране.

Сачувајте више верзија пројекта, посебно ако промените основну линију у каснијим верзијама. На овај начин имате евиденцију о сваком кораку у планирању пројекта на који ћете се обратити када се на путу појаве питања.

Држите тим у току

Пратите ове методе да држите комуникационе канале отвореним:

• Користите функције пројекта које се интегришу са Оутлоок-ом или другим програмима за е-пошту. Користите их за слање пројектних датотека или других врста комуникације.
• Ажурирајте план управљања комуникацијама. Документујте коме су потребне које информације, када и колико често.
• Прегледајте напредак са члановима тима тако што ћете се редовно састајати лично, телефоном или путем софтвера за састанке. Уверите се да сви чланови тима имају најновију верзију распореда Пројекта на које ће се обратити током ових састанака.
• Прикажите код структуре рашчламбе посла (ВБС) на извештајима. Тада се лако можете позвати на одређене задатке у великим пројектима без забуне.

Мерите успех

Када започнете пројекат, требало би да имате представу о томе шта чини успех и требало би да знате како да измерите тај успех. Чули сте ово: „Можете имати испоруку на време, у оквиру буџета или урађено како треба. Изаберите два.” Успех може укључивати постизање многих циљева, као нпр

• Задовољство купаца
• Задовољство менаџмента
• Испуњавање буџетских ограничења
• Доћи на време

Да бисте утврдили како ћете мерити успех, поставите ова питања:

• Да ли ће успех у буџетирању значити не прекорачење првобитних процена за више од 10 одсто?
• Да ли ће пројекат бити размотрен на време ако на њему радите процењени број недеља минус период од два месеца када сте били на чекању због синдикалног штрајка, или је укупно радно време мање важно од испуњавања одређеног рока?
• Како ћете мерити задовољство купаца?
• Да ли успешно лансирање производа укључује високе бројке продаје након лансирања, или је пројекат био успешан само зато што сте га преместили?

Поставите прекретнице у пројекат које одражавају постизање сваке врсте успеха. Када стигнете до једног, можете тапшати свој тим по леђима. Познавање како изгледа успех помаже вам да мотивишете свој тим да стигне тамо.

Одржавајте флексибилну стратегију

Ствари се дешавају. Никада није постојао пројекат који није захтевао смештај за изненађења на путу. Ознака доброг менаџера пројекта је да је будна на ове промене и да се прилагођава како би се брзо суочила са њима.

Није лако извршити прилагођавања како би се прилагодиле лошим вестима; у ствари, може бити заиста тешко пренети лоше вести. Међутим, избегавање проблема у пројекту и нада да ће он једноставно нестати има гадну навику да прерасте у још гори проблем. Следеће алатке вам могу помоћи да будете опрезни на промене и да извршите прилагођавања:

• Опција контуре рада може вам помоћи да промените контуру посла на оптерећење унапред, назад или на други начин промените распоред посла током трајања задатка.
• Користите Таск Инспецтор да видите шта покреће задатак. Можете тражити опције као што су додавање ресурса, ревизија односа зависности задатака и коришћење резерве.
• Укључите форматирање критичне путање да видите критичну путању пројекта и пратите колико је застоја остало. Прилагођавање задатака да би се ефикасно искористио њихов недостатак може да вас држи на распореду у кризи.

Учите из својих грешака

Један сјајан поклон који Пројецт нуди је способност да се осврнете након завршетка пројекта како бисте могли учити из својих грешака. Можете прегледати оригинални распоред и сваку верзију након њега, да видите колико сте добро проценили време и новац, а затим смислите како да то боље урадите.

Користећи записе о пројекту, можете уочити трендове да бисте сазнали, на пример, где вам се чини да увек пропустите тајминг или зашто увек остављате превише мало времена за истраживање тржишта и превише времена за питања и одговоре. Можда увек заборавите да издвојите буџет за привремену помоћ током периода гужве или имате прекомерно особље рано, када вам треба само неколико људи.

Користите обиље информација у распореду пројеката да бисте се образовали о сопственим предностима и слабостима као планер и менаџер пројекта и да побољшате своје вештине са сваким пројектом који преузмете.