Узимајући у обзир изглед и дизајн вашег Екцел финансијског модела

Проблем који треба решити и потребан резултат често утичу на изглед и дизајн финансијског модела. Дакле, није лоша идеја да проведете неко време размишљајући о изгледу пре него што почнете. Не само да се изглед и структура модела односе на логику и функционалност, већ такође могу утицати на изглед и осећај интерфејса модела и начин на који се корисници крећу кроз модел.

Када правите модел по први пут, можда ћете имати проблема да знате одакле да почнете. Кључни елементи финансијског модела су

• Улази или изворни подаци
• Документација о претпоставкама
• Калкулације
• Излази

Када почнете да правите свој модел, почните тако што ћете сваки од ових елемената поставити у четири одвојене картице и размислити о томе шта ће бити у сваком одељку. Јасно одвојите сваки од ових елемената. Иако сваки модел треба да садржи ове елементе, није сваки финансијски модел структуриран на исти начин. Осим ако је модел веома мали, требало би да постоји посебна картица за сваку главну компоненту модела.

Структурирање вашег финансијског модела: шта где иде

Када дизајнирају изглед модела, већина искусних моделара поштује ова правила:

• Одвојите уносе, прорачуне и резултате, где је то могуће. Јасно означите који делови модела садрже улазне податке, прорачуне и резултате. Можете их ставити на одвојене радне листове или на одвојена места на једном радном листу, али уверите се да корисник тачно зна чему служи сваки одељак. Кодирање бојама може помоћи да се осигура да је сваки одељак јасно дефинисан.
• Користите сваку колону за исту сврху. Ово је посебно важно када се раде модели који укључују временске серије. На пример, у моделу временске серије, сазнање да су ознаке у колони Б, подаци о јединици у колони Ц, константне вредности у колони Д и прорачуни у колони Е, знатно олакшава ручно уређивање формуле.
• Користите једну формулу по реду или колони. Ово чини основу принципа најбоље праксе при чему се формуле одржавају конзистентним коришћењем апсолутног, релативног и мешовитог референцирања. Одржавајте формуле доследним када су у блоку података и никада не мењајте формулу на пола пута.
• Погледајте лево и горе. Модел треба да чита логично, као књига, што значи да се чита с лева на десно и одозго према доле. Прорачуни, улази и излази треба да тече логички како би се избегло кружно референцирање. Имајте на уму да постоје тренуци када ток података с лева на десно или од врха до дна може донекле бити у сукобу са лакоћом употребе и презентације, па користите здрав разум када дизајнирате изглед. Пратећи ову праксу, можете избећи везу са прорачунима на целом листу, што отежава проверу и ажурирање. Екцел ће такође брже израчунати ако правите формуле на овај начин јер израчунава с лева на десно и одозго према доле, тако да не само да олакшава праћење вашег модела, већ ће и ефикасније израчунати.
• Користите више радних листова. Избегните искушење да све ставите на један лист. Нарочито када су блокови прорачуна исти, користите посебне листове за оне који се морају понављати да бисте избегли потребу да се крећете по екрану.
• Укључите листове документације. Документација у којој су претпоставке и изворни подаци јасно изложени је критичан део сваког финансијског модела. Насловни лист не треба мешати са листом претпоставки. Модел никада не може имати превише документације!

Дефинисање улаза, прорачуна и излазних блокова за ваш финансијски модел

Моделари обично раде од позади ка напред када праве своје моделе. Излаз, односно део желе гледалац или кориснику да види, налази се на фронту, прорачуни су у средини, а изворни подаци и претпоставке су у позадини. Попут резимеа, папира или другог извештаја, првих неколико страница треба да садржи оно што случајни гледаоци треба да виде на први поглед. Ако им затребају додатне информације, могу дубље копати у модел.

Ево неколико смерница о томе шта би могло да буде укључено на свакој картици у вашем моделу:

• Насловни лист: Иако није увек укључен, насловни лист садржи много детаља о моделу. Наравно, насловни лист није од велике користи осим ако га не ажурирате. Ако одлучите да укључите насловни лист, можете додати детаље као што су следеће:
  • Дневник промена и ажурирања модела са датумом, аутором, детаљима промене и њиховим утицајем на излаз модела, што може помоћи у контроли верзија
  • Сврха модела и начин на који ће се користити у будућности
  • Ко је првобитно написао модел и коме се обратити са питањима
  • Преглед садржаја
  • Упутства о томе како да користите модел
  • Одрицање од одговорности у погледу ограничења модела, правне одговорности и упозорења
  • Глобалне или кључне претпоставке саставни део употребе модела

    Насловне стране и странице са упутствима се ретко користе. Ако одлучите да не укључите насловни лист, уверите се да модел садржи експлицитна упутства у вези са радом, сврхом, претпоставкама, изворним подацима и одрицањем одговорности.

• Улазни лист: Ово је једино место где треба да се унесу тврдо кодирани подаци. Може постојати један или више улазних листова ако постоје велике количине података, али улазни подаци треба да буду распоређени у логичке блокове.
• Резултати, резиме и листови сценарија: Они представљају коначне резултате. Они такође могу садржати падајуће оквире сценарија или поља за унос корисника која омогућавају корисницима модела да генеришу сопствене излазе. Овај одељак такође може да садржи контролну таблу.
• Рачунски или радни листови: Логички поделите прорачунске листове, а затим их, унутар сваког листа, конзистентно поставите. Ако прорачуни постану дуги и збуњујући, има смисла поделити их на логичке делове. На пример, могу се поделити према врсти услуге, клијентима, финансијским табелама, географској локацији или пословним сегментима. Ако су листови за израчунавање подељени, уверите се да су изглед и форматирање што је могуће доследнији на свим листовима.
• Лист за проверу грешака: Овај лист садржи везе до свих провера грешака у моделу. Провере грешака треба да се изврше у одељку за прорачун, али резиме свих провера грешака на једној локацији значи да када се модел користи, моделирачи могу брзо да провере да ли је нека од провера грешке покренута.