Ствари које треба узети у обзир при дизајнирању МС Аццесс базе података

Бити дизајнер Аццесс базе података није ни приближно гламурозно као модни дизајнер, али има своје награде. Ако пажљиво и исправно дизајнирате своју Аццесс базу података, она може бити веома корисна вама и другима. Можете тачно унети информације. Када дође време за извлачење информација из базе података, добијате управо оне информације које су вам потребне. Информације у наставку објашњавају све што треба да узмете у обзир приликом дизајнирања Аццесс базе података. Најтежи део у дизајнирању Аццесс базе података је одлучити како да дистрибуирате информације по табелама базе података и колико табела базе података треба имати.

Одлучите које информације су вам потребне у вашој бази података МС Аццесс

Прво питање које треба себи поставити је о врсти информација које желите да извучете из базе података. Имена и адресе купаца? Информације о продаји? Информације за праћење инвентара? Интервјуишите своје колеге да бисте сазнали које информације би им могле бити од помоћи. Озбиљно размислите о овој ствари. Ваш циљ је да поставите базу података тако да сваки комадић информација потребних вашој организацији може бити забележен.

Добар начин да сазнате која врста информација је битна за организацију је да се испитају облици које организација користи за прикупљање или евидентирање информација. Ови обрасци показују управо оно што организација сматра вредним праћења у бази података.

Погледајте информације у наставку.

Папирни обрасци такође имају поља.

Ова слика приказује папирни образац који играчи попуњавају да би се пријавили за бејзбол лигу чије се табеле базе података појављују испод. Упоредите слике и видећете да табеле базе података играча, тимова и дивизија имају поља за унос информација из овог обрасца.

Планови за табеле базе података и имена поља.

Раздвајање информација у различите табеле Аццесс базе података

Након што знате информације које желите да снимите у Аццесс базу података, размислите о томе како да раздвојите информације у табеле базе података. Многи су у искушењу да ставе све информације у једну табелу базе података, али пошто је Аццесс релациона база података, можете постављати упите за више од једне табеле у исто време и на тај начин прикупљати информације из различитих табела.

Да бисте видели како функционишу Аццесс базе података , размотрите једноставну базу података. Сврха ове мале базе података и њене четири табеле је да чува информације о играчима, тренерима и тимовима у бејзбол лиги. Поље Име тима се појављује у три табеле. Служи као веза између табела и дозвољава да се постави упит за више од једне. Упитујући појединачне табеле или комбинације табела у овој бази података, можете саставити спискове тимова, направити листу тренера и њихових контакт информација, навести тимове по дивизијама, саставити мејлинг листу свих играча, сазнати који играчи су платили хонорар , и навести играче по старосној групи, између осталог. Ова база података се састоји од четири табеле:

• Играчи: Укључује поља за праћење имена играча, адреса, рођендана, у којим тимовима су и да ли су платили хонораре
• Тренери: Укључује поља за праћење имена тренера, адреса и имена тимова које тренирају
• Тимови: Укључује поља за праћење имена тимова и у којој се дивизији налази сваки тим
• Одељења: Укључује поља за праћење бројева и имена дивизија

Одлучити колико вам је табела базе података потребно и како раздвојити податке у различитим табелама је најтежи део дизајнирања базе података. Да бисте мало олакшали задатак, урадите то на старински начин оловком и гумицом. Ево основних правила за раздвајање података у различите табеле:

• Ограничите табелу само на један предмет: Свака табела базе података треба да садржи информације само о једном предмету — купцима, запосленима, производима итд. На овај начин можете одржавати податке у једној табели независно од података у другој табели. Размислите шта би се десило у бази података Мале лиге када би се подаци о тренеру и тиму чували у једној табели, а тренера једног тима заменио неко нови. Морали бисте да избришете запис старог тренера, избришете информације о тиму, унесете податке о новом тренеру и поново унесете информације о тиму који сте управо избрисали. Али држећи информације о тиму одвојено од информација о тренеру, можете ажурирати информације о тренеру и даље одржавати информације о тиму.
• Избегавајте дупле информације: Покушајте да не држите дупликате информација у истој табели базе података или дупликате информација у различитим табелама. Чувајући информације на једном месту, морате их унети само једном, а ако морате да их ажурирате, то можете учинити у једној табели базе података, а не у неколико.

О дизајну Аццесс базе података написане су читаве књиге . Међутим, можете да ускладиштите све своје податке у једној табели ако подаци које желите да ускладиштите нису веома сложени. Време које изгубите уносећи све податке у једну табелу је надокнађено временом које уштедите не морате да дизајнирате сложену базу података са више од једне табеле.

Бирање поља за Аццесс табеле базе података

Поља су категорије информација. Свака табела базе података треба најмање једно поље. Ако је сама табела субјект, можете рећи да су њена поља чињенице о субјекту. Табела базе података адреса захтева поља за бележење адреса улица, градова, држава и поштанских бројева. Табела базе података производа треба поља за ИД бројеве производа, називе производа и јединичне цене. Само чињенице, госпођо. У границама предмета, табели базе података је потребно једно поље за сваку информацију која је корисна за вашу организацију.

Када планирате која поља ћете укључити у табелу Аццесс базе података, следите ове смернице:

• Поделите информације на мале елементе. На пример, уместо поља Име, креирајте поље Име и Презиме. На овај начин можете лакше сортирати табеле базе података по презимену.
• Дајте описна имена пољима како бисте касније знали шта су. Описније име, као што је серијски број, је јасније од
• Размислите унапред и укључите поље за сваку информацију која је потребна вашој организацији. Додавање поља у табелу базе података касно у игри је напоран посао. Морате да се вратите на сваки запис, потражите информације и унесете их.
• Немојте укључивати информације које се могу извести из прорачуна. Прорачуни се могу извршити као део упита или бити део табеле. На пример, можете да збројите бројеве у два поља у истом запису или да извршите математичка израчунавања вредности у пољима.

Одлучивање о пољу примарног кључа за сваку табелу базе података програма Аццесс

Свака табела базе података мора имати поље примарног кључа. Ово поље , такође познато као примарни кључ, је поље у табели базе података где се чувају јединствени, јединствени подаци. Подаци унети у ово поље — ИД број запосленог, број дела, број понуде — морају се разликовати у сваком запису.

Ако покушате да унесете исте податке у поље примарног кључа два различита записа, оквир за дијалог вас упозорава да то не радите. Поља примарног кључа вас спречавају да уносите дупле записе. Они такође чине упите ефикаснијим. У упиту кажете Аццессу шта да тражи у табелама базе података, Аццесс претражује табеле, а програм прикупља информације које испуњавају критеријуме. Поља примарног кључа помажу Аццесс-у да препозна записе и да не прикупља исте информације више од једном у упиту.

Бројеви социјалног осигурања су добра поља примарног кључа јер не постоје две особе које немају исти број социјалног осигурања. Бројеви фактура и серијски бројеви такође чине одлична поља примарног кључа. Враћајући се узорку базе података бејзбол лиге, која поља у табелама базе података Литтле Леагуе су поља примарног кључа? У табели Тимови, Име тима може бити поље примарног кључа јер два тима немају исто име. Број дивизије такође може бити поље примарног кључа јер су дивизије у лиги нумерисане и ниједна дивизија нема исти број.

Међутим, табеле базе података играча и тренера представљају проблем када је у питању избор поља примарног кључа. Два играча могу имати исто презиме, што искључује презиме као поље примарног кључа. Брат и сестра могу имати исти телефонски број, што искључује поље Телефонски број. Пошто ниједно поље не садржи вредности које се сигурно разликују од записа до записа, уведена су поља која се зову Број играча и Број тренера. За потребе ове базе, играчима и тренерима се додељују бројеви.

Мапирање релација између табела у Аццесс-у

Ако ваша Аццесс база података укључује више од једне табеле, морате мапирати како се табеле односе једна на другу. Обично се формирају односи између поља примарног кључа у једној табели и одговарајућег поља у другој, што се назива страни кључ. Слика испод приказује односе између табела у бази података Литтле Леагуе. Пошто су ове табеле повезане заједничким пољима, можете прикупити информације из више од једне табеле у упиту или извештају. За сада, када дизајнирате своју базу података, размислите о томе како да повежете различите табеле са заједничким пољима.

Релације табеле.