Финансијско моделирање у Екцел-у: Шта учинити ако је величина датотеке ван контроле

Када почнете да добијате приличну количину података у свом финансијском моделу, прилично је лако завршити са огромном Екцел датотеком за коју је потребно много времена за израчунавање, што отежава преглед или дељење са другима.

Ако је велика величина датотеке последица великог броја редова (рецимо, више од 100.000), размислите о коришћењу Повер Пивот-а за складиштење података.

Ако откријете да вам модел измиче контроли (а користите стандардни Екцел, без помоћи Повер Пивот-а или било којих других додатака), ево неколико испробаних савета које можете користити да задржите ту величину датотеке доле:

• Уклоните непотребно форматирање. Боје и форматирање треба да се примењују само на потребан опсег, а не на цео ред или колону. Избегавајте ручно форматирање и уместо тога користите стилове.

  Када бришете ћелије које више не користите, вероватно ћете то учинити тако што ћете изабрати ћелију и притиснути тастер Делете. Ова радња брише садржај и формуле, али не брише форматирање. Ако сумњате да је ово проблем, можете притиснути Цтрл+А да изаберете све ћелије; затим на картици Почетак на траци, у одељку Уређивање, кликните на падајући мени Цлеар и изаберите Цлеар Форматс.

• Уверите се да формуле упућују само на опсег који им је потребан (не бирајући цео ред или колону). Ако ваше формуле упућују на више ћелија него што је потребно, ово ће користити више меморије. На пример, користите формулу =СУМ(А1:А1000) да бисте омогућили додатне редове уместо =СУМ(А:А). Алтернативно, можете форматирати податке као табелу и уместо тога позивати се на опсеге табеле које се аутоматски проширују у формули.
• Уклоните (или барем проверите величину) свих логотипа или слика које користите. Једна ЈПГ датотека уметнута у модел може лако додати 10МБ величини Екцел датотеке.
• Избегавајте изведене табеле. Заокретне табеле заиста жваћу меморију. Ако имате више изведених табела, уверите се да користе исти извор података, а не да креирају потпуно нови.
• Уклоните спољне везе до других датотека. Да бисте проверили да ли у вашем моделу постоје спољне везе, идите на картицу Подаци на траци и кликните на Уреди везе у одељку Везе. Ако је дугме Уреди везе засивљено, то значи да нема спољних веза. Ако постоје, кликните на дугме и када се појави дијалошки оквир Уреди везу, кликните на Прекини везе да бисте налепили податке са свих спољних веза као вредности, а спољне везе ће бити уклоњене. Ако апсолутно морате да користите екстерне везе, отворите изворну датотеку у исто време; ово ће убрзати ствари.
• Проверите залихе у улазима и прорачунима. Понекад се модел развија и могу постојати делови који се више не користе или делови у којима су се информације промениле.
• Избегавајте нестабилне функције. Неке од најчешће коришћених променљивих функција су ОФФСЕТ, ИНДИРЕКТ, РАНД, САДА, ДАНАС, РЕД и КОЛОНА. Прекомерна употреба ових посебних функција у вашем моделу може заиста успорити ваше прорачуне. Ако морате да их користите, покушајте да ограничите њихов изглед у моделу. На пример, =ТОДАИ() је веома корисно за давање данашњег датума, али уместо да га користите више пута у формули, имајте га у једној ћелији и стално се позивајте на ту једну ћелију за данашњи датум.
• Уверите се да не користите тип датотеке КСЛС. КСЛСКС је много компактнији тип датотеке и видећете огромну разлику у брзини и величини датотеке ако га користите. КСЛСБ је тип датотеке бинарне радне свеске програма Екцел која је још компактнија од КСЛСКС.

Ако сте испробали све ове савете и још увек имате проблема, размислите о пребацивању израчунавања на ручно (то можете да урадите тако што ћете кликнути на картицу Формуле на траци, отићи у одељак Калкулација и изабрати опцију ручног израчунавања). Затим притисните Ф9 само када треба да прерачунате. Знаћете да ли нешто треба да се израчуна, јер ћете видети Израчунај на статусној траци.

Коначно, као последње решење, мали трик је да оставите једну ћелију на врху колоне са живом везом и налепите све остале ћелије као вредности. Копирајте ћелију надоле и поново израчунајте када треба да освежите. Ово свакако није пожељна опција, јер је дуготрајна и склона грешкама, али је зато крајња опција.