Управљање СхареПоинт сајтом

Г овернанце је стечен врсту лошу репутацију, делом због повезаности са банкарским скандала протеклих година. Људи чују реч и постану нервозни и узнемирени, посебно када неко предложи управљање које утиче на њих. Али добро осмишљен план управљања СхареПоинт веб-сајтом не ограничава људе; у ствари, садржи довољно детаља да обезбеди одређени ниво доследности и надзора. Управљање веб сајтом се односи на људе, политике и процесе који креирају вашу веб локацију. Ваше управљање вам помаже да схватите како да примените све најбоље нове СхареПоинт функције.

Неуспех није опција (ни гледа у страну и звижди)

Један од кључних покретача Мицрософт СхареПоинт производа био је циљ да се више контроле и конфигурације стави у руке корисника; СхареПоинт је дизајниран да буде платформа људи.

А људи, као што сте вероватно приметили, имају тенденцију да буду непредвидиви. Дакле, СхареПоинт + људска природа = хаос. Пре или касније, неконтролисано ширење сајтова и подсајтова, начина обављања ствари, начина означавања и примене метаподатака и начина управљања документима заиста ће произвести веома гломазну СхареПоинт инсталацију. Покушај да се идентификује и примени управљање у том тренутку може бити фрустрација.

Ово је дуг пут да се каже да ћете пре или касније морати да се позабавите управљањем. Послушајте овај савет: Нека управљање СхареПоинт-ом буде високи приоритет и почните одмах.

Добијате подршку и подршку извршног директора

Успешни планови управљања обично имају добро видљивог заступника који их подржава и комуницира. Зато пронађите извршног директора да га прихватите. Неће вам бити превише тешко да изнесете аргументе руководству; већ су уложили у моћну СхареПоинт платформу и вероватно су то функције подршке које су кључне за успех ваше организације. Постројити подршку извршне власти и ангажовати ту подршку за покретање формирања и учешћа у активностима одбора за управљање.

Изградња ефикасне групе за управљање

ИТ тим обично доминира у управним одборима; они морају да управљају серверским простором, баве се безбедносним групама и имплементирају нову функционалност. Ово је довољна мотивација да се формализује већи део онога што раде са СхареПоинт-ом. Али управни одбор који се састоји у потпуности или чак великим делом од ИТ ресурса неће вас одвести тамо где треба да будете.

Поред вашег извршног спонзора, ваша управљачка група треба да представља разнолику комбинацију:

• Укључите представнике предузећа. Информациони радници који често користе СхареПоинт све време су у најбољој позицији да креирају реалистичне политике управљања и да идентификују рупе у управљању.
• Укључите представнике из свих области усклађености. Они могу да се залажу за управљање које промовише поштовање прописа који утичу на ваше пословање.
• Регрутирајте људе из корпоративних комуникација и обуке. Ови људи су у доброј позицији не само да се баве управљањем у областима као што је брендирање, већ такође могу помоћи у изради плана за објављивање одлука о управљању и обезбеђивање управљања организационим променама како би се те одлуке подржале.

Проналажење правог нивоа

Не покушавајте да идентификујете и адресирате све што би неко могао да уради са СхареПоинт-ом; обезбедите заштитне ограде како бисте своје кориснике усмерили на одговарајуће ствари које треба да раде или избегавају. Те ствари се разликују у зависности од организације; не постоји магична листа на шта треба обратити пажњу. (Већим организацијама је обично потребно више управљања него мањим организацијама.)

Временом ће ваша група за управљање открити области којима је потребно управљање, а то ће вам помоћи ако већ имате јасан процес за предлагање, евалуацију и имплементацију управљања када и где се за то укаже потреба.

Ваше, моје, наше: одлучивање коме шта припада

Започните покушај управљања размишљањем о томе ко: Ко шта може да уради? Ко поседује шта? На пример, можете почети са идентификацијом ко може да обезбеди сајтове највишег нивоа и ко може да обезбеди подсајтове. Или ко треба да одреди где припадају одређене врсте докумената. Или ко одлучује шта заслужује нови тип садржаја (и ко је власник његових промена).

Ако имате глобалну навигацију, идентификујте ко одлучује шта тамо иде. И тако даље. Ко ће предложити како, тако да то можете размотрити следеће.

Једна од наших омиљених вежби управљања је да пројектујемо почетну страницу на екрану ваше групе за управљање. Затим питајте ко има овлашћење да ажурира страницу. Пошто се почетна страница обично повезује са толико других страница, она природно води дискусију у друге области портала којима је потребно власништво.

(Ре)посети политике друштвених мрежа

Ако имате успостављен план управљања друштвеним медијима, он је можда развијен да управља екстерним алатима за друштвено умрежавање; ако је то случај, потребно је да га поново погледате у контексту СхареПоинт-а.

Када су друштвени медији, као што је размена тренутних порука, почели да постају свеприсутни, многе компаније су реаговале закључавањем приступа Интернету тим апликацијама из страха од тога шта ће запослени рећи и колико ће времена изгубити користећи их. Слично, интернетске дискусионе табле и викији третирани су са сумњом, а око њих су се подигле све врсте корпоративних правила и прописа, чинећи многе корпоративне интранете више налик затворима. Током времена, неке компаније су развиле управљање око тога када и како запослени користе спољне друштвене мреже у време компаније или користе назив компаније. Циљ је био да се сви фокусирају на документе и податке и да се минимизира међуљудска размена.

На крају су организације које размишљају о будућности схватиле да би активно омогућавање неформалних интеракција између појединаца могло да буде од користи организацији тако што ће размену информација учинити ефикаснијом, откривајући скривене групе стручности и (ох, успут) препознајући да су људи друштвена створења којима је потребан одређени степен људског контакта да се осећате срећним на послу.

СхареПоинт интегрише компоненте друштвених медија који се користе у стварном свету у радно место. И могућност за запослене не само да се повежу са својим колегама, већ и да користе корпоративно одобрену алатку (СхареПоинт) да прате активности сарадника (преко фидова уживо и ажурирања статуса микроблоговања налик на Твиттеру), размјењују мишљења са колегама (путем друштвених ознака и оцене), а информације о скупу (вики) представљају значајну промену у односу на спољне друштвене медије. Дакле, ако имате специфичну политику управљања око друштвених медија, поново је погледајте у контексту интерне комуникације. Вероватно ћете открити да вам је потребна потпуно нова стратегија.

Дизајн и брендирање

Без обзира да ли је ваш СхареПоинт интерни портал или веб локација за јавност, интерфејс треба да одражава ваш корпоративни имиџ, да представља одређени ниво интегритета дизајна и да корисницима пружи доследну шему навигације која им помаже да се снађу.

Ваш план управљања треба да се бави изгледом и осећајем и начином на који ствари као што је глобална навигација опстају на вашој веб локацији.

Менаџмент саџаја

Метаподаци, типови садржаја и таксономије (о мој!) могу помоћи у смањењу пошасти сувишних, али мало различитих информација.

Да бисте искористили управљање садржајем ваше СхареПоинт инсталације, подстакните доследност око метаподатака и начина на који су ствари означене. Типови садржаја су одличан начин да се осигура да се основни скуп ознака доследно примењује на сличан садржај, што олакшава проналажење садржаја, лакшу поновну употребу и лакше филтрирање. Дакле, идентификујте кључне метаподатке које треба формализовати путем типова садржаја и применити на СхареПоинт сајтовима, а затим развити управљање око њих.

Поновна употреба веб делова

Једна сјајна карактеристика СхареПоинт-а је чињеница да неко може да направи заиста користан веб део, а затим да га извезе и увезе за коришћење негде другде. Велики број веб делова независних произвођача је доступно за преузимање на вебу. Нажалост, неки веб делови садрже злонамерни код који може представљати безбедносне проблеме или једноставно не функционишу како се оглашава. Слично томе, чак и неки интерно развијени веб делови могу представљати проблеме ако дозвољавају корисницима да их конфигуришу. Када будете спремни да користите веб део треће стране, уверите се да погледате угледну компанију са обиљем СхареПоинт стручности.

Веб делови морају бити подвргнути контролама пре него што се додају на ваше СхареПоинт локације. Развијте управљање око тога како се тестирају и одобравају, како изгледа процес контроле промена и како се објављују и стављају на располагање.

Одржавање ствари актуелним: управљање веб операцијама

Управљање веб операцијама је брига и храњење ваших СхареПоинт локација. Можда ће вам бити лако размишљати о СхареПоинт локацијама као о пројектима са дефинисаним почецима, срединама и крајевима. Али у стварности, они су више органски од тога. Веб локације су попут живих бића, која расту и мењају се током времена. Попут украсних живих ограда, захтевају орезивање и одржавање или се прилично брзо измичу контроли.

Што више саобраћаја ваш сајт види, важније је да останете на врху тог одржавања. Менаџери веб операција користе маказе за орезивање које обликују СхареПоинт тако да одражавају стратешку визију и техничке циљеве компаније, истовремено осигуравајући да се ствари попут провере да ли везе и даље функционишу или идентификације и брисања нерелевантног или застарелог садржаја обаве. Морате да одредите некога са зеленим палцем да обрезује и залива вашу СхареПоинт локацију.