Типови поља и употреба у Аццесс 2019 базама података

Сећате се, поље у Аццессу 2019 је место где живе ваши подаци. Свако поље садржи један податак, као што је презиме или просек ударања. Пошто у свету постоји толико много различитих врста информација, Аццесс нуди различите типове поља за њихово складиштење . У ствари, Аццесс вам ставља на располагање следеће типове поља:

• Кратки текст
• Дуги текст
• Број
• Валута
• АутоНумбер (овај тип података се подразумевано примењује на поље за почетни ИД у било којој новој табели)
• Датум време
• Да не
• Тражење и веза
• Рицх Тект
• Прилог
• Хиперлинк
• ОЛЕ Објекат
• Израчунати
• Чаробњак за тражење

Управо наведени типови су они доступни за поља која креирате поред тог првог поља — она која ће садржати ваше податке.

За сада је довољно рећи да је горе поменуто поље АутоНумбер поље које садржи аутоматски генерисани број тако да је сваки запис јединствен по томе што има јединствени АутоНумбер, или ИД.

За сада, не брините о томе да откријете шта је сваки тип поља или шта ради на основу свог имена – укратко ћу прегледати сваки од њих. Међутим, као што видите, листа покрива скоро све врсте података које можете замислити. И запамтите, сваки се може опсежно прилагодити, што резултира пољима која тачно одговарају вашим потребама.

Предстојећа листа за набрајање представља доступне типове поља и начин на који се користе. Такође ћете сазнати нешто о томе како их можете подесити да задовоље своје специфичне потребе:

• Кратак текст: Чува до 255 карактера текста — слова, бројеве, интерпункцију и било коју њихову комбинацију.
• Дуги текст: Ово замењује тип поља Мемо који се налази у верзијама 2010 и претходним. Поље за дуги текст садржи до 64.000 знакова информација — то је скоро 18 страница текста. Ово је заиста велико поље за текст. Одличан је за опште белешке, детаљне описе и све остало што захтева пуно простора.

Бројеви у пољу за текст нису бројеви за израчунавање; они су само гомила цифара које виси заједно у пољу. Водите рачуна о овој чињеници када дизајнирате табеле у својој бази података – не желите да унесете, рецимо, вредност коју намеравате да користите у пољу за израчунавање или да извучете неку другу врсту информација из извештаја и имате ту вредност сачуван као текст, што га чини неоперативним као број. Ако су подаци нумерички, сачувајте их на тај начин.

Текстуална поља имају једно подешавање које треба да знате: величину. Када креирате текстуално поље, Аццесс жели да зна колико знакова садржи поље. То је величина поља . Ако направите поље под називом Име и направите његову величину 6, Џозеф се уклапа у поље, али не и Џенифер. Ово ограничење може бити проблем. Добро опште правило је да поље буде мало веће него што мислите да вам треба. Лако је учинити поље још већим у неком каснијем тренутку ако је потребно, али је потенцијално опасно учинити га мањим.

• Број: Садржи стварне, сигурне бројеве. Можете да додајете, одузимате и израчунавате свој пут до славе и богатства помоћу поља са бројевима. Али ако радите са доларима и центима (или фунтама и пенсима), уместо тога користите поље Валута.
• Валута: Прати новац, цене, износе фактура и тако даље. У Аццесс бази података, новац овде престаје. Што се тога тиче, раде и лира, марка и јен. Ако сте расположени за неку другу врсту броја, погледајте поље Број.
• Датум/време: Чува време, датум или комбинацију ова два, у зависности од формата који користите. Користите поље Датум/Време да пратите када је живот. Прилично свестран, а?
• Да/Не: држи Да/Не, Тачно/Нетачно и Укључено/Искључено, у зависности од формата који одаберете. Када вам треба једноставно да или не, ово је поље које можете користити.
• Проналажење и однос: Ако желите да поље унутар једне табеле заиста приказује садржај из поља у другој табели, изаберите ово као тип поља. Једноставан чаробњак за тражење отвара се чим се изабере овај тип поља, кроз који бирате табелу и поље да бисте потражили ово ново поље у вашој табели.
• Обогаћени текст: Да ли је потребно да садржај одређеног поља буде само тако форматиран? Изаберите овај тип поља и форматирање примењено на податке у пољу (помоћу алата за обликовање текста на картици Почетна) биће оно како ће се појавити на екрану и у извештајима.
• ОЛЕ објекат: Можете да користите тип података ОЛЕ објекат да повежете или уградите објекат — као што је Екцел радни лист или Ворд документ — у Аццесс табелу.
• Прилог: Користите овај тип поља да приложите датотеке — Ворд документе, Екцел радне листове, ПоверПоинт презентације или било коју другу врсту датотеке, укључујући графику (можда фотографију волонтера, производа или локације?) — у запис.
• Хипервеза: Захваљујући овом типу поља, Аццесс разуме и чува посебан језик веза који чини Интернет тако моћним местом. Ако користите Аццесс на мрежи ваше компаније или интензивно користите Интернет, овај тип поља је за вас.
• Израчунато: Користите овај тип поља када желите да попуните предметно поље резултатом формуле која користи једно или више других поља у истој табели. На пример, у табели која садржи листу ваших производа, друга поља могу да садрже цену и попуст. Ако желите да имате и поље које израчунава нову цену (цена, умањена за попуст), то бисте направили као Израчунато поље. Када изаберете ово као тип поља, користите подмени да бисте изабрали врсту података који ће сместити резултат, а затим се појављује оквир за дијалог Екпрессион Буилдер кроз који подешавате формулу.

Да би вам помогла да почнете да размишљате о својој бази података и вашим подацима и да почнете да замишљате поља која бисте могли да користите за неке уобичајене типове података, ова табела представља преглед типова поља и начина на које можете да их користите.

Заједничка поља за свакодневне табеле

Сви типови поља наведени као узорци у овој табели су заиста текстуална поља, чак и она за бројеве телефона. То је зато што Аццесс њихов садржај види као текст, а не као број који би се могао користити у прорачуну. (Погледајте следећу табелу за именовање поља без бр.)

Забрањени симболи

Наравно, други тип поља (наведен у колони Тип) није ни поље кратког текста ни дугог текста — такође видите поље хипервезе. Овај тип података се такође сматра текстом, али тип података хипервезе чува УРЛ адресе, као УРЛ адресе — не само као низ текста и знакова интерпункције.

Ако вас збуњује сав овај текст у односу на бројеве, запамтите да рачунари мисле да постоји разлика између броја (који бисте користили у прорачуну) и низа цифара, као што су цифре које чине телефонски број. Када су у питању различите врсте текстуалних поља, питање је колико ће текста бити ускладиштено у пољу и да ли му је потребно неко посебно форматирање да би правилно функционисао у бази података.