Када треба да сортирате листу података на више поља у програму Екцел 2016, користите оквир за дијалог Сортирај. А потребно је да сортирате више од једног поља када прво поље садржи дупликате вредности и желите да одредите како су распоређени записи са дупликатима. (Ако не наведете друго поље за сортирање, Екцел само поставља записе оним редоследом којим сте их унели.)
Најбољи и најчешћи пример када вам треба више од једног поља је сортирање велике базе података по абецедном реду по презимену. Рецимо да имате базу података која садржи неколико људи са презименом Смитх, Јонес или Застров (као што је случај када радите у Застров анд Сонс).
Ако наведете поље Презиме као једино поље за сортирање (користећи подразумевани растући редослед), сви дупликати Смитхс, Јонесес и Застровс се постављају редоследом којим су њихови записи првобитно унети.
Да бисте боље сортирали ове дупликате, можете да наведете поље Име као друго поље за сортирање (опет користећи подразумевани растући редослед), чинећи друго поље преломним, тако да запис Иана Смита претходи оном Сандре Смит, и Рекорд Владимира Застрова долази после оног Михаила Застрова.
Да бисте сортирали записе на листи података помоћу дијалога Сортирање, пратите ове кораке:
Поставите курсор ћелије у једну од ћелија у табели листе података.
Кликните на дугме Сортирај у групи Сортирај и филтрирај на картици Подаци или притисните Алт+АСС.
Екцел бира све записе базе података (без првог реда имена поља) и отвара дијалог Сортирај. Имајте на уму да такође можете да отворите оквир за дијалог Сортирање тако што ћете изабрати опцију Прилагођено сортирање у падајућем менију дугмета Сортирај и филтер или притиском на Алт+ХСУ.
Изаберите назив поља по којем прво желите да се записи сортирају са падајуће листе Сортирај по.
Ако желите да записи буду распоређени у опадајућем редоследу, не заборавите да изаберете опцију сортирања опадајуће (З до А, од најмањих до највећих или од најстаријих до најновијих) са падајуће листе Редослед са десне стране.
(Опционално) Ако прво поље садржи дупликате и желите да наведете како су записи у овом пољу сортирани, кликните на дугме Додај ниво да бисте унели други ниво сортирања, изаберите друго поље за сортирање са падајуће листе Затим по, и изаберите или растућу или опадајућу опцију са падајуће листе Редослед са десне стране.
(Опционално) Ако је потребно, поновите корак 4, додајући онолико додатних нивоа сортирања колико је потребно.
Кликните на ОК или притисните Ентер.
Екцел затвара дијалог Сортирање и сортира записе на листи података користећи поља за сортирање по редоследу њихових нивоа у овом дијалогу. Ако видите да сте сортирали базу података по погрешним пољима или погрешним редоследом, кликните на дугме Поништи на траци са алаткама за брзи приступ или притисните Цтрл+З да бисте одмах вратили записе листе података на претходни редослед.
Подразумевано, када извршите операцију сортирања, Екцел претпоставља да сортирате листу података која има ред заглавља (са називима поља) који не треба да се мења са остатком записа током сортирања. Међутим, можете да користите функцију Сортирање да бисте сортирали избор ћелије која нема такав ред заглавља. У том случају, потребно је да наведете кључеве за сортирање према слову колоне и обавезно опозовите избор у пољу за потврду Моји подаци имају заглавља да бисте уклонили његову ознаку за потврду у оквиру за дијалог Сортирање.