Све функције базе података у Екцел-у узимају референцу базе података као први аргумент. Област базе података мора да садржи заглавља (називе поља) у првом реду. На следећој слици, први ред користи ИД ученика, разред, наставника и коначну оцену као заглавља информација у свакој дотичној колони.

Коришћење базе података за чување информација о ученицима.
Одличан начин за рад са функцијама базе података је да именујете област базе података, а затим у функцију унесете име, уместо адресе опсега.
Да бисте подесили име, следите ове кораке:
Изаберите целу област базе података.
Уверите се да горњи ред има заглавља и да је укључен у избор.
Кликните на картицу Формуле (на врху прозора програма Екцел).
Кликните на Дефиниши име у области Дефинисана имена.
Појављује се оквир за дијалог Ново име, са адресом опсега постављеном у оквиру Реферс То.
Унесите име у поље за име (или користите предложено име).
Кликните на ОК да затворите дијалог.
Касније, ако се записи додају на дно базе података, морате редефинисати опсег именоване области да бисте укључили нове редове. То можете учинити на следећи начин:
Кликните на дугме Менаџер имена на картици Екцел формуле.
Појављује се дијалог Менаџер имена.
Кликните на име на листи коју желите да редефинишете.
Кликните на дугме Уреди у оквиру за дијалог.
Екцел отвара дијалошки оквир Уређивање имена, приказан овде, са информацијама о изабраном опсегу.

Ажурирање референце на именовану област.
Промените референцу у пољу Односи се на.
Можете користити мало квадратно дугме десно од оквира Реферс то да дефинишете нову референцу тако што ћете превући показивач миша преко ње. Кликом на дугме малог квадрата смањује се величина дијалошког оквира Уреди име и омогућава вам приступ радном листу. Када завршите са превлачењем миша преко нове области радног листа, притисните Ентер да бисте се вратили на дијалог за уређивање имена.
Кликните на дугме ОК да бисте сачували промену референце и затворили оквир за дијалог.
Кликните на Затвори.
Ако додате записе у опсег базе података уметањем нових редова негде у средини, уместо да их додајете на крају, Екцел аутоматски прилагођава референцу на именовани опсег.